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审计署南京办创新档案管理取得成效
 
【时间:2012年11月06日】 【来源:审计署南京办】字号: 【大】 【中】 【小】
    今年以来,审计署驻南京特派员办事处围绕年初工作总体目标,针对档案管理工作存在的问题和薄弱环节,创新档案管理,使档案归档质量、档案资源种类和档案利用效率得到了有效提升。
    
    一、加强组织领导,通过“三个列入”优化档案工作环境。一是列入发展规划和计划。该办在《2012年至2015年审计工作发展规划》中明确提出创建江苏省档案特一级的工作目标,积极推进档案信息化建设,强化档案收集整理工作,推行项目完结后一周内归档制度,树立档案是审计工作的重要组成部分的意识。二是列入领导工作日程。办领导高度重视档案工作并给予强有力的支持,特派员经常听取档案部门的工作汇报, 了解情况,解决问题。如在审计署统一组织的全国社会保障资金审计档案归档工作中,办领导亲自协调各业务处、法规处、办公室等相关部门,明确具体分工、归档程序以及时间安排,将责任落实到人。三是列入考核体系。今年,该办除将档案工作列入年度处室工作考核体系外,还将其列入个人业绩考核,如在社会保障资金审计中将审计项目的归档情况列入了个人业绩档案进行考核,实现了档案考核从处室到个人的全覆盖。
    
    二、围绕工作目标,树立“三个结合”档案管理新理念。一是审计档案归档进度与项目实施进度相结合。要求审计组提前筹划、合理安排,确保审计档案归档进度与项目实施进度同步,按照归档次序,在审计现场完成资料收集、整理工作,促进项目整体进度,有效提高工作效率。二是审计档案质量管理与项目质量控制相结合。通过制定制度,将审计组长、审计组所在部门负责人、立卷责任人和审计组成员在审计现场档案管理各个环节中的工作和责任逐一明确,要求各责任人将归档质量检查和审计质量控制紧密结合起来,严控审计项目质量关。三是档案归集要素核查与审计成果收口相结合。项目资料归档时,档案管理人员须检查项目实施方案确定的审计事项和审计目标的完成情况,确保审计成果不遗漏。
    
    三、围绕中心任务,通过“三个注重”创新档案编研工作。一是编研材料选题紧紧围绕审计中心任务,注重实用性和科学性。该办收集整理了2005年至2011年期间有关社会保障资金审计和南水北调工程审计的档案资料,形成了《历年社保审计信息成果汇编专辑》和《历年南水北调工程审计信息成果汇编专辑》等系列编研材料。二是在编研材料取材过程中注重信息资源的关联性和开放性。如社保审计信息成果汇编取材范围涉及土地出让收入和土地整治资金审计、中央转移支付支农专项资金审计调查等12个审计或审计调查项目,时间跨度长达7年。三是在利用编研材料时注重方便和高效。该办充分利用档案数字化优势,将编研材料形成电子件接入审计管理系统平台,方便审计人员阅读和利用。
    
    四、深挖室藏资源,通过“三个方面”拓宽档案利用服务面。一是深入挖掘历年审计档案问题线索,为进一步扩大审计成果提供服务。如通过查阅2005年某资产管理公司审计档案发现的土地出让金问题线索,经过审计人员进一步跟踪查证揭示出的国有资产流失问题被审计要情采用。二是充分发挥审计档案历史凭证的作用,为与其他政府部门实现信息共享提供服务。如为国家税务总局稽查局提供2003年某省税收征管质量情况专项审计调查项目档案查询服务,实现了跨部门的档案信息资源共享。三是利用室藏档案的完整性和准确性,为职工个人提供查询服务。如为退休职工提供1998年个人房屋所有权登记和房屋契约的档案查询服务,使其子女办理购房补贴有了可靠的依据和参考。
    
    通过以上创新举措,该办的档案归档质量、档案资源种类、档案利用效率得到了有效提升。2012年以来,该办陆续制定了《审计项目档案立卷注意事项》和《文书档案归档注意事项》等规定,细化现场审计操作规范,为审计人员提供清晰的工作程序和工作步骤指南,使归档标准更加具体和明确。同时,积极收集重大事项的声像和照片档案,建立审计项目电子档案,丰富室藏档案资源种类,使“死”档案变成了“活”资料,档案助力审计工作的优势得到有效发挥。(张建玲)
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