近年来，江苏省南京市审计局不断加大档案信息化建设力度，不断提高审计档案管理水平。去年底，该局在创建江苏省5A级数字档案室的过程中，按照国家档案局发布的行业标准和要求，成功开发电子档案封装系统。该系统对室藏文书、审计、照片、实物等电子档案进行标准格式封装，并嵌入CA认证机制，保证了电子档案的“三性”，即真实性、完整性、有效性，满足电子档案实现文件交换、长期保存和利用的相关要求。
     
    集OA系统数据，保证电子档案信息真实完整。在电子文件管理过程中，需要维护电子文件元数据与数据的可靠联系。电子档案封装系统通过访问OA系统数据，实现文书类电子文件在公文流转及存档过程中的信息（元数据）收集，包括文书电子文件在OA公文流转过程中形成的流转步骤信息、操作人员信息、时间信息、审核意见信息、公文历次修改痕迹版本等元数据，涵盖了电子文件从拟稿、审稿、核稿、签发、登记、打印、归档等一系列真实的形成过程。同时，该系统通过封装的方法，按照规定的封装格式和要求，将收集到的原本分散存在的各种元数据信息，与档案电子文件打包在一起，最终形成完整的电子档案进行长期保存。
     
    嵌入CA认证机制，保证电子档案真实可靠。为保证电子档案在交换、保存、利用过程中不被随意篡改，南京市审计局在电子档案封装系统中引入了CA认证机制。该系统利用南京市政府CA认证中心资源，只有使用指定档案管理员的CA认证key，才能进行有效封装，封装的档案真实性才被认可，这也是将来档案进馆时通过档案馆验证的必要条件。
     
    开发档案阅读器融入OA，实现电子档案的有效利用。封装后的电子档案具有专门的档案阅读器，在OA中只需双击电子档案文件，即可自动打开阅读器查看电子档案所有内容、信息，如档案编码、题名、形成机构、责任者、电子文件类型、原文（含形成过程历次版本及修改痕迹）。档案目录信息（包括室编档号、主题词、题名、件号、密级、拟稿人、保管期限、归档年度、成文日期、文号等）、业务行为信息（包括文件拟稿、审稿、核稿、签发、发文登记、打印、归档入库等行为的参与人员、时间、行为描述等信息）、数字签名信息、封包结构信息等内容也一目了然。
     
    南京市审计局开发的电子档案封装系统操作简便，界面简洁，支持批量封装和个别文件封装，档案管理人员只需按照提示选择档案门类、归档年度，即可自动采集档案文件元数据，进行批量或个别封装打包操作，生成封装文件自动保存在指定文件目录下。生成的档案封装文件以标准XML格式存在，可以直接移交进馆，并能被档案馆自动识别和阅读。（刘凤翔）

【关闭】    【打印】