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浅谈原始凭证存在问题及规范化的建议
白星晓(山东省临朐县审计局)
 
【时间:2013年08月21日】 字号: 【大】 【中】 【小】
      
    原始凭证是指经办单位或人员在经济业务发生时取得或填制的书面证明,用以记录经济业务发生或完成的情况、明确经济责任的会计凭证,是据以填制记账凭证、登记会计账簿的基础性会计资料。原始凭证的作用在于正确、及时、完整地反映经济业务的本来面貌,以便据以进行会计处理,并检查会计业务的真实性、合法性和合理性。近几年,我们从审计中发现,部分单位在会计处理过程中,原始凭证存在形式上不规范、内容上不真实等现象,其审核形同虚设,应引起足够重视予以规范。

    一、审计中发现原始凭证存在的问题

    (一)原始凭证填制内容不完整性。根据国家有关规定,原始凭证要做到“三章”、“六有”,即“填制凭证单位的印章;接受单位经办人的签章;接受单位审批人的签章;有发票抬头(接受单位名称);有品名;有数量;有单价;有大小金额;有开票日期”。有些特殊的还应当符合一定的附加条件,才称得上是一张完整的原始凭证。而目前原始凭证的不完整非常普遍。主要表现在:一是凭证明显不规范,要素不全,其关键要素经常出现模糊。例如购买办公用品(实为购买个人消费品)的假凭证,往往只注明“办公用品”,而不注明到底购买了什么办公用品,其规格、型号、品种、数量如何。有的原始凭证其金额往往只有一个总数,而没有分项目的明细,经不起推敲。二是有的原始凭证经手人有时有名无姓或有姓无名,原始凭证上无填制单位公章或只有填制人姓名,因此无法知道此原始凭证的来源;三是自制原始凭证如工资花名册、各种奖金、补贴费的发放、各种财产物资的验收单、领料单等,往往缺少经办人、填制内容过于简单、无大写金额、甚至在应取得未能取得发票时以自制原始凭证代替,缺乏严肃性。

    (二)原始凭证填制有错误。有的原始凭证大小写金额不一致,存在涂改大小金额;有的原始凭证上用其他公章代替财务专用章或发票专用章;有的采用废弃不用的发票或是逾期旧版发票报销。

    (三)原始凭证审核形式不规范。一是报账列支的手续不全,存在无财务人员审核、无经办人员签字或其他证明力不足等等。二是对外用内部结算票据或普通收款收据(或自制收据)替代发票或财政收费票据。三是发票的号码与日期存在倒置,未如实反映经济活动发生的时间或发票内容虚假。

    (四)原始凭证丧失时效性。一是经常出现过时的原始凭证,甚至几年前的,严重影响会计信息质量。二是所取得的原始凭证项目填写不全,不符合会计基础规范的要求,有的不填日期、接受凭证单位的名称,有的业务内容、数量、单位和金额填写不全,有的没有填制单位的名称和财务(会计)专用章。

    二、原因分析

    以上原始凭证不规范,甚至失真的原因:一是内控制度不健全、不落实,财务管理松弛,没有严格、规范的验收审批制度。二是财务人员履行职务责任心、原则性不强,未能认真履行会计法赋予的职责,执行会计制度不严格,审核把关原则性不强,有的以领导审批代替审核,只要是领导批了的,什么发票都可以报销。三是个别单位领导法制观念淡薄,为了小集体利益,不顾损害国家利益,虚列支出套取资金或截留收入用于发放职工福利。

    三、规范原始凭证审核的几点建议

    为了防止和杜绝原始凭证中出现上述问题,同时也为了提高会计信息质量,避免给国家和企业造成不必要的损失,必须着力加强原始凭证规范化管理,具体可以从以下几个方面着手: 

    (一)加强法规宣传学习,做好风险预警提醒,提高单位负责人的责任意识。现在很多人仍对财务工作存在偏见,认为《会计法》只跟财务人员有关,财会工作就是会计的事。其实单位领导和全体干部职工都应学习和遵守《会计法》,通过学习使他们理解支持会计人员的工作,自觉监督、抵制、检举违法会计事项、虚报浮夸、出具虚假原始凭证等不法行为,更好地维护社会经济秩序。同时加强单位负责人的责任意识。会计法第四条明确规定单位负责人对本单位的会计工作和会计资料的真实性和完整性负责,所以单位负责人必须树立第一责任人的意识,切实把会计工作放在突出位置;坚持原则,以身作则,并诚心支持财务人员严格把关。

    (二)完善内控制度,健全内控管理体系,规范凭证审核工作。要根据《企业内部控制基本规范》、《会计法》等要求,制订适应本单位特点的财务管理制度,特别强调对原始凭证的管理,规范原始凭证的各个管理环节和操作细节,使有关人员掌握有关原始凭证的管理规定。强化财务人员履行会计法的执业力度。财务人员要认真执行会计法和《发票管理办法》,忠于职守,加强对发票内容真实性的检查和审核,对违反规定的不得报销或向单位领导报告,切实认真履行法律赋予的权力和职责,依法办事,维护会计法的严肃性和权威性。

    (三)提升财务人员综合素质,确保内控切实有效执行。 一是要提高财务人员的业务素质。财务人员是原始凭证规范管理的主体,财务人员没有很好的专业素养,绝对难以做到规范的要求,所以,规范原始凭证管理必须提高财务人员的综合素质。财务人员具备了孙悟空般的“火眼金睛”,才能加强对发票内容真实性的检查和审核,才能切实认真履行法律赋予的权利和义务,依法办事,维护会计法的严肃性和权威性。二是要加强财务人员的职业道德。只有严谨细致的工作态度及较强的责任心,严格审核原始凭证,把好审核关,才能把违规违法的原始凭证拒之门,把好了这个财务工作的第一关口,违规违法的原始凭证也就没有了用武之地,可谓“一夫当关,万夫莫开”。

    (四)强化监督查处力度。审计部门要突出会计资料真实性的审计,并注重边审边督促被审计单位规范原始凭证,对不符合会计制度要求或有疑点的原始凭证要加以延伸审计。税务部门要加强对执票单位和个人的思想教育,对提供内容失真的单位和个人严肃处理,以堵塞虚假失真发票的源头。财政部门要加强财务规范管理,开展会计基础工作检查,完善财务会计制度。单位财务部门要加强财务规范管理,开展会计基础工作检查,做好财务稽核这个“第一道防线”。比如,对收到的原始票据进行网上校验或联系当地税务部门进行验证和辨别真伪,检查报销票据是否存在开票单位与实际经营业务不符、项目套开等情况。

    夯实会计基础,特别是对作为所有经济业务重要载体的原始凭证的规范化管理,是财务管理永恒不变的主题,因此财务人员不但要加强会计核算工作,严格审核各类原始凭证,更要加强对前端业务的指导、把关和监督。 (白星晓)
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