审计机关知识管理初探
聂欣(审计署长沙办)
【发布时间:2012年12月28日】
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    审计署“十二五”审计工作发展规划中明确提出“创新审计方法的信息化实现方式。积极研究运用……知识发现与管理等先进技术”。审计作为一项知识密集型的工作,在审计机关开展知识管理符合当前财政大格局、资源整合等审计工作发展趋势,并将对审计效率的提高,审计机关和个人素质的提升起到良好的促进作用。
    
    一、知识管理的含义和特点
    
    知识管理(Knowledge Management,简称KM)是管理学中的概念,上世纪90年代兴起于欧洲,自本世纪初进入我国以来其理论、实践均得到了快速发展,目前已经在包括国家电网公司在内的许多大型企业中得到运用。管理学中的知识管理是指为单位实现显性知识和隐性知识共享提供新的途径,利用集体的智慧提高单位的应变和创新能力。
    近年来,除响应审计署号召积极运用现场审计实施系统(AO)和审计管理系统(OA)外,不少审计机关开始了在信息管理和信息化建设的创新,如:审计署驻广州特派办开始了建立被审计单位数据库进行计算机辅助审计的尝试,并取得了不错的效果。今年,审计署开始推行的项目执行管理平台更是朝项目信息的便捷共享和管理信息传递通畅的方向迈进了一大步。同时,在目前资源整合力度越来越强的背景下,对审计相关知识进行整合和共享的需求空前高涨,这种需求无论是项目进行时还是项目间歇时,无论是对被审计单位数据信息还是对审计经验和背景知识,无论是对本项目还是对其他参考项目都同时存在。现行的方式侧重对被审计单位数据信息的转化、提炼,侧重单个项目的信息管理,侧重项目进行时的管理,没有强调隐性知识向显性知识转化和共享,无法较好的促使审计个人和审计机关知识的持续提升。
    (一)现行信息资料管理方式存在的不足
    1.重项目,轻日常。无论是现行的现场审计实施系统(AO)还是审计管理系统(OA)中的项目执行管理平台,都是以项目为中心开展的管理,而对大多数审计机关而言,项目结束后将项目信息打包上交就是这次审计所产生的各方面知识经验的终结,很少有后续的提炼,即便有人想起以前的某些项目经验可以借鉴使用,也会选择从资料室的“纸海”中临时借阅纸质档案。以项目为单元开展信息资料管理本身无可厚非,但“书到用时方恨少”,如果不为日常积累建立方便的平台,仅靠审计组或审计人员的“游击充电”或项目执行前的突击培训,很难在短时间内充分利用已有的知识经验达到最好的审计效果。
    2.重结果,轻提高。一是重项目成果,轻个人收获,除OA中的网上培训等外,对审计人员个人的知识提升关注不多;二是重问题结果,轻过程探讨,上传的都是审计工作结果或结论,对结果得出的过程缺乏探讨交流的设计。这也使审计机关对当前的信息资料管理缺乏内生热情,大都靠行政指令的推动,很少有自发自觉。
    3.重个人上传,轻组织共享。一是审计项目之间的缺乏共享。现行的项目之间的共享方式主要是通过档案管理来实现,每年要花费大量的人力和时间向OA的档案管理系统中扫描上传每一个项目的纸质档案,而之后只有少数的有心人才能通过授权申请在有限的密网机上看到历史审计的某个项目信息,较高的借阅门槛和项目“孤岛”式的阅读,不仅同类型的审计项目经验之间难以共享,相同项目的跟踪审计也很难通过这个平台形成共享;二是审计人员之间的缺乏共享。每个项目结束后,大量的审计经验和知识沉淀在个人的电脑或人脑里,日积月累,已经形成了可观的知识财富,但除了审计署每年征求专家经验外,基本没有其他的提炼和交流机制。而专家经验的方式因为种种原因,申报严格,形式正式,产量稀少,时间滞后,虽然起到了鼓励的作用,但不可能做到与产生的审计知识经验同步。知识通过共享才能产生极数倍的放大效果,而目前共享的平台和机制都还有很大的建设空间。
    4.重下载,轻共享。目前的信息资料管理都是个审计机关计算机部门或办公室档案管理员负责,其他的审计人员在这个机制中只是使用角色,下载多共享少。靠有限的几个人来负责整个单位或所有项目的知识经验管理显然是不切实际的。形成目前这种情况的原因除前述的平台和机制限制外,很重要的一点可能在于审计机关在业务压力下共享文化和氛围建设的缺乏。
    (二)新形势下审计机关对知识管理的需求迫切
    近年来,随着财政大格局审计不断向纵深开展,越来越多的审计机关为优化组织形式、合理配置资源、提高工作效率,采取了审计项目资源整合的工作方式。资源整合工作表面上整合的是人力资源,但其本质是对审计人员所掌握审计相关知识的整合和共享。
    1.跨行业、跨地域,时间紧的情况下的要求快速便捷的获取或提炼信息。所谓“厚积薄发”,想要短时间内获取或提炼所需要的信息必须要建立强调平时积累的机制和基于大量知识经验之上的开放式平台。
    2.打破处室界限后,要求审计人员改变原有的工作和学习习惯,快速适应环境变化,要求审计组尽快融合不同处室和专业背景人员,将个人知识经验外在化为集体智慧。想要做到这一点除靠机制、平台和领导艺术外,共享和合作的文化不可或缺。
    3.项目进行过程中要求能处理好大量的沟通和信息交流工作。财政大格局审计项目中大量的正式或非正式的沟通工作已经日益为审计人员所重视,OA中的项目执行管理平台为大家提供了一个正式的沟通渠道,但在实践中,如前所述,还是或多或少的存在重结果,轻过程,开放性不够等问题。
    在这种形势下,引入知识管理的理念和方法,能较好的满足审计工作发展的需要。
    
    二、审计机关开展知识管理的初步设想
    
    开展审计知识管理,要打破习惯的思维方式和工作模式,高度重视审计结束后审计结果和知识经验的综合利用,要善于把历史的、局部的、零散的审计资料,按照一定的目的整合起来,通过去粗取精,归纳分析,加工提炼,使之系统化,营造分享和合作的工作氛围,在提升审计个人和审计机关的知识竞争力的同时,提高审计成果的层次和质量,为充分发挥审计“免疫系统”功能提供知识支持。同时,作为行政部门的审计机关,现阶段要对隐性知识进行有效管理不大现实,因此,本文的建议审计机关开展知识管理的思路是:从更好的利用已有的信息资源和显性知识入手,逐步推进知识管理的深度和广度。
    具体来说,审计机关开展知识管理包括几个方面工作:建立知识库;促进审计人员的知识交流;建立共享、交流、合作的内部文化;不断提升和拓宽审计人员的知识深度和广度,并通过前面的循环将个人知识转化为集体智慧,促使审计机关竞争力呈螺旋式上升。
    (一)建立分类知识库
    1.建立审计知识库。可以从三个层次建立审计知识库:常见问题、重大问题、应急处理及突破。索引除包括所属项目名称,还应有查处问题关键词的选项等等。
    以往同专业项目的常见问题,要素包括查阅的资料名称、分析过程、法规依据、审计人员、时间,可以直接以取证记录或底稿为基础数据或搜索结果。
    以往大要案或要情、要目等问题或专题报告,除上述内容外,还要包括审计思路,难点与应对,领导人批示或后续处理,对以后审计工作的建议等。
    现场突发事件处理,要素包括时间、地点、事件背景、被审单位或延伸单位的做法,审计组或审计人员的应对措施等。
    2.背景知识库。也是三个层次:法规库、宏观政策与经济信息库、专家库。
    法规库,可以集成OA中的常用财经审计法规检索软件。
    宏观政策与经济信息库,可以集成OA中的宏观经济信息,但要完善内容及加快更新,突出中央部委级别的政策解读。
    专家库,分为内部专家,外聘专家两种,包括擅长审计范围,取得的主要成果或研究主要方向,是否可以及时提供咨询等。
    3.临时知识库。以项目或审计组为单位,由审计组建立,从上述库中提炼相关历史项目信息和背景知识为主,可以自由导出。在项目使用过程中可以随时更新。
    4.个人知识库。或者称为知识成长地图、知识规划等,侧重个人知识管理,由个人进行操作和管理,除从上述库中提炼外,还可以与数字图书馆对接,并加入日志功能,与时下流行的微博等形式结合,增加界面的亲和度,进一步还可与审计资源整合集成,成为审计机关进行项目资源整合时对人员知识结构和个人意向的参考。
    (二)促进审计人员的知识交流
    审计人员的知识交流一般有两方面的障碍,一是交流主动性的障碍,二是很多知识经验难以具象,即隐性知识转换为显性知识的外在化的障碍。克服这两个障碍,是审计机关在促进审计人员知识交流环节的主要工作。
    1.建立交流平台。分必须交流的正式信息流平台和鼓励交流的非正式信息流平台。正式信息流平台包括AO和OA,目前正在建设和完善中,非正式的信息流平台如腾讯通、QQ群,但处在游散的状态,而且无人向知识管理方向引导。一是建议依托OA建设非正式的交流论坛或知识社区,鼓励不成熟的想法通过碰撞变成创新思维,二是在已有非正式信息流平台中安排专人或专题的形式进行引导。
    2.健全交流机制。知识的交流和创新一定要在宽松的环境下进行,因此交流机制的设计除了正式的沿行政级层的纵向交流机制外,还非常有必要建立审计人员之间无行政关系的横向交流机制。
    这种横向机制包括:开展定期不定期的知识交流和挖掘活动,如:研讨沙龙,通过特定气氛的营造,带动同伴及相关团队在特定环境下发生相互作用和对话,从而克服知识外在化障碍,形成分享和体会;设立知识主管(又称知识总监),可以是审计机关层面也可以是审计组层面设立,知识主管不是审计机关的行政岗位,主要职责是使审计机关的知识创造、发现和传播最大化,他对于审计业务运行的作用好比信息主管对于技术开发的作用,知识主管一般由富有感染力、热情、生机勃勃、灵活机智、乐于合作的人担任,他所关注的不是最新的信息技术,而是推广审计知识经验的“软”机制,如前面提到的研讨沙龙、腾讯通、QQ群中的引导等,克服知识外在化障碍。
    (三)建立适应知识管理的内部文化
    交流是社会人的本能,一般而言其主动性障碍在日常生活中并不常见。但在审计工作中,因为工作压力大、时间紧、任务考核重等原因,很多审计人员在完成一个项目后还没来得及喘气就进入了下一个项目,交流、分享、总结审计知识经验有心无力,在这样的情况下要克服这种主动性障碍,除了审计人员经常呼吁的合理安排项目计划,留出总结时间外,还必须要靠强大的适应知识管理的内部文化,这种文化的实质就是强调共享、交流、合作以及尊重知识。内部文化的建立是一项系统工程,而且需要潜移默化,但可以从下面几个方面着手:
    1.建立对知识管理和分享的正确认识。要在审计人员中大力推行这样的理念:知识管理并非组织“剥离”个人核心知识的手段和方法,而是对个人成长、组织发展、单位竞争力提高都有价值的活动。让大家认识到知识管理的精华在于分享和奉献,它与尊重他人观点有关,与个人学习起点有关,与从这一过程中学到的经验技能有关。让每一位审计人员认识到知识管理和分享对个人的重要价值,尽量让每一位审计人员做到知无不言,言无不尽。
    2. 大力为知识管理宣传造势,营造分享、交流、合作的氛围。首先领导要身体力行,一方面公开表现出对知识管理的重视,一方面亲自参与到知识管理活动中来;其次要精心选取知识管理中好的典型案例和个人加以宣传和推广,树立榜样和目标,让人感觉到实行知识管理并不遥远或困难;最后,要适时的开展形式丰富的知识管理活动,从浅至深,循序渐进,加强参与,鼓励大家发表从活动中的收获以及对活动的建议,从而吸引更多的人参与到知识管理中来。
    3.建立尊重知识,鼓励分享的激励制度。包括对审计人员主动将个人隐性知识通过语言、文字、案例、图片等方式显性化的激励;对审计人员分享的知识被其他审计人员使用的激励;对梳理、汇总某方面显性知识并使之系统化的激励;对主动学习行为的激励;对掌握大量知识经验的专业人才的评比表彰等等。
    (四)不断提升和拓宽审计人员的知识深度和广度
    个人进步是知识管理的重要基石和目标。结合前文个人知识库的设计和OA网上培训、数字图书馆等平台,进行包括:审计人员知识评估——充电需求(学习规划)——自动推荐或个人订阅——自学与培训——学时、心得、实践等多角度考核在内的一系列个人知识管理活动,不断提升和拓宽审计人员的知识深度和广度,再通过共享将个人知识转化为集体智慧,形成良好的知识管理内循环,从而使审计机关的核心竞争力实现螺旋式上升。
    
    三、结语
    
    不同于企业,在审计机关这样的政府行政部门开展知识管理可能存在更多困难和阻力,但从长远来看,对审计这样知识密集型的工作进行知识管理,必将极大的提高审计工作效率,在提升审计人员和审计机关整体素质的同时,更好的发挥审计在保障国家经济社会健康运行中的“免疫系统”功能。(聂欣)
    
    参考文献:
    [1] (美)德鲁克著,杨开峰译:知识管理,中国人民大学出版社,1999
    [2] 《哈佛管理前沿》、《哈佛管理通讯》编辑组编, 陈儒、程明译:知识管理, 商务印书馆,2009
    [3] 吴承虎:浅谈审计资源整合需注意的几个方面,审计署网站,2011,06
    [4] 左美云: 知识转移与企业信息化,科学出版社,2006
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