长春办档案工作“三个推进”创佳绩
【发布时间:2015年03月11日】
【来源:审计署长春办】
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    近年来,审计署驻长春特派员办事处扎实做好档案基础工作,规范档案工作流程,提升档案信息化水平,推进档案编研利用,使档案工作逐步走向规范化、制度化和科学化。最近,该办在吉林省档案局组织的全省档案管理工作评比中一举夺魁,以总分第一名的优异成绩被评为“吉林省机关档案管理规范化示范单位”。

    健全制度,加强指导,全面推进档案工作规范管理。一是根据国家及审计署有关档案制度,并结合特派办工作实际,对原有档案制度进行了全面梳理与有效整合,研究制定了涵盖各类档案资料接收、整理、统计、鉴定、移交、保密、利用等各环节规定的《审计署长春特派办档案工作管理制度》,基本可以实现“一份制度指导各类档案工作”的目标,为档案工作开展提供了制度保障。二是紧扣档案工作“按时”和“保质”两大核心要求,针对档案归集过程中同类问题反复出现的情况,研究制定了档案归集参考目录样本,为档案归集工作提供了规范的操作指引。三是强化考核激励引导作用,将档案工作纳入处室年度工作考核范围,明确规定档案归集要求及扣分标准,对违反相关要求的处室,相应扣减其年度考核得分。四是先行介入,细化责任,严格档案管理。充分发挥处室兼职档案员作用,严格处、办两级审核流程,坚持“未经审核不得装订”的原则,要求机关档案员提前介入,归档指导前移,提前布置归档内容和要求,并对归档实施全过程动态跟踪检查,一旦发现错漏立即整改。

    保证投入,搭建平台,大力推进档案信息化。一是按照审计署关于档案信息化建设要求,充分保障档案信息化工作投入,完成了建办以来所有审计业务档案、文书档案的扫描工作。二是建立电子档案资料库,在档案阅卷室配备多台与网络物理隔离的计算机,用于存储电子档案数据,供审计人员浏览查询。三是依托审计署审计管理系统,在传递非涉密信息的专网以及传递涉密信息的密网上分别建立了档案数据库,并在机关档案员的终端安装网络版档案管理软件,其他接入管理系统的终端安装“档案浏览器”,成功搭建了查询便捷、浏览迅速的数字化档案平台,实现了“查文查档不翻本、阅文阅档不进库”的科学化档案管理,为审计干部借阅档案提供了极大便利。

    深入挖掘,研究探索,积极推进档案编研利用。一是将每年全办工作情况总结汇报、报刊采用宣传文章、优秀表彰审计项目情况介绍等汇编成册,供全办干部学习使用;撰写《全宗介绍》、《组织机构沿革》、《大事记》等多门类档案编研材料;分段汇编本办制定的规章制度,便于查找利用;认真做好档案移交、借阅利用、各门类档案台账等基础数字汇集工作,进一步夯实档案编研基础。二是积极探索档案资源的深度利用,鼓励财政、企业、经责等各领域有经验的审计人员对历年同类项目查出问题进行汇总,分析倾向性问题,总结先进经验,进而形成各领域审计项目操作手册;对历年各领域的审计信息成果进行对比分析,总结信息要点,为后续同类项目提供参考,力争将死档案变成活档案。同时,加强档案利用效果的反馈收集记录,进一步丰富档案利用效果数据库,并对被浏览数据进行分析,锁定利用重点,明确利用方向。(管艳娜)

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