运用三维矩阵组织模式开展数据式审计实例分析
刘海(审计署上海办)
【发布时间:2012年07月06日】
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审计现场作为整个审计项目的主体部分,审计现场管理理所当然成为审计项目管理的重中之重。常规审计项目现场管理中,普遍采用传统的二维矩阵结构组织模式,即在综合领导组的统一协调安排下,审计人员在横向上按审计区域、纵向上按审计内容进行分组,从而细化职责、明确分工。

一、常规审计组织模式在应对社保数据式审计中存在的不足

在社保资金审计中,二维矩阵结构的现场组织模式存在明显的不足,难以有效应对大规模数据的集中分析处理的需求,主要体现在以下2个方面:
(一)无法进行大规模数据的集中处理。社保资金审计中大规模数据处理,离不开利用数据库服务器构建的局域网,离不开专业计算机审计人员借助数据库服务器和局域网进行的高强度数据处理分析作业。但是,搭建在审计现场的服务器/客户端(C/S)结构的局域网作用范围有限,只能配置在一个固定的工作现场内。而传统的二维矩阵组织模式需要每个审计小组都有专门的数据分析人员,并配置各自独立的数据处理与分析环境。审计机关能够提供的高性能计算机设备和能够调用的专业计算机技术人员是有限的,由此便产生了大规模数据集中处理与审计资源相对分散的矛盾。

(二)难以综合利用各方信息发现普遍性审计线索。传统的二维矩阵组织模式使得大规模数据处理以一种分散的方式展开,各审计小组的数据审计人员搜集该组的审计需求,并在此基础上开展独立的数据分析。这种数据处理方式往往更为关注审计小组内特有的审计线索,而在各小组之间无法实现有效的沟通与交流,难以挖掘具有综合性、普遍性的问题类型。这也使得各审计小组的数据分析经验与方法不具通用性,很难加以推广和利用。此外,在传统的二维矩阵组织模式下,各审计小组受限于所处地域和所关注资金种类的不同,难以从整体上把握各类资金间的关联关系。

二、“三维矩阵”组织模式在社会保险基金数据审计中的应用

针对传统的二维矩阵组织模式在社保资金数据审计中所遇到的瓶颈,审计人员在原有组织模式的基础上进行调整和完善,创造性地运用“三维矩阵”组织模式开展社保资金数据审计,有效解决了传统审计模式存在的缺陷和不足。

(一)“三维矩阵”组织模式的定义。以大规模数据分析处理为基础的社保资金数据审计决定了数据分析在审计任务中自始至终的贯穿形式,这就使得数据分析组必须独立于各审计小组,成为直接对综合领导组负责的第三类审计力量,并且具有直接与各审计小组进行双向沟通的能力。在此条件下,“三维矩阵”组织模式就成为此次审计现场管理的最佳选择。以综合领导组为中心,在原有的按审计区域、审计内容进行职责划分的二维矩阵组织模式的基础上,添加数据分析组这一新的独立维度,从而形成“数据分析组”、“区域审计组”、“专业审计组”共同支撑的三维立体式矩阵组织模式。三类审计组由综合领导组统一负责,各自承担相应的审计任务;同时相互之间进行直接的信息传递与沟通,确保审计项目的协调有序开展。“三维矩阵”组织模式如图1 所示。
图1 三维矩阵结构审计现场组织模型
(二)“三维矩阵”组织模式支持的立体信息沟通渠道。在“三维矩阵”组织模式中,数据分析组、区域审计组、专业审计组围绕综合领导组形成基础的立体管理架构。“三维矩阵”的构造使得三组之间可以直接进行立体式的信息沟通,其中最重要的是数据分析组可以将大规模数据分析处理所获取的审计线索迅速传递给各审计小组开展审计查核,而审计核查的结果可以迅速从一线审计人员反馈到数据分析组以改进和推广数据分析方法。此外,数据分析组作为独立的一维信息通道,可以共享信息,经审计一线验证有效的数据分析方法可以由数据分析人员迅速应用到同类电子数据上,从而帮助其他审计组发现类似的审计线索。

例如在生育保险基金的审计中,本级审计组通过对生育保险参保人数、领取对象、待遇金额等要素开展特征分析,发现了部分企业涉嫌虚构劳动关系骗取生育保险待遇的问题线索。该组随即将此情况反馈至数据分析组。数据分析组对审计思路的有效性进行验证后,集中人力对全市数据开展汇总分析,并将查询生成的审计线索按统筹区分解后迅速反馈至各区县审计小组进行核实。凭借“三维矩阵”组织模式下便捷有效的信息沟通渠道,审计人员在最短的时间内实现了生育保险数据分析方法的推广应用,扩大了审计成果。

(三)“三维矩阵”组织模式下的社保资金审计现场管理。社会保险基金具有覆盖面广、种类较多、收支渠道复杂、管理和经办机构多、相关部门多等特点,而社保审计要全面地涵盖各个方面,必须对审计任务进行适当的分解,充分发挥团队合作的力量。数据分析组作为单独的一维,可以集中设备和人员的优势进行大规模的数据处理分析,同时利用便捷高效的信息沟通渠道,将分析结果传递给一线的各审计小组;审计小组将分析结果的复核情况及分析需求直接反馈至数据分析组,数据分析组再根据反馈情况进行数据的深入挖掘或分析方法的横向推广,由此形成数据分析组与分散的审计小组之间高效的信息循环利用。在审计实施阶段,数据分析组、区域审计组、专业审计组可随时根据项目进度调整任务安排,进而确保整个审计项目按预定计划顺利开展。

如在“重复参保”问题的核查中,数据分析组将各统筹区的社会保险基金业务数据进行汇总,形成全市范围的汇总数据库。在此基础上开展查询分析,突破了因统筹区不同带来的数据壁垒,解决了同一参保对象在不同统筹区重复参保的问题核查难点。同时,数据分析组通过集中设备和人员优势,一方面利用高性能的数据处理平台进行并发作业,提高数据分析效率;另一方面统筹考虑工作量,将数据分析任务按险种分解后下达至组内每名审计人员,使有限的人力资源得到最充分的利用。

三、“三维矩阵”组织模式应用中需关注的几个重点

“三维矩阵”组织模式的应用实现了大规模电子数据的高效处理和分析,解决了分散的审计小组之间数据信息的沟通和传递,有效化解了传统二维矩阵组织模式在社保资金数据审计中遇到的瓶颈。审计实践中,应用“三维矩阵”组织模式需重点关注以下几个方面:

(一)管理理念与现场组织模式的转变。管理模式的转变也意味着管理理念的转变,相应也要有管理制度的调整。“三维矩阵”组织模式要求将数据分析作为审计任务的一个支撑维度,成为审计流程中承上启下的一个独立环节。审计项目领导小组要充分考虑在项目管理中对数据分析进行针对性的管理,安排专人负责数据分析工作的规划,组织计算机技术专业审计人员围绕审计任务开展数据分析工作。审计业务流程设计也应充分考虑数据分析的参与,将数据分析作为任务执行的规范步骤,充分利用数据分析结果的导向作用。同时,审计现场管理的规章制度也要做出相应调整,明确开展数据分析的规范流程、数据分析人员的职责和权限、数据分析组与其它审计小组之间的职能划分与任务交接等。

(二)资源和人员配置模式的转变。“三维矩阵”组织模式将数据分析作为单独的支撑维度,改变了原有平面式的人员组织方式。资源和人员的重新配置是为了充分发挥数据分析在审计任务中发现审计线索、推广审计方法以扩大审计成果的作用,这就要求在配置资源和人员时要充分考虑数据分析的特殊性,要将电子设备以适应大规模数据分析的方式集中使用,构造适于海量数据处理分析的服务器/客户端结构的局域网,将计算机审计人员合理组成团队,分工协作,充分发挥高性能服务器的计算性能。(刘海)
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