金猴集团公司始建于1951年,是中国“老”字号制鞋企业之一。目前,集团公司下辖金猴集团鞋业有限公司、金猴集团服装有限公司、金猴集团皮具有限公司等11个子公司,拥有资产8亿多元。今天,金猴集团发展成为具有强大实力的集团公司,我们的诸多经验之中,对内部审计的重视和合理运用是一条重要经验,它对集团公司的发展功不可没。
一、决策层把内部审计当作管理的“政策警察”
我们金猴集团决策层非常重视内审工作,始终把审计作为内部管理的“政策警察”,确保内部审计做出的决定在任何环节都能认真贯彻,内部审计提出的建议在任何部门都能遵照执行。我们的做法是:
第一、赋予审计部“董事会之下,所有部门之上”的超脱地位。审计部由董事会直接管理,只向董事会负责,具有很高的独立性和权威性。
第二、尊重内审部门的劳动成果,带头遵守内审工作的有关规定。“只有审不到的地方,没有不该审的地方”、“任何部门、任何个人都必须无条件地支持和配合审计部的工作”,这是金猴集团董事会的共识,也是整个决策层带头遵守的规定。每份审计报告提交后,董事会成员都认真阅批,遇到重大项目和重要问题还召开专题会议研究解决。对审计报告中揭露出来的各种问题从不护短,所有审计报告、审计建议和最终的处理结果都通过《金猴报内部刊》进行公示,以接受职工群众的监督。
第三、在人、财、物上给予大力倾斜,确保内部审计工作队伍兵强马壮,来之能战、战之能胜。金猴集团聘用的审计部长是威海市有名的业务能人,人品正、业务精,敢抓敢管。审计部成立后,把两位退休返聘的工作经验丰富、责任心强、能坚持原则的老同志调到审计部工作,并充实了两名工作能力强的大学生,又从人才市场上招聘了一名审计人才,形成老、中、青搭配,经验型、知识型、原则型互补坚强有力的战斗团队。为方便审计人员开展计算机辅助审计,公司为每个审计人员配备了电脑,并与公司的ERP系统相连接,审计人员可以根据工作需要随时查看相关的数据信息,对动态数据进行适时监控,大大提高了工作效率,减轻了劳动强度。
二、内部审计对促进企业管理发挥了重大作用
金猴集团的审计部门始终以效益为中心,抓住重点工作和薄弱环节开展审计,对促进企业管理发挥了重大作用。主要表现在以下五个方面:
1、对销售公司中转库进行审计,确保企业财产的安全完整。金猴集团有8个销售公司,在全国设有19个中转库,在管理上的风险是:长途运输和异地保管货物容易发生丢失、短少;客户分布广,商品大多采取赊销,极易形成呆死账。因此,库存商品的管理和应收账款的核查是审计的重点。通过审计,发现有的中转库向客户发货和退货不按规定开清单,出库单无提货人签字,造成盘亏(或盘盈)。针对这些问题,审计部提出了大量改进建议,如加强销售合同管理、实行业务员责任制度、市场部建立客户预警制度、完善业务员销售提成办法、强化自营店核算、统一收款收据管理等,这些建议被公司采纳后,每年可为公司避免损失数十万元。
2、对二级核算单位进行审计,确保经济效益真实可靠。金猴集团有10个二级核算单位,每年年初下达承包经营指标,年末进行兑现,并通过审计确认其真实的经济效益。2004年以来,审计部对这些单位全部审计了一遍,一是摸清家底,掌握资产负债和所有者权益基本情况;二是核实盈亏,防止虚报瞒报利润;三是检查是否有徇私舞弊行为,防止企业资产被侵蚀;四是揭示内部控制的漏洞,防范可能出现的风险。通过审计发现,有些单位家底不清、盈亏不实,如某二级单位成立一年,截至2004年5月,账面累计实现利润71万元,审计后却发现亏损94万元,实际亏损165万元。可以说审计结果不仅为承包兑现提供了考核依据,而且为领导在制定新一轮经营承包指标、考察使用干部、关停并转严重亏损单位等经营决策中起到了参谋作用。
3、对物资采购进行审计,确保采购资金合理使用。一是每月审核《仓库入库单》,对使用量较大、采购单价较高的材料的质量、价格以及客户信誉等情况进行调查,检查是否以较低的单价购入质量较好的材料。二是定期核查仓库物资占用情况,追查积压的原因。三是对外加工产品价格进行审核,降低采购成本。2004年4月通过调查发现,供应部申报并准备采购的“PU革”不是从生产厂家直接进货,而是从代理商处采购的。问题发现后,公司董事长在1小时内做出批示,迅速采取补救措施,为公司挽回了大量经济损失。
4、对建设项目进行审计,降低投资风险。2004年初,审计部审核了金猴鞋业工业园数字监控及报警系统的预算,对耗用的35种器材逐项进行查询,发现施工单位提供的有些设备器材产地、品牌不清,属于走私产品和三无产品,其质量性能存在较大隐患;重点器材虚报购价,取费标准不符合规定;合同书缺少价格审定等重要条款。经初步审计核减费用67万元,审减率达52.8%,要求施工单位拆掉不合格产品,改用名牌产品,在更正部分价格的基础上重新编制工程决算,再次接受审计。此外,对集团开发建设的商品住宅房562套及网点项目共计52296平方米进行审计,核实了工程成本及效益。
5、参与工程物资招投标工作,压缩项目成本。金猴集团基本建设所用的各种设备、材料,一般都委托社会中介组织进行公开招标,审计部参与了这项工作,对招投标程序、采购标准、采购方式进行严格监督。如金特箱包工业园的电梯经招标公司初步议定,用“迅达电梯”,每台25.2万元,但审计部考察论证后,认为上海“三菱电梯”质量好、维修队伍强,且每台便宜2.2万元,于是建议改用“三菱电梯”,得到了公司的采纳。截至目前,审计部共参加招投标38项,提出建议19条,为公司节约资金160万元。
三、通过“关口”前移,最大限度地防范各种风险
由于历史原因,目前金猴集团的审计工作有相当一部分是“秋后算账”,虽然问题发现了,漏洞找到了,但有些损失也已经形成了。要使内审成为企业管理的“杀手锏”,为此,我们要进一步壮大审计队伍,增强审计职能,拓展审计领域。通过“关口”前移,帮助企业建立和完善内部控制体系,并监督内部控制体系的正常运行,从而最大限度地预防和规避各种风险,以减少各种损失,提高企业的经济效益。★