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利用计算机进行工程建设物资材料审计的思路和方法
申丽芬(审计署长春办)
 
【时间:2012年11月21日】 字号: 【大】 【中】 【小】
    
    工程建设项目审计主要包括建设管理、资金管理、工程质量及项目运营效果等方面,工程建设项目中物资材料约占整个工程造价60—70%,因此物资材料审计在工程建设项目审计中占有十分重要地位,对加强工程管理、提高工程质量、防止损失浪费、提高经济效益将起到积极的促进作用。那么,如何利用计算机进行工程建设物资材料审计呢?我个人认为,应该从以下几方面入手:
    
    一、全面了解工程物资材料基本情况及管理模式
    
    全面了解工程物资材料基本情况及管理模式,确定重点审计部门、资金、品种和程序,有利于在工程建设项目审计中把握总体,为做好审计奠定坚实基础。
    如某公司资产财务部提供资料显示,物资材料在工程竣工财务决算中占几百亿元,其中采购机电设备占21.6%,采购金属结构设备占3.2%,采购钢材、水泥、粉煤灰等主要材料占10.39%。经调查了解,该公司工程物资材料管理方式主要采用业主供材制,工程建设所需的主要材料和特大型施工设备、机电设备、金属结构设备均由业主负责采购,并对工程建设所需材料的计划、订货、采购、检测、储运、配送等各个环节实施全面管理,全过程监控。
    具体物资材料管理模式为:1、对材料采购项目进行立项审批。编制“招标项目立项审批表”,在承办部门经办人签字确认和审核后,由公司负责人审批。2、确定供货单位。公开招标、邀请招标、询价、直接委托、合同续签等采购方式,经公司招标委员会和评标委员会审定,确定供货单位。3、签署合同。公司与供货单位签订供货合同。4、物资材料验收。供应商按照合同约定品种、价格和到货时间,将物资材料运送至合同约定地点。公司物资材料管理部门进行验收后为供应商开具验收单。5、支付货款。公司财务部门根据签订的供货合同和物资管理部门提供的付款申请等相关资料,向供应商付款。6、物资材料领用和结存。施工单位按照施工进度领用物资材料。对于未完全使用的材料在工程结算时退回物资材料管理公司进行核销。
    
    二、全面了解信息管理系统下数据环境及物资材料管理控制流程
    
    目前,为了加强和提高项目管理质量和水平,国家一些重大工程建设项目都开发使用信息管理系统对工程建设项目实施全面监控。全面了解信息管理系统下数据环境及物资材料管理控制流程,可以找出关键节点、提取关键数据,对下一步核实数据真伪、筛选、分析和比对将起到至关重要作用。
    
    三、明确审计目标和审计重点内容
    
    审计组应当紧紧围绕工程建设项目工作方案和审计实施方案的要求,在确定重点审计部门、资金、品种和程序的基础上,进一步制定和明确物资材料审计目标,注重提示和反映物资材料采购中招投标管理、合同管理、质量管理以及严重损失浪费和国有资产流失等方面问题,揭露严重违法违规问题和经济犯罪案件线索,深入分析产生问题的原因,并提出有针对性的改进意见和建议,促进完善相关制度。
    审计重点内容:通过检查物资材料采购计划编制是否合理,是否按规定进行招投标,重点揭示有无通过关联单位层层加价或其他形式侵占建设资金;通过检查物资材料采购的品种和质量是否符合合同要求,设备监造单位是否具有相应的资质,是否严格履责,重点揭示有无因采购设备材料质量问题影响工程质量、造成闲置及投资增加或损失浪费,是否存在自购设备效益发挥低下低价处置问题;通过检查设备采购中支付材料补偿是否符合合同约定和市场实际,监造费用计取及运输费用、物资设备价款结算过程是否合规,重点揭示是否存在用虚假发票套取建设资金、权钱交易、商业贿赂等严重违法违规问题。
    
    四、计算机审计思路、方法和重点
    
    组成由计算机审计专业人员和业务人员参加的计算机审计组,创新思路和创建审计模型,积极开展计算机审计。
    
    (一)抓住关键控制环节
    决策层主要有:项目立项——工程招投标——确定供货单位并签订供货合同;资金流主要有:采购合同——付款申请——资金拨付——供货单位;物资流主要有:供货单位——收货单位——检验验收——物资领用——领用单位——项目工程。
    
    (二)确定审计重点资金、部门和单位
    充分运用通审软件或其他方法,对数据整理分析,形成审计基本表。同时,创新思路,创建审计模型,发现问题疑点,确定审计重点资金、部门和单位。
    1、招投标管理方面存在的主要问题及线索
    (1)是否存在违反规定未公开招标的物资材料采购合同问题。
    审计思路:通过合同代码对不同招标方式的合同进行分类与汇总,查询出未进行公开招标等各种方式的合同数量、金额及其占比。
    审计步骤:按照合同号、招标方式、中标单位名称进行分组,对采购金额和采购数量进行汇总,生成合同汇总表。再按照招标方式进行分组,运用函数对合同汇总表采购金额进行汇总、对信息记录进行计数。
    问题线索:对发现邀请招标合同、合同续签、询价合同、直接委托合同要重点审查。
    (2)材料采购合同不规范,时间顺序倒置,可能存在招投标流于形式的问题。
    审计思路:被审计单位物资材料采购合同签订程序一般为,物资采购合同经各级部门审批立项,相关部门成立评标小组决定中标单位,各部门履行合同签订前的会签程序,正式签订合同。按此程序,合同立项时间应早于决标时间,决标时间应早于合同会签时间,合同会签时间应早于合同正式签订时间。按照上述思路,审计人员利用真伪判别语句对各环节时间进行比对,发现审计线索。
    审计步骤:建立视图合同时间问题表,对时间明细表中的数据进行分析,利用条件判别语句将合理判别结果判定为0,不合理结果判别为1。
    问题及线索:通过数据查询如果发现有决标日期在立项之前的合同和订立日期在会签之前的合同,这些将是重点审计对象。
        2、资金支付方面存在的问题
    (1)价差补偿是否存在不合理的现象。
    审计思路:通过调查了解公司向部分供货单位支付价差补偿情况,通过“合同与合同变更关联表”表筛选出价差补偿数据,并对其中大额补偿进行审查。
    审计步骤:关联报价单细项与变更报价单细项的关联表—合同与合同变更关联表。在合同与合同变更关联表中,筛选存在价差补偿的情况,并对其结果进行分析。
    问题及线索:通过筛查如果发现某单位收到价差补偿金额较大,应重点对其进行延伸审计。
    (2)物资材料采购是否存在价格明显偏高情况。
    审计思路:将该公司从不同供应商购进的相同材料价格进行比对,筛选出单价偏高的供应商,检查分析价格差异较大、变更金额和材料补偿较多的原因。
    审计步骤:将合同单位名称与合同细项表关联,形成合同与合同细项关联表。对相同产品进行分类,计算出平均价格。
    问题及线索:通过筛选如果发现某企业供货价格明显高于同期其他供应企业价格,应重点对这些企业进行延伸。
    (3)采购资金是否存在多付现象。
    审计思路:检查供应单位与业主是否存在关联关系,将合同执行与财务付款情况进行对比,检查采购资金是否存在多付现象。
    审计步骤:直接运用通审软件形成合同与凭证分录关联表¬_合同代码分类统计表,将合同金额与凭证金额进行比对。
    问题及线索:将合同金额与凭证金额不一致的记录按分工下发至各审计小组,对其进行重点延伸审计。
    3、物资验收、调拨和结存方面存在的问题
    (1)物资材料质量是否存在不符合合同要求的情况。
    审计思路:以次充好,或管理不严格对质量不合格产品验收入库,工程质量受到影响。
    审计步骤:从质量检测中心提取检测报告数据,按年、按供货合同单位购进材料品种录入数据,将其直接导入通审软件后与合同约定核对。
    问题及线索:对物资材料验收报告质量与合同约定不一致的应重点延伸审计。
    (2)工程材料是否存在虚报冒领等不实问题。
    审计思路:建设单位在施工过程中通过物资管理系统领用建筑物资,这些物资必须用于工程建设,否则会出现虚报冒领等不实问题,导致国家投资被骗取等问题。
    审计步骤:直接运用通审软件将各个建设单位领用的物资进行汇总求和生成领用物资汇总表。同时通过工程管理系统,对施工单位耗用物资的决算数量进行汇总生成施工单位物资决算表,将二者进行比对,筛选出存在差异的数据。
    问题及线索:对筛选出存在差异的数据进行重点延伸。
    4、物资材料是否存在长期闲置损失浪费问题
    (1)是否存在超计划采购、质量等问题造成长期闲置和损失浪费等问题。
    审计思路:通过对物资材料采购合同的招投标管理情况进行分析,查找出未进行公开招标的合同。在此基础上对上述合同的关联情况进行分析,通过比对了解查找是否存在多余的采购合同。物资材料账目中年初年未余额一至,并且当年未有入库出库情况,查找分析闲置原因。
    审计步骤:直接运用通审软件生成物资材料结存表。对物资材料采购合同未进行公开招标的合同进行筛选,形成未公开招标合同表。对主要材料的期初余额和期末余额进行比对,查找期初、期末余额一年以上没有变动的材料品种,生成物资闲置表。
    问题及线索:对上述两表关联,重点对未进行公开招标并且闲置的物资材料进行重点审计。
    (2)有无擅自低价处置、无偿由其他单位使用等行为。
    审计思路:对长期闲置、报废等物资材料处置情况进行审核,发现有无擅自低价处置、无偿由其他单位使用,造成国有资产流失等问题。
    审计步骤:直接运用通审软件筛选出有“报废”、“处置”和“其他单位领用”的物资材料品种,形成资产处置表。
    问题及线索:对购进成本大,处置收益低的物资材料进行重点审计。
    近年来,我们通过利用计算机进行工程建设物资材料审计,发现和查处了工程建设领域物资材料采购合同未公开招标、价差补偿不合理、质量不合格形成损失浪费等违法违规问题以及案件线索和管理方面等存在的重大问题,核减工程款数千万元,为国家挽回了损失,部分责任人得到了责任追究,收到良好效果。(申丽芬)
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