新浦化学工业公司是一家在新加坡上市的外商独资企业，我们新浦化学工业泰兴有限公司稽核室是遵循新加坡上市法律设置的、直属董事会下审计委员会的内审机构。我们按年度审计计划和月度审计计划开展工作，公司的治理结构和内部控制在近几年的发展中不断完善，有一整套的内控流程和操作规范。但在我们近期对采购进行的专项审计中，却暴露出人为因素造成的采购作业的风险。

        2004年3月，在对采购部门审计时，我们按照请购单、订购单合同评审、验收单、卖方发票、付款凭单、付款凭证及卖方对账单等内部控制流程进行。

        1、从请购单→询比价→选择供应商→合同评审→合同的签订出发，对其中的过程和原始单据进行测试。发现：（1）当初在询比价的过程中，采购员要求各供应商报价的产品规格、型号不一致，从而使得公司询比价的作用不能发挥，使得最终由该采购员确定的供应商的产品价格最高；（2）该采购员在合同报告中没有说明该供应商提供增值税票的要求，从而使得该供应商以偷逃税款的方式降低报价，没有全面真实反映实际情况，却告知领导是最低价采购，造成主管审核、批准时产生误导；（3）签订合同时原合同报告中的供应商名称又变成了没有法人资质的二级代理商，该二级代理不具有一般纳税人资质，为我方以后对卖方发票的抵扣不足留下隐患；（4）抽查该采购员所签合同，供应方发票没有要求17%的增值税票的规定（我公司是外企，对购买国内设备享有退税政策）；（5）同时通过我室运用电话和网上询价，此采购员所选供应商价格比同类厂家价格高出近10万元。

        2、通过发放调查表的方式到生产部门了解情况。得到的使用情况和反馈意见显示，所购8台此供应商的设备经常出现跑、冒、滴、漏现象，其中5台已返还供应商检修，有2台在仓库，现在使用的只有1台。

        3、在检查付款凭证和卖方发票的过程中我查看验收单、卖方发票、付款凭单、付款凭证及卖方对账单。结果发现：（1）在采购入库的过程中此采购员违反公司物品验收管理制度的规定，没有通过仓库保管员验收，就分3次在3个星期日把原材料直接送到生产使用部门；（2）该供应商由于是小规模纳税人，开具给我公司的税票税率只能是3%，但作为外企的我公司，将近14%的进项税不能抵扣，金额合计约6万元；（3）由于公司供应商对账工作一直未开展，同时卖方的付款由采购处负责，使得该采购员有机会一直未到公司财务把2003年客户开具的增值税票进行入账，近1万元的进项税额超过税法规定的90天抵扣时效，又造成公司1万元的税款损失。

        从我公司采购作业制度来看，请购单、订购单合同评审、验收单、卖方发票、付款凭单、付款凭证及卖方对账单等内部控制流程已经相当完善，但在执行过程中，由于部分采购人员投机取巧，为谋求个人利益铤而走险，给公司造成了不该有的损失。

        4、针对以上情况，建议：（1）采购人员应加强对供应商产品的质量意识，确实做到货比三家；（2）采购过程增加透明度，采购人员加强责任心，提高采购员自身素质；（3）严格仓库验收入库手续，所有采购必须经仓库验收入库，才可领用；（4）财务加强卖方的对账工作；（5）把对供应商的付款职能由采购处划归财务控制；（6）建立对重要岗位的定期轮换制度。

        对采购部门的审计，引起了管理层的高度重视，立即进行了整改并落实了责任人和期限，具体包括：（1）辞退了该名采购员；（2）财务从上述供应商的应付款中扣除13%的进项税款，金额近6万元，并取消了此供应商的公司合格供应商资格；（3）公司在往来账管理办法中增加了卖方对账的规定，同时要求财务每半年对所有往来账核对一次；（4）严格规定了结账、报账、入账的时限。

        通过上述审计，我们的工作不仅为公司减少了损失近7万元，同时也使公司内部控制制度得到了完善，得到了公司董事会和管理层的认可。同时也证明了内部审计是一种旨在增加企业价值和改善组织经营效果的独立、客观的保证和咨询活动。★

[作者单位：新浦化学（中国）稽核室]