联合国审计团队建设的思考与探索
颜涛(审计署境外审计司)
【发布时间:2013年07月08日】
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    自2008年以来,中国审计署以推动联合国更加“公开透明、廉洁高效、强化问责、完善治理”为目标,积极发挥外部审计的“免疫系统”功能,及时预防、提示和抵御各种风险,为促进联合国深化改革、加强问责、完善治理贡献力量,审计成果和专业水准得到了联合国各有关方面的高度评价。本文介绍了联合国审计团队通过塑造为国家争荣誉、为集体添光彩和让个人快成长“三位一体”的共同愿景,打造团队的凝聚力、执行力和创造力,在国际平台创先、与世界同行争优的有益探索,以期在审计团队建设方面提供经验借鉴。

    一、联合国审计的业务特点及挑战

    (一)联合国审计团队无权力架构,组合多元化,作业条件艰苦。联合国审计团队没有权力架构。来自不同单位、不同年龄、不同背景的人员组成审计组,前往世界上极端艰苦的战乱落后地区开展工作,环境风险和心理压力巨大。为此,需要加强精神引领,通过塑造共同愿景,打造团队的凝聚力,提升联合国审计人员的使命感、责任感和荣誉感。

    (二)联合国审计作业时间短,现场工作强度大,作业标准严格。联合国审计现场工作强度很高。联合国审计组通常只有4-6人,现场工作3-4周,审前无法实地调查,审后难以当面沟通,绝大多数问题都需要在现场解决。联合国审计完全遵循国际会计审计标准,全英文作业,现场工作强度非常高。为此,需要通过加强规范建设,实施科学合理的过程控制,提升团队的执行力,打造一支来之能战、战之能胜的审计团队。

    (三)联合国审计覆盖面广,审计评价标准复杂。联合国审计覆盖财务和绩效两个层面,不仅需要对财务报表真实公允性发表意见,还需要评价联合国治理结构、运营管理和风险控制等。而联合国审计对象大多具有管理层级众多,业务模式各异,信息系统复杂等特点,审计人员短时间内全面了解其运作模式和业务特点挑战巨大。因此,必须通过目标管理和思维整合等多种方式提升团队的创造力,营造一种立足本职创先争优的成长氛围。

    二、着力构建多措并举的“凝聚力”提升机制,建立一种充满使命感、责任感和荣誉感的精神家园

    刘家义审计长指出,国家审计是国家用权力制约监督权力的行为,其本质是国家治理系统中内生的具有预防、揭露和抵御功能的“免疫系统”。全球治理是国家治理的延伸,各国政府、政府间国际组织、非政府组织等通过参与、协调、合作等方式,共同管理全球公共事务,实现公众利益的最大化和人类社会的可持续发展。作为世界上的发展中大国之一,中国有责任和义务更多地参与国际事务。联合国审计就是其中的重要方面,通过推动联合国更加“公开透明、廉洁高效、强化问责、完善治理”,为世界的和平、发展与合作做出贡献,努力让世界人民生活更幸福。

    (一)依托临时党支部,搭建管理架构,塑造组织文化,增强团队使命感。管理学家姆林斯认为,组织文化通常包括三个要素,一是精神层面的共同愿景和核心价值,以及基于愿景和价值基础上的目标选择;二是制度层面的规则设计,用于指导和规范团队成员的行为,以实现共同目标;三是符号层面的标志性口号或活动,用于培育和强化对核心价值和行为规则认同感。针对联合国审计团队无权力架构运行的特点,审计署境外审计司坚持组织创新,通过设立临时党支部搭建管理架构,再通过精神引领、规范建设、组织活动等方式,塑造联合国审计团队追求卓越的组织文化。

    首先,依托临时党支部搭建团队管理架构。联合国审计团队成员全部从各单位临时抽调,相互之间不存在行政隶属关系,也不存在业务指导关系。为此,境外审计司创新组织建设,在署机关党委的指导下,以联合国审计组为单位设立临时党支部,并指定党支部书记(通常是审计组长),为审计组搭建临时的领导和管理架构,确保职责任务的有效分解和明确的工作报告关系。

    其次,研究提出共同愿景和实现路径。联合国审计的根本目标是促进世界和平、发展与合作,努力让世界人民生活的更幸福,现实目标是促进联合国更加“公开透明、廉洁高效、强化问责、完善治理”。在探索实现目标的路径中,境外审计司创造性地把审计工作、团队建设和个人发展三者有机结合起来,真正“让信念接地气,让理想看得见”,发挥个人的主观能动性和团队协作精神,通过审计促进联合国加强管理提升绩效,为国家争荣誉;通过审计展示中国审计师专业、文明、高效的风采,为审计团队添光彩,通过审计促进持续学习不断改进,实现个人能力的全面提升。

    再次,加强规范建设明确行为规则。为确保审计执行力,实现工作目标,境外审计司开发制定了联合国审计质量控制、资产采购、财务预算、风险防控等一系列规章制度,有效规范了审计行为,保障了审计质量,防范了审计风险。

    最后,培育和强化对共同愿景和行为规则认同感。例如,境外审计司针对联合国审计的环境和业务特点,提出要“在国际平台创先、与世界同行争优”,鼓励大家树立信心,加强学习,提升能力,创先争优。在审计组出发前,请署机关党委领导给临时党支部授旗,鼓舞士气,振奋精神。在现场审计中,开展丰富多彩的主题党日和学习活动,凝聚人心,激励干劲。审计结束后,组织开展优秀临时党支部评选,交流心得体会,查找不足,明确努力的目标和方向。

    (二)以充分授权为基础的扁平化组织架构,以矩阵式多线程作业管理模式,有效提升团队成员的参与度、责任感和战斗力。传统的管理学理论认为,职权是基于组织中的成员所处的职位而给予其一定资源配置和判断决策的权力,通过有效授权可以压缩管理层级,提高信息传递的速度,提升决策的效率和质量。针对联合国审计现场工作强度高的特点,境外审计司通过扁平化的管理架构,矩阵式多线程作业模式,有效激发团队成员的责任感和主动性,保障工作任务圆满完成,全面提升个人综合能力。

    一方面,通过充分授权构建扁平化管理架构,增强团队成员参与度和责任感,有效提升工作积极性。扁平化不仅导致管理层级的压缩,信息传递速度加快,决策效率提升,也使团队成员的职责范围更加宽泛,每个团队成员掌握更多的信息和资源,拥有更多的自主判断和决策空间,工作参与度和责任感得到明显提升。同时,扁平化下的充分授权也使团队成员的责任更加重大,面对问题时每个人都需要发挥主动性和创造性,不断学习,分析原因,提出对策直至最后解决问题。

    另一方面,通过矩阵式多线程作业管理模式,让团队成员承担多种角色,快速提升综合能力。联合国审计具有急难险重的特点,在不同的工作阶段,不同的任务领域,不同的工作地点,审计团队成员的角色会随任务需要发生变换。每个团队成员需要根据不同的工作场景变换角色,发挥主观能动性,持续学习包括会计审计知识,计算机技术方法,沟通谈判技巧,领导艺术方法等知识技能,在顺利完成工作任务的同时,全面提升个人单兵作战能力。

    (三)充分利用信息化手段搭建立体式信息交换平台、作业管理平台和绩效展示平台,有效提升团队的集体荣誉感。首先,境外审计司会同署计算机中心共同开发了联合国审计专用电子邮件系统和联合国审计网站,搭建移动式信息交换平台。境外审计司通过这一平台,及时传达各项工作部署,通报审计项目进展情况,分享技术方法和经验成果,保障审计人员快速、全面、准确掌握审计署领导的重要指示和审计方向,准确把握审计重点,合理配置审计资源,提高现场工作效率,实现审计目标。

    其次,境外审计司创新审计管理方式,实施基于信息化平台的即时作业管理平台。境外审计司领导,驻纽约的外部审计主任,审计项目负责人、审计组长、主审和复核人员通过这一平台,实现24小时持续在线的工作接力,相关人员可以直接审阅每一份工作底稿,具体指挥到每个人和每个事项,重要业务文书实现切块平行复核,大大提高了工作效率和审计质量。

    最后,联合国审计网站和电子邮件系统还是一个业务绩效展示平台。通过这一平台,境外审计司不断总结宣传联合国审计的工作成效和先进典型,展示广大联审人攻坚克难、奋勇拼搏的优良作风,让广大审计人员充分感受到个人的努力能够展示中国审计的专业形象,促进联合国不断强化问责改进治理,推动世界和平、合作与发展,联合国审计团队的集体荣誉感和团队凝聚力得到显著提升。

    三、着力构建注重实效的“执行力”形成机制,打造一支来之能战、战之能胜的优秀团队

    首先,制定作业规则,确保审计工作有章可循。境外审计司按照国际审计准则,结合联合国审计项目的特点和要求,从计划编制、审计准备、审计实施、审计报告、质量控制等五个方面对审计程序、内容、质量要求进行了规范。作为规范配套体系,境外审计司还先后制定了联合国审计项目档案管理、审计项目编码和审计工作底稿索引号编制等工作规则和办法。实践表明,规范既是教材,为审计人员提供工作指引;规范也是标准,成为衡量业务质量的标尺。这些规范为规范审计行为,确保审计质量发挥了重要作用。

    其次,运用现代管理工具,实现审计作业精细化。针对联合国审计人员少、节奏快、标准高的特点,境外审计司倡导采用“甘特图”等管理工具,编制“项目工作进度控制表”,结合审计人员工作经历和专业背景合理分工,围绕业务规则学习、审前准备,现场审计、审计报告和审计质量检查5个阶段,将每个环节的工作任务细化分解到天,工作责任落实到人,以便及时准确跟踪掌握各阶段主要工作,实时根据工作进度做出必要调整,从而推进审计项目稳步有序实施。

    最后,编制审计手册,实现审计实施标准化。境外审计司还针对每个联合国审计项目的特点,组织开发编制了详细的审计操作手册,涵盖审计工作方案、审前调查问卷,审中底稿取证、审后报告撰写、质量复核检查等5大类近百份文档模板。该手册具有很强的可操作性、指导性和示范性,为审计人员提供明确的现场工作路径图,大幅提升了现场工作效率,有效防范了审计风险。

    四、着力构建持续改进的“创造力”增强机制,营造一种立足本职创先争优的成长氛围

    (一)通过目标管理实现持续改进,促进团队成员个人发展和工作任务完成同步进行。目标管理的概念产生于上世纪70年代,主要通过团队成员共同商定任务分工、工作目标、实现途径,持续跟踪作业进程并施加影响,最后评估工作绩效并确定新的工作目标的螺旋式持续改进过程。在联合国审计项中,通过制定工作目标、明确实现途径、设定绩效标准、跟踪实施进程和定期绩效评估等步骤,确保审计工作任务顺利完成和团队成员个人成长同步推进。

    首先,明确工作目标和责任范围。按照“围绕中心,服务大局”的原则,紧扣各利益攸关方的需求,合理确定审计目标,制定审计策略。在此基础上,根据团队成员的业务背景和性格特点,合理分配工作任务,确定职责范围。

    其次,共同商定绩效标准并确定实现途径。在明确分工和职责范围之后,组织团队成员讨论完成工作任务具体步骤和方法,所需要的时间和资源配置,影响工作目标实现的关键节点,以及衡量节点绩效的标准。

    再次,持续跟踪作业进程并及时干预。在团队成员按照既定工作目标和实现路径开展工作过程中,随时关注实施进程和关键节点的工作绩效,对执行中出现偏差分析原因,并及时施加影响,确保审计工作的执行力。

    最后,开展绩效评估并制定新的工作目标。在审计项目完成后,围绕工作目标完成情况,总结执行过程中成功的做法和经验,分析改进工作、提升绩效机会和潜力,进而提出新一轮的审计工作目标方案。

    (二)通过搭建“一横一纵”的学习框架和头脑风暴式的整合思维模式,发挥团队集体的主动性和创造力。首先,境外审计司领导提出了“一横一纵十个词”的学习框架。“一横”就是对审计发现的每一个问题都要把握“是什么、为什么、怎么样和怎么办”四个环节;“一纵”就是在分析每个环节时,都要从“目标是否明确、战略是否清晰、政策是否完备、准备是否充分、执行是否到位、监督是否有效”等六个步骤出发,找准问题出在哪,责任落给谁,建议如何提。这一框架有效地引导大家从发现的具体问题入手,顺藤摸瓜,找出问题的症结进而提出解决问题的思路,真正实现工作的上层次、提水平。

    其次,境外审计司在工作中广泛采用头脑风暴式的思维整合模式,充分发挥联合国审计人员思维活跃、创造力强的特点,在具体组织实施某一项目过程中,先提出一个概念原型,然后广泛征求意见,鼓励大家群策群力,出谋划策,在多重资源限制条件下找出克服困难,实现目标的最优路径。实践证明,这种方法有效克服了团队成员个人在思考问题时的“信息孤岛”困境,有效提升了决策的科学性和有效性,保障了各项工作任务的顺利圆满实施。

    五、几点启示

    一是着力塑造共同愿景,全面提升团队精气神。任何一项工作任务的完成都依赖团队成员合理分工协作和共同努力。在组织实施审计项目过程中,需要通过共同研究提出团队的共同愿景和实现途径,并充分考虑工作任务实施过程中的团队建设和个人能力提升的需求,真正做到“让信念接地气、让理想看的见”,调动团队成员的积极性,做好分工协作,实现工作目标。

    二是通过管理创新强化团队的使命感、责任感和荣誉感。团队凝聚力是确保项目任务实施的前提和基础。针对目前审计项目“急难险重”的特点,需要通过管理创新,强化团队成员对“追求卓越”的组织文化的认同感,并通过基于充分授权基础上的扁平化管理,多线程的矩阵式作业管理模式,以及基于信息化平台的绩效展示平台,提升团队整体的凝聚力和战斗力。

    三是依托规范化、标准化和精细化的作业模式保障团队的执行力。团队执行力是项目任务实施的的重要保障。针对目前审计项目实施过程中人员少、时间紧、任务重的特点,需要通过系统的规范建设、标准化和精细化的作业管理模式,明确团队成员工作路径图,提升现场工作效率,保证各项任务的顺利实施。

    四是搭建学习框架和整合思维模式,提升团队成员创造力。团队创造力是项目任务实施的加速剂。针对目前审计任务多元化、复杂化的特点,需要通过实施目标管理基础上的持续改进,搭建工作中的逻辑学习框架,改“授人以鱼”为“授人以渔”,以及以原型法为基础的头脑风暴式整合思维方式,全面调动团队成员的创造性,为项目任务顺利实施提供强大动力。(颜涛) 
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