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浅谈审计工作中询问的方法与技巧
姚海峰 (湖北省宜都县审计局)
 
【时间:2013年11月26日】 字号: 【大】 【中】 【小】
    
    询问是审计工作中一种十分常见、常用的方法,无论是审计还是审计调查项目均是如此。实践表明,询问方法运用得当与否对审计工作质量、权威以及审计人员形象等在一定程度上起着十分关键的作用。可以说:一个好的审计询问,可以达到事半功倍的效用,反之,则可能产生事倍功半或者是全盘皆输的结局。笔者结合对此项工作的实践和认识,就询问方法在审计工作中运用方面的有关问题谈一点粗浅的认识。
    
    一、审计询问法的涵义
    询问法又称为面谈法、访谈法等,是指审计人员与被审计单位有关人员进行面对面的交谈,以了解有关情况、收集审计证据的一种方法。审计离不开人与人的交流,谈话是审计人员与被审计单位有关人员交流的一种最常用、最普遍的方式。由此可见,询问法一般包括四个方面的涵义:一是面对面。即审计人员与被审计单位、事项有关人员进行的面对面的交流;二是人与人。即询问法的应用是审计人与被审计相关人的交谈式洽谈(座谈);三是双方自愿。询问的方式以双方自愿的交谈为主,而不是强制性的、勒令式的;四是书面证据。即作为审计证据来说,通过询问法所获取的信息资料要形成书面记载,并由相关人员签名盖章才具有证据效力。
    
    二、实施审计询问法的一般步骤
    作为一项正式的审计活动,一次有效的询问过程一般应遵循以下步骤:(一)确定询问的目的;(二)收集与询问相关的背景资料;(三)确定询问要点、编制谈话提纲;(四)确定询问的对象、约定询问时间、地点;(五)确定询问方式、参加人员,统一询问口径;(六)正式询问,做好笔录(包括当场书面记录或计算机记录,必要时应获取录音记录),取得相关的证据资料;(七)在询问记录上签字认可。这方面一般应该有参与询问的人员和审计组长共同签字,并取得被调查人员的签字认可。
    
    三、审计询问方法的适用范围和条件
    不论是国家审计还是内部审计,或者是社会审计,询问法在审计的各个阶段都是可以普遍运用,但在不同阶段运用的目的有所不同。现以审计的不同阶段为例,把握询问法的适用范围和条件:(一)计划阶段。询问法主要运用于审前调查、有关内控制度分析测试和询问、有关经济活动资料分析和询问等,使用询问法主要是为了解被审计单位的有关情况,确定审计重点,为制定审计实施方案服务。(二)实施阶段。询问法的使用主要是为了对审计揭示的有关事项和审计发现的有关问题收集相关的、更有力的审计证据,为最终做出审计结论服务。(三)报告阶段。询问法的使用主要是为了与被审计单位沟通有关情况,对审计报告的内容达成一定程度的共识,为达到审计项目目标服务。(四)后续审计阶段。询问法的使用主要是为了在检查、分析被审计单位在执行审计决定(报告)要求解决的事项或采纳的意见和建议时与被审计单位或有关人员进行的沟通询问,为确保项目质量服务。
    
    四、审计询问方法的应用技巧
    (一)使用审计询问方法应注意的问题。1.要根据谈话的目的和被审计相关人员角色的分工,确定适合的谈话人员;2.实施询问法的审计人员对面谈中所涉及的领域要有足够高的知识水平;3.询问前要对询问内容做好充分的准备;4.询问中要进行书面记录,如必要可请被谈话人签字;5.询问时,可以由两名审计人员协作进行,一名审计人员负责提问,另一名审计人员负责记录。
    (二)审计询问的具体方法。针对不同的对象采取不同的询问策略,在此基础上,对具体情况应采取有效的方法,这样询问才能产生好的效果。实践中主要有以下一些方法:1.突然袭击法,一般审计开始时,被审计单位会比较重视,心理多有准备。审计人员不宜在此时进行重要问题的询问,要不露声色,待对方松懈时,突然询问,再配合其他审计方法,如盘点,则效果一般较好;2.单刀直入法,如果审计中询问一般性问题或是证据掌握已较充分,询问只是为了证实一些情况,这种情况下,应开门见山,向询问对象讲清厉害关系,要求予以讲清情况;3.迂回求证法,实践中某些问题从其他角度无法得到完全证实,必须向有关人员询问,但问题又不便于向被审计单位人员全部透露,以免打草惊蛇,这时询问就必须非常小心,询问不应暴露审计人员的目的,尽量从旁求证;4.循循善诱法,审计实践中经常有这种情况,向被审计单位有关有人员询问时,对象明明知道事情的来龙去脉,但在未得领导的指示时,根本不予配合。这时就需要审计人员以法、以理、以事实引导谈话对象;5.旁敲侧击法,实践中发现的一些疑点,大部分都不能立刻作出审计结论,需向有关人员查询、核验,这时宜多作旁敲侧击的提问,多问几个为什么,逐步深入、具体化。提问的要尽量避免涉及敏感问题。提问的目的,着重是弄清来龙去脉、有关事情真相,以便取证、确认事实,至少是求取扩大线索,为进一步追查、核实创造条件,不能操之过急。
    (三)审计人员应该掌握的询问技巧。1.审计询问要明确目的。明确目的性是做好审计询问的基本前提。询问需要进行的准备工作不仅包括了解被审计单位业务环境,营运状况,还包括了解询问对象的人格特征和行为模式等方面。对此,审计人员首先需要明确询问目的,在审计计划和现场工作阶段,收集证据是主要的,建立关系应作为收集证据的一个辅助性子目标。审计人员不可能事无巨细都要沟通询问,询问时要有针对性,注意快捷准确,以点带面,缩短沟通时间,以便及时投入正常工作。2.审计询问要注意语言。作为审计人员,在询问过程要尽量避免表现惊奇或疑问,要通过身体语言表明真诚,表现出是提供帮助而不是进行责备,将会容易得到询问合作。3.审计询问时要选择合适的场所。创造良好的沟通环境,使接受询问者乐意合作是应考虑的重要因素。对于典型的收集事实的询问,将询问安排在一个使受访者感觉舒适的环境中是有益的。如选择在受访者的工作场所进行询问,将有助于现场了解业务过程;在询问涉嫌舞弊者时,选择降低受访者心理紧张情绪的环境将有利于询问。4.审计询问要考虑人数。根据询问的目的不同,选择进行一对一的询问或是召开座谈会等形式的多人互动。询问时,通常过多的询问者会给接受询问者造成心理上的压力会阻碍询问;当然,询问时万一其内容出现问题,有一个相对中立的第三者在现场是有益的。如果主要进行没有威胁性的询问来了解单位业务的过程,此时多人互动更有利于全面获取信息。5.审计询问要有启发性。启发性的询问,不仅可以影响被审计者的思维,也可以使审计工作收到意想不到的效果。审计组有时会遇到被审计者拒绝提供相关资料的情况,审计组长此时可以就有关条例询问一下其他审计人员,如此便可以艺术性地讲明相关法规,讲清责任,激发被审计人员的思维,使其明白不提供相关资料,将追究其责任。这种审计人员之间的启发性提问,有时可以收到奇效。6.审计询问要讲究政策性。审计人员是监督各项财政法规执行情况的“卫士”,因此更要自觉遵守国家的有关法律。审计中涉及到被审计单位的商业秘密时,对审计无用的,概不谈及,更不要打破砂锅问到底。(姚海峰)
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