众所周知，办公室承担着全局审计调研、文秘、宣传、计划、信息、后勤等大量“综合性”工作，是制约全局机关健康运转的“中枢神经”，起着“牵一发而动全身”的重要作用，办公室工作千头万绪、纷繁复杂、事无巨细，既是“忙家”、“杂家”，又是“管家”，所以不少同行们都感叹“办公室工作不好干”。办公室工作应该抓什么？怎么抓？才能抓出成效？笔者在办公室主任岗位上经过多年实践体会到，要想当好办公室主任这个角色实属不易，还是应该多讲一些“套路”。 
    一、 突出“三大职能”抓全面，推进全室工作齐头并进。
    围绕职能作文章，围绕职能抓工作，是推进办公室各项工作有序开展，齐头并进的重要方法，可以有效避免“工作一头重、一头轻”发展不均衡现象。
    一是充分发挥参谋职能，为领导正确决策当好“助手”。为领导当好参谋，为领导决策提供支持是办公室工作的首要职能，“国之废兴，在于政事；政事得失，由乎辅佐”，这个辅佐体现在一个单位，其实指的就是办公室。近些年，随着国家经济、政治体制改革的深入发展，审计环境不断调整变化所带来的新问题、新难题，为领导正确决策提出了更高的要求，为了能尽快适应审计决策的需要，充分发挥领导耳目作用，我们主要从加强审计调研力度入手。一方面采取“超前调研”的方法，广泛搜集、整理、研究当代审计的发展趋势、特点，形成高质量的可行性研究报告，为领导决策提供“智力支持”。比如，我们在调研基础上形成的题为《试论财政支出效益审计评价方法》和《入世后金融审计业务中新的亮点》两篇论文，因为定位准确、分析透彻，引起了局领导的高度重视；另一方面是采取“命题调研”的形式，根据全局当前推进的各项工作遇到的热难点问题有针对性展开研究，为领导决策提供直接依据。两年前，新任局长上任后，发现市局和县区局以及县区局之间工作缺少交流，各自为政，导致全市审计工作发展不均衡，我们带着这个问题，经过近两个星期的调查研究，起草了一篇题为《徐州审计应建立上下联运机制推进审计工作发展》的调查报告，很快就被局领导采用；再次是采取“事后调研”的办法，对当前全局正在实施的各项举措或已完成的各项工作进行事后论证，查找全局执行工作和措施的各种问题，为领导修正决策提供直接证据。前年，为提高审计质量，全局在全市审计机关开展了一次“审计质量推进年活动”，事后经过调查，我们发现，由于在活动中缺少审计质量统一的具体标准和细则，不少县区组织不力，效果不明显，为此，我们通过调研，积极向局党组建议，促成全局在去年又开展了一次“审计质量提高年”活动，此次活动由于准备充分、方案详尽，很快在全市得到落实，取得了明显成效。
    二是充分发挥服务职能，为全局工作提供“帮手”。服务是办公室工作的主要职能，为领导搞好服务、为各处室搞好服务、为一线审计人员搞好服务是办公室工作的立身之本。几年来，我们办公室紧紧围绕领导决策，本着“贴近领导服务，贴近处室服务，贴近项目服务”的宗旨，竭尽全力、想方设法全方位搞好机关的服务管理和保障，促进机关的高速高效运转。首先是高度重视办文工作。一方面是提高文字质量。为了能正确反映领导的决策意图，我们一直重视对领导讲话、意见、报告、通知等各类文件文稿的起草工作，几年间，我们先后起草各类文稿 1000多份，其中，“村官审计”的专题汇报稿，因为对我局开展的“村官审计”经验进行了深入的挖掘、整理和总结，得到了署厅的高度评价，并把徐州的“村官审计”经验命名为“徐州模式”。在全省审计工作论坛会上，由办公室起草的题为“统领审计工作的艺术感吾”交流文章，因立意高，观点新颖在全省十三个地级市中拨得头筹，办公室过硬的文字水平为领导决策提供了有力支持；另一方面是提高办文效率。为了能保持政令畅通，我们在全局推行“0A”无纸化办公系统，是全市机关唯一一家真正全面实施的单位。“0A”系统的应用，既保证了领导决策的快速执行，又让领导能及时掌控各处室的工作情况，提高了办文效率；另外是加强了督办管理。我们围绕局领导批示、局办公会各项决议、工作部署、上级督办事项等重大工作，加强文件的督办力度，及时了解工作的进度，限时办结，做到督必办、办必果，一丝不苟抓好落实。我们还为此制定了“政务办理快速通道”制，更为详尽的将审计报告、通知、意见等各类文稿，从拟稿、校对、复核、签发等各个环节，按照轻重缓急规定了明确的办理时限、标准和要求，并坚持在提高办文速度的基础上保持文稿的质量，在全省多年例行的年度考核中，我局的办文水平一直位居全省前列。其次是高度重视机关日常服务。一方面是为各处室提供“文秘支持”。办公室充分发挥文字水平较强的优势，采取上门服务、会议研究等形式，与处室人员共同研究各类审计项目文书的写法，阐述重点等，从源头上把握审计报告的质量，同时在文字复核上严格把关，针对复核中存在的格式不规范、表述不当等问题即时指出并提出修忙建议。另一方面是为各处室搞好后勤保障。从文件的印制、分发、存档、查找等到出行安排公务用车、办公用品的分发等每一件具体事务和每一个工作环节都尽可能想全做细，全力为各处室的公务提供得力保障，当好帮手。
    三是充分发挥管理职能，为机关运转提供“推手”。协助领导加强机关内部的日常管理，保持机关工作的正常运转，也是办公室工作的一项重要职能。我们着重从以下几个方面入手，首先是加强审计计划管理。为了能提高审计工作针对性和有效性，我们从编制科学的审计计划入手，在参照上年工作内容、效果、进度的基础上，在上年未就制订下发来年的审计项目计划上报指导意见，要求各处室要早筹划、早调研、早确定，为来年制订科学的审计计划方案打下坚实基础；在审计项目实施过程中，我们坚持全程督办，并制订出台了《审计项目限时办结制》，以此来促进各审计小组的审计效率；其次是加强审计质量管控。我们导入了“审计质量多节点管控”理念，制订出台《审计质量管理办法》，纵向上以审计项目为主线对从审前调查到审计结果运用等一系列审计行为进行动态管控。横向上把人才队伍建设、机关效能建设等各项能宏观上影响审计质量的工作纳入审计质量管控体系，使全局的审计质量建设产生了质的飞跃。再次是加强后勤事务管理。根据局党组要求，我们制订了《八小时工作管控制度》和《请消假制度》，对工作人员请假、外出以及工作时间“十不准”等问题做出了明确规定，并负责监督考核；为了提高公务用车的使用效率，我们制订出台《车辆管理使用办法》，对局领导和各处室公务用车的时机、申请程序等也作了详尽的规定。另外，我们在接待工作、卫生、财务管理等方面通过制订一些硬性规定，有效规范了全局的后勤管理行为，为全局各项事务性工作提供了有力保障。
    二、立足“三大创新”带整体，推进全室工作快速提升
    在工作实践中我们越来越体会到，随着审计任务的不断拓展和更新，办公室工作如果仅仅停留在“按部就班”的层面上是远远不够的，而应顺应时势发展的需要，不断植入新思想、新理念，大胆创新，勇于开拓，促进办公室各项工作向更高层面上发展。
    一是要立足于创新工作思路。“审计风暴”之后，从政府部门到平民百姓对审计工作关注度大为提升，推动审计工作突飞猛进，但各地审计工作发展到今天，也相继出现了许多“瓶颈”问题，各级审计机关都在思考着同样一个问题，审计机关应如何实现传统审计到现代审计的根本转变？应如何开展工作才能有所突破？徐州审计也不例外，办公室作为全局的“首脑机关”，面对审计工作发展的新任务、新要求，给局党组适时提出，只有立足创新，从工作思路上寻突破，才能解决各种难题，具体的讲，一方面我们提出要有超前性的工作思路。分析思考问题要站在审计工作的前沿，提出决策建议要想在领导的前面。比如，几年前，在我们还不知道审计信息化为何物的时候，当原审计长李金华在多次讲话中提到审计信息化的重要性时，就敏感的认识到，审计信息化建设可能将会成为今后几年审计机关的“重头戏”在全国展开，我们及时将这个信息向局领导进行了汇报，并到各个县区进行了一次调研，拟定了 《当前我局信息化建设发展基础和现状》的报告，引起了局领导的高度重视，当场批示要求市局和各县区机关要做好推进信息化建设的各项准备工作，这个预言后来证实是完全正确的。另一方面我们提出要有超常性的工作思路。要打破惯性思维模势，超常规的分析思考问题。两年前，我们发现，尽管徐州审计早已认识到信息化建设的重要性，但由于受资金不足、人才缺乏等方面的制约，信息化工作早已被苏南城市远远抛在后头，为此，我们向局党组进言，这项工作不能再步步为营去抓了，而应打破常规，在一定时间内集中人力物力财力超常规去抓，才能有机会赶超其它城市，局领导即时采纳了我们的建议，并要求由办公室和计算机处牵头抓紧部署，在超常思路的影响下，短短两年，全局的信息化建设就实现了跨越式发展，一举赶超了大部分兄弟城市。再次，我们还提出要有延续性的工作思路。就是抓工作不能出现“一回热，一回冷”的现象。前年一年，经过全局努力，“村官审计”发展迅速，积累了丰富的经验，摸索出了一套较为成熟的路子，在被署命名为“徐州”模式之后，我们又及时向局党组提出，“村官审计”工作还应沿着这个路子继续下大力抓好，这个建议也被局里很好的采纳，并向各县区提出““村官审计”工作虽不再作一项超常工作来抓，但应纳入各单位正常工作长期抓好落实”的工作指示。
    二是要立足于创新工作方法。抓任何工作都要讲究规律、讲究方法，抓办公室工作也不例外，只是与机关各业务处室相比，因其“没有规律就是规律”的特点而更应讲究方法和策略。一方面是要站在全局抓工作，做到“三个围绕”。即：要做到围绕大局“谋策”、围绕大局“干活”、围绕大局“求进”，这个大局就是全市审计工作，就是全局的全面建设。办公室要善于根据这个大局主动开展工作，不能让全局这个“牛鼻子”牵着走，而应拉着全局这个“牛鼻子”走，大到为局领导出谋划策、制订全局发展规划，小到收收发发，跑跑脚等一些具体事，都要站在维护全局工作的高度进行展开，多年前，办公室就曾经因为一篇“忧信息”，由于编辑信息的负责人未认真的再核对一下，无非就是少打了一个电话，结果造成“信息失实”挨了上级部门的批评，造成了全局工作的被动。所以，这些年，我们牢固树立“办公室无小事”办事习惯，一件事、一份文件、一张纸、一个字都要做到周密细致的处理，杜绝任何有损全局工作的差错发生。另一方面是要做到把握重点抓工作，做到“三个靠拢。即：要做到向全局当前工作靠拢、向领导关注工作靠拢、向审计项目靠拢。办公室工作虽然事无巨细，但也还是有重点可寻，要善于抓住这些重点，以点带面促工作。比如，我们紧密靠拢全局在近几年一直长抓不懈的信息化建设，在某一年重点突出抓的绩效审计项目，在某一段时期重点抓的机关作风效能建设等活动，开动办公室所有“机器”，从文秘、宣传、后勤等方面全力支撑和保障，极大提高了工作针对性和有效性，达到了事半功倍的效果，为全局工作做出了巨大贡献。
    三是要立足于创新工作机制。办公室具有工作量大而繁杂的特点，所有必须要有一套有效的工作机制来将各种审计资源合理运用。我们的做法是：首先要构建科学实用的网络化办公制度，做到“有章可讯”。一方面更新旧制度，让老办法新用。我们通过采取“盘底”的方法，将近十年来先后出台的局各项规章制度进行认真梳理，在充分论证的基础上，将一些由于时势变迁，已经不能执行，或不完全能执行的制度进行重新修订，形成新制度；一方面是创设制度，让新办法管用。最近几年，我们找准办公室各项工作制度的空白点，相继出台《徐州市公布审计结果试行办法》、《审计执法过错责任追究制度》《徐州市审计局关于规范<审计报告>文书格式的通知》10余项制度，力求形成完整的办公室网络化制度体系，真正实现各项工作有章可讯，有法可依。其次是有效发挥制度运行机制，做到“有章必依”。在办公室工作制度已相对完整成熟的基础上，我们提出“依靠制度建室、依靠制度办事”的工作宗旨，要求办公室任何工作都要严格按照“规矩”办理。这项措施推行至今，成效明显，既有效解决了以往工作人员存在的“规章制度搞不清，大事小事都请示”的老毛病，为领导省下大量的工作时间和精力，又提高了工作人员的制度意识，大大提升办公室的运转效率。再次是合理推进工作人员轮岗循环体系，做到“伸缩自如”。办公室小工种比较多，基本上是“一人一个岗，一人管一摊”，工作的过细分工容易造成“工作分工又分家”的不良局面，为避免这个问题，这几年，我们对负责文字、宣传、复核，档案、后勤等工种的人员采取定期轮岗的办法，安排工作人员每半年交叉换岗一次，让每位工作人员都能熟练掌握办公室的各项工作，这样，既保证办公室因有人员培训、请假等原因缺位的情况下，所承担的工作能有人“补台”，又能帮助工作人员丰富工作经验和能力。
    三、把握“三大标准”促队伍，推动全室人才建设上台阶
    办公室工作时效强、任务重、标准高，没有一支能吃苦、讲奉献的高素质人才队伍很难正常开展工作。这些年，我们坚持“思想上要‘红’、业务上要‘精’、作风上要‘实’”三大标准来提高人员的综合素质，着力打造一支思想扎实、素质全面、作风过硬、团结上进的办公室人才队伍，来确保各项工作的顺利完成。
    一是依托教育培训，为工作人员勤“充电”。在知识日新月异的今天，为能胜任本职工作的要求，我们始终把抓好人员的思想，业务，作风等综合素质放在重中之重来抓，坚持做到“三个结合”。一方面是坚持思想教育与业务素质教育相结合。采取“走出去请进来”的办法，几年来，我们先后邀请了十几位省市党校的教授、市人大代表和审计实务、计算机方面的专家学者来局里讲课，提高人员的思想政治素质和业务水平。同时，我们还积极选派人员参加上级各部门组织的各类培训。办公室虽然不是业务处室，局里在通过计算机中级培训方面也没有硬性要求，但我们主动请缨，先后选派6名同志参加署厅组织的培训，并且全部一次性通过了考试。一方面是坚持集中培训与岗位自学相结合，我们在组织人员积极参加局里组织的各项学习活动的同时，要求办公室人员要立足自学，全面丰富自身的文化素质，提高理论文化修养。这几年，办公室共有3名同志研究生毕业，7名同志分别拿到高级审计师、会计师、经济师等职称，连续五年被评为机关学习型先进处室。再次是坚持书本学习与工作实践相结合。为了提高办公室人员文字水平，我们采取“逼”、“扶”结合的办法，在全室长期开展“每月一书二稿”活动，要求工作人员每月至少看一本书，至少写两篇信息。逼着大家提高阅读量和写作量；在全室开展“师傅带徒弟”活动，让文字功底较强的与文字功底较差的结成共建“对子”，互帮互学，共同提高；另外，我们还成立写作研究小组，对一些重要文稿，在写前先组织写作人员上会进行集中讨论研究，理出写作思路和提纲，再由一人主笔完稿，大大促进全室的写作水平。
    二是依托开展各项活动，为工作人员勤“催能”。为进一步催化工作人员的内在素质和潜能，我们正确引导工作人员积极参加局里组织的各项教育活动来催化各种品质、素质的完善。一方面是积极选派人员参加上级部门和局里组织的智力知识竞赛、辩论会、扶贫帮困、捐资助教等活动，让工作人员参加社会实践，亲身体验，在活动中接受教育，接受心灵的洗礼，树立正确的人生观，世界观和价值观。同时，还安排工作人员每年下到各县区深入审计一线进行“采风”，广泛开展审计调研活动，全面丰富审计实践知识，避免“闭门造车”。另一方面是积极开展弘扬典型宣传活动。这几年，我们局相继推出了“五最”，做为典型单位和个人，尤其是做为“最感动的人”推出的典型郭兴强同志，尽管年龄偏大，基础偏差，但他那种不服老、不服弱、不服输的“老郭精神”对工作人员的触动很大，我们要求，办公室工作人员做为局领导身边的人，要带头向典型学习，喊出“向典型学、向我学”口号，有力推动全室工作人员勇于吃苦，甘于奉献的优良品质和精神风貌。
    三是加大人才引入力度，为人才队伍勤“补血”。这几年，为了改善全室人员队伍结构，我们在局党组的支持下，按照“老中青结合、各专业兼顾”的原则，有计划的对全室工作人员进行调整，加大了人才的引进力度。一方面是采取公开选拨的办法从地方招收了2名既懂专业，又具备厚实文字功底的大学生充实到办公室。另一方面是将全局各处室和县区机关选调能胜任办公室各项工作的人员有计划地选调进来，使办公室的人员结构大为改观，工作能力得到大幅度提升，为办公室更好的开展工作提供了有力的人才保障。（王锐英  涂永泉）

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