审计署深圳办三项措施切实加强审计档案信息化建设工作
【发布时间:2013年06月08日】
【来源:审计署深圳办】
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    6月9日是“国际档案日”。审计档案管理是审计机关的重要基础工作,审计档案信息化也是数字化特派办建设的重要组成部分。近年来,审计署驻深圳特派员办事处高度重视审计档案信息化建设工作,认真按照审计署关于数字化特派办建设的标准和要求,将审计档案的信息化纳入数字化特派办建设体系,积极探索科学规范的审计档案信息化建设路子,通过建章立制、强化保障、交流合作等三项措施,切实加强这项工作。目前,该办已完全实现了纸质审计档案的电子化扫描、网上挂库和网上借阅查询等功能,为实现审计信息资源共享奠定了坚实的基础。

    一是建章立制,夯实审计档案信息化建设的基础。该办制定了关于档案综合管理和电子档案借阅等多项制度,按照数字化特派办的要求,明确由办公室负责档案信息化工作,机关档案管理员承担具体任务,同时在各业务处设定兼职档案员,负责审计项目电子档案归集工作,形成较为完善的档案管理网络。在电子档案借阅管理办法中,该办以流程图的形式将电子档案借阅从查询、申请、审批、察看等各个环节予以规范。同时严格按照保密管理规定,对借阅电子档案的存储和打印等内容提出明确要求。

    二是强化保障,切实提高审计档案资料的利用效率。该办配备了档案数字化建设专用的电脑、扫描仪等设备,并连续七年聘请有专业涉密资质的档案扫描公司,对全办的审计项目档案和文书档案进行数字化处理,并将扫描后的数字化资料按照密级的划分和保密工作要求,分别上传至专网和密网的审计管理系统(OA)中,分类建立了电子档案资料数据库,实现了档案信息资源共享,便于审计人员借阅和查询,大大节省了工作时间,提高了审计档案的利用效率。该办还通过档案管理软件对电子档案进行管理,实现审计项目、文书、会计、基建档案的网上查询、借阅和审批等功能。

    三是加强交流合作,切实提高审计档案管理的规范化水平。该办注重加强审计档案信息化的交流与合作,积极派出人员参加审计署或地方的档案培训班,提高审计档案管理的规范化水平。同时主动向兄弟特派办和被审计单位交流学习审计档案信息化管理建设好的经验与做法。2013年年初,该办派出人员为华润(集团)有限公司内部审计人员介绍审计档案管理的做法,积极宣传审计署和国家保密局联合出台的《审计机关审计档案管理规定》,并就审计档案信息化管理的有效途径进行了探讨,扩大了影响力,取得了很好的成效。(黄娟)
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