推行电子化 审计署深圳办档案信息利用效果显著(07-11-22)
【发布时间:2007年11月22日】
【来源:审计署深圳办】
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    自去年开始,审计署逐步推行档案电子化工作。审计署驻深圳办该项工作起步较晚,但进展较快。该办于2007年6月初步完成了电子档案库的建设。该项工作完成以来,在机关管理中发挥了良好的作用,审计人员充分感受了档案电子化、管理信息化带来的极大便利,也深切地体会了审计署组织开展这项工作的深远意义。

    该办在电子档案库的建设过程中,充分考虑了机关管理的需要,除了将2007年度以前形成的文书档案和审计档案扫描入库外,还将基建档案以及平时查找较多的编研资料等全部扫描入库。今年6月底,该办电子档案的查、借阅系统正式启用,短短4个月期间,全办干部查看、借阅电子档案累计达1066人/次,按在职干部人数计,人均阅档14次。既满足了审计人员对审计档案的借阅需求,也满足了机关管理人员对其他资料的借阅需求。此外,通过直接打印的方式,为外单位提供审计情况资料1386页,不仅避免了拆钉、复印等手段对档案实体造成的损伤,也大大提高了检索查询的速度,最大限度地减少了档案管理人员的工作量。

    今年10月,该办启动办公楼维修改造工程,在工程施工期间,更加充分地体现了电子档案库的优越性。开工前,为保证档案实体的安全,办公室将所有纸质档案打包装箱,从施工区域转移到安全场所,由于保管场所较小,也为了减少日后档案实体归位带来的重复劳动,对113箱档案资料实行封存管理,完全依靠电子档案库实现各类借阅查询。10月中旬,财政部驻深圳市财政监察专员办事处开展了对该办的财务检查,该办需要给检查组提供大量的历史资料,档案管理员通过电子档案库,满足了检查组提出的所有公文查找需求,在办公区域工程施工、办公条件极不完备的特殊时期,该办高效率的工作和良好的配合得到检查组的好评,期间没有动用任何档案实体。
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