从地方政府性债务审计看大型统一组织审计项目的管理
赵劲松(审计署驻深圳特派办)
【发布时间:2011年09月07日】
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    2011年上半年,审计署组织全国审计机关开展的地方政府性债务审计将审计项目的规模推向了新的高度,对审计项目的组织管理提出越来越大的挑战。认真总结此次审计项目的管理无疑对指导今后大型统一组织审计项目具有重大意义。
    一、地方政府性债务审计项目管理的特点
    1.实行“五统一”原则,为审计项目组织管理明确了方向
    此次审计实行统一组织领导、统一审计工作方案、统一标准口径、统一审计报告和统一对外公布的“五统一”原则。在现代大兵团作战的审计格局下,必须坚持统一指挥和领导,即一个下级只能有一个直接上级,一个下级只能接受一个上级的指令,只有如此,方能保证整个复杂组织体系的顺畅运转。要保证如此大规模的审计项目能够顺利实施,审计执行控制是关键。统一审计工作方案、统一标准口径、统一审计报告和统一对外公布是确保实现统一的审计目标,保证审计合法性与审计质量的重要基础。“五统一”原则作为此次审计的行动纲领,奠定了审计项目管理总的原则,是引领整个审计项目取得成功的基石。
    2.优化组织结构,提高管控能力
    此次审计项目规模大,控制跨度大,涉及组织机构多,要保证审计任务按时、高质量完成,需要合理设计组织结构,满足战略目标。此次审计在全国层面做到了全国一盘棋。在特派办层面做到了全办一盘棋。在地方审计机关层面做到了全省一盘棋。从总体上,做到了任务分配合理,各组成部分权责清晰,避免了职能的重叠或空白。此次审计组织结构的特点是审计主体与审计对象相对应,实现扁平化管理,省、市、县三级政府的债务各有清晰的审计主体与之对应,除了作为司令部的债务审计领导办公室,特派办与地方省厅二级对接,职责明确,遇到个别情况,实时动态调整,有效避免了推诿、扯皮,提高了工作效率。
    3.强化“司令部”功能,提供组织保障
    随着审计规模扩大,组织结构复杂,管理要素增多,信息繁杂且传导渠道众多,要将整个项目紧密结合为一个整体,高效顺畅运转,必须加强司令部的力量。此次专门成立了债务审计领导办公室,由副审计长亲自挂帅,业务司、计算机中心负责人担任副组长,从各司局和特派办抽调大量业务骨干充实力量,并指定专人负责与特派办和地方审计机关的联系,搭建起一个级别高、功能全、力量大、信息链清晰的中枢架构。在实际工作中,债务办工作积极主动,见事早、反应快、效率高,主动搜集、整理、分析、反馈各种信息,很好地发挥了谋划、管理、服务、指挥、协调职能,提高了为领导决策提供参谋、执行上级指示、指导协调下级工作的能力,这是此次债务审计能够顺利高效开展的重要组织保障。
    4.特派办与地方审计机关沟通充分
    此次审计规模庞大,组织节点众多,尤其是要整合“中央军”与“地方军”,增加了管理难度。“中央军”与“地方军”在权力架构、工作模式、机关文化等方面存在一定差异,如果协调不好,将会极大地影响审计工作的进度和质量。在此次审计过程中,各特派办和地方审计机关普遍建立了联系机制,采取联席会议等方式加强沟通协调。特派办与地方审计机关打破本位主义,做到了目标一致、行动一致、信息共享、互相补台,确保了此次工作能够做到整体推进,有序开展。
    5. 整合审计资源,挖掘内部潜力
    此次审计面临的一大挑战是人力资源紧张,而要保证审计目标的实现,必须投入足够的审计力量。为保证审计力量,各级审计机关均采取措施积极整合审计资源,挖掘内部潜力,提高工作效率和效果。虽然在以往的财政大格局审计中,不少特派办也采取多种措施,统筹调配审计人员,但此次审计进一步做到了打破处室界限,全办一盘棋,按审计任务对全办人员重新分工,个别特派办还大胆创新,搭建信息研究组、报表统计组、数据分析组、质量控制组等功能组团,实现扁平化管理,极大地提高了工作效率。
    6.强化工作动态机制,有效实施审计控制
    工作动态是保证审计信息在上下级之间顺畅传导的重要方式,是实施审计控制的重要手段。在每次大型统一组织审计项目中,如财政大格局审计,都会采用工作动态机制,但较以往审计项目的工作动态,此次审计的工作动态具有以下特点。一是数量多、频率高,截至5月20日,地方政府性债务审计已编发了50期工作动态,各地上报的工作动态数量则更多,有时一天就会编发3期工作动态。二是形式多样、内容丰富,既有定期上报和编发的工作动态,也有随时根据突发情况编报的工作动态,内容包括审计工作进展情况、问题解答、领导指示、工作要求、经验交流等。三是信息量大,每期动态都言之有物,指导性、针对性强。各审计项目组正是通过工作动态及时了解和掌握总体工作进度和安排、工作要求和指示,并学习利用先进的工作经验和做法,提高工作效率和质量。审计署债务办也通过工作动态及时了解和掌握各审计项目组的工作进展,部署工作任务,总体把握项目进度。
    7.建立管理平台,充分利用现代信息技术,实现审计信息及时有效传递
    在此次审计中,审计署计算机中心开发了审计管理平台,初步实现了重要信息的共享以及审计进度的实时动态监控。另外,审计人员充分利用OA腾讯通功能,及时传递各种信息,不仅提高了信息传导的安全性,更提高了信息传导的质量和速度。审计管理平台和OA腾讯通结合起来,初步搭建起审计项目管理的“信息高度公路”,使整个审计项目的运转得到提速,为此次审计能够快速有序推进提供了保障。
    二、如何加强大型统一组织审计项目的管理
    1.继续坚持“五统一”原则,加强审计控制管理
    在此次审计过程中形成的好的做法应当继续坚持,并丰富完善。在加强审计控制管理方面,应继续坚持以下做法。一是继续坚持“五统一”原则,这是做好大型统一组织审计项目的重要原则。二是继续坚持建立强有力的“司令部”,增加工作的主动性和创造性,增强统帅、驾驭全局的能力。三是继续加强工作动态机制,坚持定期动态与不定期动态相结合,不仅反映工作进展情况,还要随时解答工作中遇到的问题,并加强经验交流,形式可不拘一格,关键是要解决问题。
    2.加强审计管理创新
    面对变化着的审计组织环境,我们应当以创新的心态管理变革,在认真总结已有经验、仔细梳理关键环节的基础上,勇于打破现有组织模式,尤其是现有行政模式,对审计项目各要素进行重新组合,创造出新的资源整合模式,更有效地实现审计目标。在此次审计中,审计人员进行了许多创新,极大地提高了工作效率和效果。但我们也应当看到,有些创新还可以继续完善,尤其是对整合内部资源、重组组织结构方面的创新还可以继续推进。审计人员还应善于借鉴和运用管理科学的最新成果,紧盯审计实践的最新发展,研究新方法,解决新问题。
    3.提高审计人员的综合素质
    这里的综合素质又分为二个层次,对于一般审计人员,除了具备较强的专业技能外,还应提高学习能力、沟通能力以及团队合作能力。新时期的审计人员应持开放的心态,主动向其他业务领域学习,自觉将个体融入整个团队中。对于审计管理人员,则应提高沟通协调能力、管理能力以及处理复杂问题的能力。审计项目组长、副组长不能再按传统套路思考问题,而应增加工作的主动性和创造性。要维持整个项目组的顺畅高效运转,组长、副组长应当主动与审计组内部和外部各个要素加强沟通联系,主动搜集各种信息,经过分析、判断,及时反馈给有关角色。我们很多处级干部均是业务干部出身,精通业务,但管理知识和技能有所欠缺,在大型审计项目环境下,审计管理人员不能再停留在“小作坊”式的管理方式中,要认真学习管理学的知识和研究成果,从中汲取营养,主动运用到审计管理实践中,不断提高指挥领导复杂组织系统协同作战的能力。
    4.加强审计资源管理
    从管理学的角度,解决资源稀缺的问题有两种途径:一是整合内部资源,降低成本,提高工作效率;二是协调组织内部资源及内部资源与外部资源的契合度,以获取更多的资源。在此次审计中,各级审计机关均加大审计资源整合力度,大力挖掘内部潜力,确保投入足够的审计力量。但从长期看,解决大型审计项目人力资源紧张的问题,既要探索整合内部资源,还应考虑适当引入社会审计及内部审计力量,当然要注意加强对社会审计的执业道德和业务质量进行控制,避免影响审计质量和廉政建设。
    5.加强审计信息管理
    大型审计项目的边界扩大,组织内部和外部环境更加复杂,信息流通和交换也更加复杂,只有加强信息管理,才能将审计项目各组织紧密地联为一个整体,实现共同的审计目标。此次审计之所以能取得整体有序推动,审计信息高效、顺畅的流通和交换发挥了重要作用。在现代管理环境下,基于电子信息技术、通讯技术的审计信息系统建设是适应大型审计项目管理的必然选择。在此次审计中开发应用的基于OA系统的审计管理平台是建立审计信息系统的有益尝试。由审计管理平台、OA腾讯通组成的立体化审计信息管理体系将是今后大型审计项目管理的重要载体。但我们也应当看到,审计管理平台刚刚搭建,在此次审计中,许多功能还未发挥作用,OA腾讯通也有许多功能需要完善。然而,毕竟我们已经迈出了实质性步伐,只要我们不断丰富完善这一审计信息管理体系,必将会推动大型审计项目管理向前发展。
    6.培育新型审计文化
    面对新的管理环境,审计文化的内涵应当不断丰富完善。创新、合作、分享、宽容应成为新时期大型审计项目环境下审计文化新的内涵。审计管理创新不仅需要创新主体具有明确的目标、坚定的意志和创新的能力,还需要一个理解创新、重视创新、鼓励创新的氛围。此外,对于新奇的想法以及实践中遇到的困难和失败要有一个包容的环境。普通审计人员和审计管理人员应当以合作的心态管理各种关系,增强团队意识,对于审计项目实施过程中出现的各类信息乐于和善于与团队分享,防止出现信息孤岛,只有如此,方能营造一个团结高效、开拓进取的审计项目团队。(赵劲松)
    
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