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审计署哈尔滨办五项措施强化档案基础管理
 
【时间:2011年11月08日】 【来源:审计署哈尔滨办】字号: 【大】 【中】 【小】
    为切实提高档案管理水平,主动服务审计工作,近年来,审计署驻哈尔滨特派办采取五项措施,全面加强档案基础管理,有效促进了审计工作的顺利开展。

    一是高度重视、加强领导。新一届领导班子成立以后,及时调整了办档案管理工作领导小组和鉴定小组,并把档案工作列入全年目标考核。2011年,由于处室调整,人员变动频繁,我们又重新调整了档案管理网络,真正做到人员变动时,领导力量不减,班子不撤,工作不放松。

    二是注重培训,坚持宣传。办内设有专职档案员一名,兼职档案员13名,专职档案员除定期参加上级部门组织的档案培训外,还利用电子屏幕、张贴展板、分发小册子等形式,在全办范围内广泛宣传档案工作和业务知识,并定期为各业务处室订阅《中国档案报》、《中国档案》、《黑龙江档案》等报刊杂志,让他们及时了解行业动态。每年年末归档时,专职档案员都深入处室,对档案立卷归档进行现场指导,发现问题及时解决。

    三是按时归档、关口前移。案卷的内在质量是衡量档案管理水平的一个重要标志,因此相关处室和人员在档案立卷归档时高度重视案卷质量,尽量做到组卷合理,保管期限划分准确,卷内文件材料排列合理,卷内目录整洁清晰,备考表、案卷封皮填写完整清楚,努力使案卷质量达到国家标准,并坚持把案卷质量工作做在平时,关口前移,由兼职档案人员严格把关,再移交档案室。归档结束后,由专职档案员编写归档文件整理说明。

    四是重视基础、完善设施。几年来,办党组一直重视档案基础设施建设,今年又加大投入,为档案室更换了密网计算机、碎纸机、档案整理机,购置了臭氧消毒机、安装了气体灭火装置、报警设备和监控等硬件设施,使档案室设备设施齐全,完全符合档案保管和保密的要求。

    五是重视编研,促进利用。开发档案信息资源,为审计事业发展服务是档案工作的永恒主题。为了保证快速准确地查询档案,办内编制了《文书档案卷内文件目录》、《审计档案案卷目录》、《二套卷档案卷内文件目录》。同时,又利用档案资源,续编了《全宗指南》、《大事记》、《优秀审计项目汇编》、《哈尔滨办历年专家经验及审计方法汇编》、《审计理论研讨会论文汇编》和《重要会议汇编》等十几种汇编。便利的检索工具和清晰的编研材料,及时有效地为利用者提供了各种资料,从2004年至2011年9月,档案室先后为2705人次提供利用档案案卷3857卷次,使全办档案利用工作的效果得到了明显的提高。(武秀元)
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