浅谈使用数据库采集转换财务数据的两个小窍门
张晓斐(山东省寿光市审计局)
【发布时间:2011年05月06日】
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    相信大多数的审计人员都会使用数据库采集转换财务数据这一方法,只需找出三张表(余额表、科目表和凭证表),然后对这三张表分别进行导入就可以了。但是,笔者通过前一段时间对多个单位的电子财务数据进行数据库采集转换时,发现在转换细节上有两个不容忽视的问题:
    一是在对科目表进行转换时,最后一步要选择上“导入科目借贷方向”。我们大部分同志在对科目表进行导入转换时,一般会将这个步骤略过,认为这项可有可无,不选上对转换后的总账、明细账、记账凭证等无大影响。其实不然,如果省略“导入科目借贷方向”这一步骤,其一:账表重建后的科目余额表中的贷方科目期初余额会出现反方向负数,例如:应付账款期初余额为-200000元,余额方向为借,这样虽然试算平衡但是书写不规范;其二:资产类的备抵科目的余额方向会全部是借方,这显然是不对的。需要我们在将三张表导入完成后、账表重建之前对所有备抵科目的余额方向进行手动调整,这不仅增加了审计人员的工作量,如果被审计单位的会计科目有多级明细科目,在进行手动修改时是很容易发生遗漏的,那么转换后的数据就不准确了。
    二是对凭证表进行转换时,最后一步不要选择上“不导入重复记录”。众所周知,在导入凭证表时,需要的字段有:科目编码、凭证日期、摘要、凭证号、借贷方发生额。虽然在凭证表数据库中每一条记录是唯一的,但是只有这几个字段组成的记录并不一定是唯一的,也就是说同一张凭证上有可能发生几笔金额、摘要、科目等完全相同的业务。如果我们选择上“不导入重复记录”,那么就会导致一部分数据丢失,这样转换后的账表是不全面的。所以,我们在导入凭证表时,一定要将原始的凭证表与纸质账、凭证进行对比,看一下凭证表中同一凭证日期、同一凭证号中是否有重复项,如果有,对照纸质凭证看是否是真实有效信息,然后再做出选择。(张晓斐)
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