审计署广州办采取五项举措提高档案管理质量和水平
【发布时间:2014年03月12日】
【来源:审计署广州办】
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    近年来,审计署驻广州特派员办事处将档案工作作为机关一项重要的基础性工作来抓,通过健全组织体系、加强制度建设、完善基础设施、强化宣传教育、严格考核检查等五项措施,切实提高档案管理质量和水平。2000年该办被广东省档案局评为档案管理特级单位,2011年,该办档案工作被广东省档案局评估为“优秀”。

    一是健全组织体系。成立由办领导和各处室主要负责人参与的档案工作领导小组,加强对档案工作的决策和组织领导;招录档案专业人员专职从事档案工作,提高档案管理专业水平;选派严谨细致和责任心强的干部担任处室兼职档案员,进一步明确职责任务;建立主审对项目档案质量的终身负责制,构建从办领导到办公室主任、专职档案员、处室负责人、兼职档案员、主审的分层负责、分级控制的档案管理组织体系,为档案管理提供坚实的组织保障。

    二是加强制度建设。根据档案法及《审计机关审计档案规定》,结合2013年全办制度“废改立”,加强档案工作的建章立制,该办先后修订完善了《档案工作管理制度》、《文书档案立卷归档制度》、《审计档案归档说明》等一系列制度,明确档案整理、接收、管理、利用的具体要求、操作流程和责任界定,规范档案管理人和使用人的行为,为方便和服务档案查询和业务学习,编撰简明扼要的档案全宗指南、审计大事记、审计成果统计汇编、优秀审计项目申报材料等,促进审计档案资源的充分挖掘和开发利用。

    三是完善基础设施。该办办公楼建设充分考虑了档案管理功能需要,建立具有“八防”(防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀、防腐)功能的专用档案室;2011年8月,实现库存文书档案、审计档案100%电子化扫描;2013年,为高效安全做好档案管理,专门配备了档案扫描室,安装了监控设备,确保档案信息安全管理无死角,无隐患。

    四是强化教育宣传。为普及档案知识,增强档案意识,提升各处室档案管理技能,该办以企信通、腾讯通、办专网等为教育宣传载体,加大宣传教育力度,同时组织对兼职档案员的专业培训和工作交流,通过集体学习、参观交流、档案展示等方式更新知识结构,交流和共享工作经验;与相关单位建立档案管理工作协作沟通机制,了解档案管理最新动态,改进档案管理工作方式,切实提高档案管理质量水平。

    五是严格考核检查。将处室档案工作纳入处室年终考核评优范畴,细化考核指标,严格考核程序,对于违反规定造成档案丢失遗漏等严重后果的个人和处室,取消其评选先进的资格,并严肃问责;由办公室联合法规处从档案规定、归档指导、档案按时保质移交、档案保管、档案鉴定、档案整理数量和档案成果等七个方面开展了优秀兼职档案员评比活动并给予适当奖励和表彰,强化档案工作激励导向。(邢莹  金慧)
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