审计署兰州办将档案作为审计工作的“记录器”
【发布时间:2010年04月02日】
【来源:审计署兰州办】
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    近年来,审计署驻兰州特派办坚持依法治档,着力建立健全各项规章制度,扩大和增加各种门类和载体的档案,坚持集中统一管理的原则,使档案管理工作逐步实现了标准化、规范化、制度化的目标,并取得了可喜的成绩。四年来,该办连续被甘肃省档案局表彰和通报,并在2009年档案工作检查中荣获“特优单位”称号。

    一、明确责任,夯实档案工作基础

    该办始终对档案工作十分重视,形成了主要领导负总责、处级干部牵头抓、专职档案员具体管、兼职档案员协调配和的组织体系,并将档案管理工作作为办公室和各业务处目标管理责任书的一项重要内容,形成了较为完善的档案管理机制。在设备保障方面,该办从经费上给予了大力支持,硬件投入到位,实现了专用库房、阅览室、办公室“三分开”的档案管理要求,档案库房所配置档案密集架11组,档案库房“八防”设备基本落实,并配有复印机、扫描仪、切纸打孔机、光盘刻录、数码照相机等档案装具,充分满足了档案工作的需要。

    二、建章立制,规范档案管理程序

    为使档案工作有法可依,有章可循,根据档案法、国家档案局关于《机关档案工作业务建设规范》等规定,该办结合实际,先后制定和修订了《档案工作管理试行办法》、《档案室工作职责》等十几项规章制度。并在档案室的墙壁上制作了示意图板,使阅档者一目了然。为加强档案保密工作,该办分别印制档案借阅、复印、利用、交接、销毁等内容的登记本,做到认真登记,严格管理;对外单位人员调阅档案的,严格执行借阅审批程序,重要资料的调阅须经特派员批准。每年年终,对各处室一些不需归档的文件材料和涉及被审计单位商业秘密的文件资料进行清理、收缴,由档案室统一交甘肃省保密局文件销毁中心销毁。

    三、严谨细致,提高档案工作质量

    一是严把“制度关”。一方面,档案管理人员严格按照档案管理相关制度对全办各种门类和载体档案进行接收、整理和管理,并积极督促、检查、指导各处室文件材料的收集、整理和立卷;另一方面,组织各处室兼职档案员学习档案法、《档案法实施办法》和审计署档案工作各项规章制度以及该办相关规章制度,严格档案保管、保密、借阅、鉴定、销毁等制度的落实。

    二是严把“质量关”。为确保档案达到完整、真实、条理、精练、规范、实用的要求,该办法规处对审计工作底稿、审计(调查)证明材料等6种审计业务文书进行了格式规范,还建立了审计项目质量问责机制,将审计项目质量与审计档案质量检查相结合,促使档案工作规范化。

    三是严把“程序关”。在档案整理过程中,该办专、兼职档案人员抱着严谨科学的工作态度,本着对单位、对历史负责的精神,认真对待每一份档案。从审计人员在建立档案前的准备、收集、立卷,到法规处复核把关,再到档案管理员检查装订,每一步骤、每一环节都严格有序,整齐规范。

    四、科学发展,推进档案信息化建设

    随着审计工作的不断发展和壮大,该办进一步加强了档案基础设施的建设和信息服务网络化建设,档案室基础建设日趋完善,档案管理逐步走上了现代化的轨道,实现了档案管理的规范化、科学化、现代化。2007年底,该办请专业公司将自建办以来的各类保管期限的文书档案、审计档案、基建档案进行了全部扫描,并与审计管理系统正式挂接,实现了档案网上查询、借阅、审批功能和信息共享,使档案管理工作的层次和水平上了一个新台阶。

    五、强化服务,拓宽档案利用领域

    该办本着“真实完整,服务审计”的理念,通过多渠道、多途径开发利用档案资源,切实发挥档案的价值和效益。一方面,该办档案室围绕审计业务积极参加办志的编纂工作,并按照规范程序为各级纪委、检察院、法院提供查阅服务;另一方面,充分发挥档案的学习借鉴功能,把档案学习纳入新录用干部进办培训内容,通过学习审计档案,让年轻干部感知该办的发展轨迹,了解审计工作流程。(吴建卓)
    
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