审计署哈尔滨办利用“三张图”加强审计质量管理 提高工作绩效
【发布时间:2012年06月12日】
【来源:审计署哈尔滨办】
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    近年来,审计署驻哈尔滨特派办不断创新理念,在审计质量管理中引入现代管理方法,利用甘特图、矩阵图、流程图,加强审计质量管理,不断提高审计工作绩效。
    
    一是利用甘特图,加强审计进度管理。甘特图以发明者命名,用线条图示方式,通过活动列表和时间刻度形象地表示出某项工作的活动顺序与持续时间。管理者可以直观地考察该项工作的时间计划和实际进展情况,实时评估工作进度和计划的科学性,适时作出调整决策。哈尔滨办在审计进度管理中引入甘特图加强管理。按照国家审计准则的规范要求,选择审计组送达审计通知书、审计组上报审计实施方案、审计组结束现场审计、审计组征求被审计单位意见、法规处审理、特派办召开审计业务会议、特派办上报审计报告等影响审计工作进度的重要工作时点,作为计划基准点,将审计过程分解成审计准备、审计实施、审计报告三大阶段10余个工作环节。每个审计项目开始前,法规按照审计署的时间要求,以日历时间为横轴、计划基准点为纵轴,绘制甘特图,征得审计组同意后上报办领导批准执行。法规处实时跟踪执行进度,定期向办领导报告,为领导加强审计现场督导、及时调整工作安排提供准确信息,并将执行情况纳入年度处室工作考核体系。
    
    二是利用矩阵图,加强审计责任管理。矩阵图是利用数学上矩阵的形式表示因素间的相互关系,从多维问题的事件中,找出成对的因素,排列成矩阵图,用以分析问题,解决问题的一种管理方法。哈尔滨办在审计责任管理中引入矩阵图加强管理。找出审计人员和审计内容这两个影响绩效的关键因素,对审计人员合理搭配分组,将审计内容科学分解成具体的审计事项。以审计小组为横轴,审计事项为纵轴,排列成矩阵图,直观图示审计分工。在轴线交叉空格内,明确标示负责、参与、审核等不同的审计责任,详细规定每个审计事项的工作目标、审计方法、审计标准、结果质量等要求。审计组组长在审计实施过程中,按照矩阵图要求,实时监控审计小组的工作情况,加强现场督导,及时根据各审计事项的完成进度,合理调整审计分工和人员分组。法规处在审理时,根据审计工作底稿、重要管理事项记录等审计资料,对照矩阵图,审核审计组是否完成审计事项,是否实现审计目标,现场审计质量控制是否有效等情况,对审计绩效进行评估。
    
    三是利用流程图,加强审计程序管理。流程图是流经一个系统的信息流、观点流或部件流的图形代表,用不同的图框和流程线直观说明某项工作的管理路径和过程。其中,图框表示各种操作的类型,图框中的文字和符号表示操作的内容,流程线表示操作的先后次序。管理者可以通过流程图,清晰了解工作流程,用“是”或“否”的逻辑分支,判断下一步工作流向,改进管理。哈尔滨办在审计程序管理中引入流程图加强管理。对涉及审计全过程的管理部门、管理事项、管理节点等进行综合分析,以需要审批的审计业务文书和文本为控制点,绘制审计质量控制流程图,详细标示了从审计组编制审计通知书直至业务处归集审计档案的审计全过程的操作流程。明确了审计人员、审计组、业务处、法规处、办公室、办领导等不同主体的管理节点,明确了各管理节点的管理责任、内容、标准等要求,规范了出具审计通知书、审计报告、审计决定书、审计移送书、审计简报,领用和核销审计查询函、介绍信等审计事项的管理流程。各管理主体可以很方便地根据流程图处理审计事项。
    
    哈尔滨办通过采取“三张图”的管理措施,加强了审计工作的计划性和规范性,提高了审计人员和管理人员的执行力。一是审计现场组织管理更加紧凑,审计人力资源配置利用更加有效。现场审计时,“有活没人干”、“有人没活干”的现象大大减少;临近撤点时,“什么都干了”、“什么都没干完”的现象大大减少;审计报告报出时,连夜加班加点现象大大减少;项目总结时,“该干的没干”、“干了的没干透”的遗憾大大减少。二是机关内部管理更加有效,责任意识得到提高。审计人员、审理人员、政务人员清楚自己在不同管理节点的工作职责,审计组、业务处、法规处、办公室、办领导知道自己应当负责哪个环节的哪项工作,减少了因职责、程序不清造成的管理漏项、推诿责任等问题,审计工作绩效得到较大程度的提高。
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