当前,各高校开展管理审计各有各的思路,各有各的做法,但从总体上来说内容不够全面,审计技术与方法不能适应高校管理审计的需要。因此,我认为高校管理审计要围绕“风险、管理、效率”做文章,通过审计达到“强化管理、提高效益、防范风险” 的目的。要实现这个目的,高校管理审计内容要有突破,技术与方法要有创新,在具体实务上应解决好两个问题:审什么,怎么审?
一、高校管理审计内容
(一)以财务预算编制、执行和决算审计为主线,积极开展同级财务审计
无论审计内容如何变化,高校财务同级审计是高校内部审计永恒的主题。做好财务同级审计便于从总体上把握高校经济运行状况及特点,是为了更好促进管理审计。
每年年底对下一年度财务预算编制的原则、程序、科学性进行事前审计。年中安排适当的时间对预算执行情况进行检查,及时发现问题,并提出解决的方案,做到防患于未然。年末或下年初进行财务决算审计,进行年终考核,并与经济责任审计相结合。
(二)对教学、科研、后勤等各项职能的履行情况进行专项审计
专项审计最好在已对财务同级审的基础上进行,专项审计实际上是“解剖麻雀”,把问题搞深搞透。根据高校的经济活动的特点,常见的专项审计包括:
1、收入审计。根据高校内部分权化趋势的特点,主要审计二级学院(系)的收入是否按规定及时、足额上缴,有无截留、私设“小金库”;收费是否符合国家有关规定;计划财务部门、校办产业管理部门、教务部门、科研部门在组织收入工作中是否尽到职责。
2、基本建设工程审计。对高校的支出结构稍作分析,就会发现工程投资支出在整个高等教育支出中占有相当大的比重。加强对基本建设工程的审计监督,显得尤其重要。基本建设工程投资审计内容:事前审计主要审计决策的科学化、民主化;按规定参与招标工作,对招标文件和合同进行审计;审计资金是否到位;事中审计主要是审计工程的变更是否符合法定的程序,有无超预算现象,工程资金的结算是否符合要求,进行投资控制等;事后审计主要审计是否达到预定设计要求,工程总造价是否突破预算,是否及时交付使用等。
3、物资采购审计。包括科研设备、学生教材、实验材料、行政办公用品等。主要审查物资采购是否有财务预算;是否按《政府采购法》的要求选择适当的采购方式,采购程序是否到位;所采购设备的使用是否达到最初进行可行性论证的要求,有无闲置或浪费,以评价其使用效率、使用效果;对采购过程中可能出现的舞弊行为予以必要的关注。
4、科研经费审计。根据科研经费渠道来源的多样性,使用过程的不规范性,科研成果的不确定性等特点,主要审计科研经费支出的真实性、合规合法性,评价经费使用的经济性、效果性,是否达到科研立项的要求。
5、学生培养的成本审计。对教学支出、行政管理支出、后勤支出进行比较,评价资金的主要流向。对教学支出中人员经费、学生经费、实验设备材料等费用进行分析,哪些属于必须支出,哪些可以降低支出,哪些属于不必要的支出。然后要求有关职能部门制定相应的整改措施,降低学生的培养成本。
6、师资培养和人才引进资金的审计。从经济性、效率性、效果性三方面进行审计。经济性:对师资的培养和人才引进是否用最低的代价。效率性:教师的每周上课课时数,教师学生比率,教学任务的完成情况,教师工作的负荷程度。效果性:是否提高了学生的成绩和综合素质,学生对教师的满意率是否提高,每年论文的发表数量及级别,是否建立和通过国家和省厅的重点实验室评估,科研立项和获奖情况。
还可根据各个高校不同特点,如水电费支出、差旅费支出、学生勤工俭学基金、学生奖贷基金等进行专项审计。
(三)检查、评估内部控制系统充分性和有效性
高校管理中存在的很多问题,都和内部控制系统不健全或不遵循已有内部控制系统有关。由于受会计制度和政府财政投入办学思路的影响,高校重视每年到财政部门要多少资金,而对现有资产的安全性、使用率存在不太重视的问题,表现为“重钱轻物、重购轻管”,账实不符,漏洞很多,风险很大。高校管理审计要在日常审计中或在内部控制制度专项评审中,寻找大大小小的内部失控点和容易失控点,检查、评估内部控制系统的充分性和有效性。通过审计找出影响资产安全、资金使用效益、风险管理等方面存在的主要问题,然后把这些问题排排队,找出最主要的问题,向有关的管理层提出建议,从风险最大的问题开始整改。
(四)检查、评估风险管理过程的充分性和有效性
高校内部审计部门应在管理层建立风险管理程序之前,在不影响审计独立性的前提下,通过顾问、建议、协调和培训等方式,协助管理层运用科学的风险管理原则,进行风险识别、风险估测、风险评估、风险控制、风险防范等活动。高校内部审计部门要对已建立风险管理程序进行初步评估后,再由管理层正式实施。对已正式实施的风险管理程序要定期检查,评估风险管理过程的充分性、有效性。高校内部审计部门要通过管理审计的方式倡导和推动高校建立起有效的风险管理体系。
二、高校管理审计技术与方法
(一)对重大经济活动全程跟踪
高校内部审计部门应对基本建设工程、大宗仪器设备的购置、对外投资、合作办学、职工住房建设等所有重大经济活动的决策、计划、执行、记录等环节进行跟踪审计。高校校长等高级管理人员应要求有关管理部门对重大事项及时向内部审计部门报告。内部审计部门也应主动与有关管理部门沟通、联系,并建立“定期会晤”制度,以保证在经济活动的每个阶段内部审计部门都拥有足够的信息和充分的准备进行跟踪审计。审计人员在跟踪审计时务必要把握好尺度,以避免不恰当地或在无意中承担不应涉及的管理责任。
(二)充分利用计算机、网络等信息技术
1、利用计算机和网络技术,建立计算机审计的有效平台。在高校内部网嵌入审计程序,使计算机能对一些敏感和重要环节实施监控的情况自动记入审计文件。审计人员可以对所有收支项目进行跟踪审计。对日常经费支出的审计,凡累计支出已接近财务预算为标准,通知有关部门注意不得超支。对开支项目的审计,允许正常开支,对非正常支出及时进行人工干预审定。这样可以防患于未然,不断提高资金的使用效率和使用的合法性,实现传统的终结审计向管理审计的转变。
2、实施远程实时审计。高校内部审计部门利用已有的远程控制和被审计单位的财务软件,加上自主开发的限制性和保护性软件,可对各二级学院(系)、附属单位、校办企业实施远程实时审计。
3、构建审计信息交流的网络界面。在电子商务背景下,网络迅猛发展,要充分利用网络具有的“快捷、交互”的特征,通过网页的形式实现审计信息的动态管理,扩大审计的影响力。通过网络通报审计报告和专项审计结果,使广大教职工能上网查询审计情况。设立电子信箱,受理群众举报。设立聊天室与教职工在网络上直接沟通。
(三)全面运用分析性审计程序
在审计计划和审计实施过程中都应用分析性程序。分析性审计程序主要研究并比较财务和非财务信息之间的关系。分析性审计程序在确认以下内容时非常有用:意外差异;期望的差异;潜在的错误;潜在的不合规或违法行为;其他异常或不重复发生的交易或事件。可以通过应用货币金额、实物数量、比率或百分比来开展分析性审计程序。具体的分析性审计程序包括但不局限于以下内容:比率、趋势和回归分析,合理性测试,各阶段比较,与预算、预测和外部经济信息比较。
(四)开展审计咨询服务
咨询服务是提供建议以及相关的客户服务活动,这种服务的性质与范围通过与客户协商确定,它的目的是增加价值并提高机构的运作效率。这样的服务包括顾问服务、建议、协调、程序设计及培训等。高校内部审计部门应利用在收集资料,对风险管理、控制及治理程序进行评价过程中,对管理与改良时机产生深刻的见解,将这些有价值的信息,以培训、建议、忠告、报告或其他形式传递给相应的管理人员,以此来强化管理、提高效率,也便于高校内部审计部门及内审人员与其他部门的工作人员建立有效的人际关系。★
(作者单位:温州医学院审计处)