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浅谈基层审计机关档案综合管理
王美良(湖北省罗田县审计局)
 
【时间:2011年05月05日】 字号: 【大】 【中】 【小】
    
    随着审计事业的不断发展,审计档案作为一项宝贵的财富,已不再是简单的资料收集与保管,它已经成为推动审计事业前进的一项基础性工作。当前,基层审计档案综合管理如何与时俱进,怎样突破传统的思维和工作模式,进而增强档案信息资源的开发与利用工作的前瞻性,是基层审计机关必须面对和解决的问题。
    一、基层审计机关传统档案管理的现状
    档案,是指处理完毕并经过整理存档以备查用的各种文件和资料。档案既是一个庞大的信息库,也是一种原生的信息资源,由各种信息零散地储存在众多的单堆档案中。审计档案的形式多种多样,主要有文书、技术资料以及审计业务档案等形式。文书档案包括文件材料、手稿、电报、书信、会议记录等一切书面材料,以及录音、录像、影片、唱片、照片、画片等形象化记录材料;技术档案主要是技术设计的图纸、数据、工艺流程、技术原理、设计方案和报告、技术说明书以及操作方法等。它们具有鲜明的科学性和服务性的特点;审计业务档案是指审计机关在审计工作中形成的与审计执法有关的和涉及被审计单位的各种有利用和保存价值的文件、凭证、报表、账册、文书、案卷、资料等不同形式或载体的历史记录。
    长期以来,档案工作并未被许多基层审计机关重视,主要表现在以下四个方面:
    ㈠对档案工作主观认识不够。个别基层审计机关领导对档案和档案信息化建设工作认识不到位,在软硬件配置和档案人员的配备上未做长期考虑,有的单位档案员兼职过多,精力分散,不但档案知识掌握得不够好,而且计算机专业知识也知之甚少。档案工作人员工作相对被动,缺乏对档案及档案管理相关知识的了解,不积极主动地更新知识,对档案管理软件在认识性、操作规范性和应用上也很不到位,具体运行起来更是困难重重,使档案管理软件在其工作中不仅没有减轻他们的劳动强度,反而成为他们工作的负担。档案管理已经实现升级的个别单位,在保持荣誉和发扬成绩方面止步不前,满足现状,缺少与当地档案管理部门沟通和交流的主动性、积极性。
    ㈡对档案和档案价值概念模糊,在具体操作过程中易造成不必要浪费。在档案及档案价值的理解和把握上趋于数量化、片面化,单纯地认为档案装订和归档应该多多益善,缺少对档案综合管理、利用的现实性与统一性相结合的高效能考虑,尤其是在档案价值的鉴定上表现为概念模糊,操作混乱。比如,有些基层审计人员为了应付归档任务,将大量的不必要的被审计单位资料复印后进行装订、归档,造成了人财力的大量浪费。
    ㈢档案结构单一,管理责任不明,重点不够突出,不利于档案综合分析和利用。许多基层审计机关档案室基本上是机关文书档案,反映审计业务工作实际的审计业务档案资料在质量、规模上有所欠缺。从总体上来说,现存的审计业务档案还不够完整,在一定程度上难以实现档案利用者的多种需求。另外,对反映审计业务工作实际的各种录音、录像、照片等形象化记录材料和技术档案保管上相关工作也有所欠缺,未形成统一和规范标准,个别基层审计机关还停留在只是简单、散乱的封存状态。对于审计业务档案最终的归集和审定多环节、多部门职能交叉、责任不明、设置不科学也是影响档案综合分析和利用的重要因素,有的临时设在办公室,有的暂设在法规审理机构,甚至有的还存放在业务部门。
    ㈣档案管理手段滞后,很难达到档案利用的最佳效果。随着信息化技术的飞速发展,电子缩微技术的新型模式档案的大量出现,给传统的档案管理模式提出了严峻考验。一是在管理模式上,由于缺乏对档案资料及相关数据的综合分析、指导和应用,所以从总体上看,档案工作自觉地依靠高科技的机制还尚未健全,也导致了档案利用效果难以最大限度地服务于审计工作实际。因此,传统意义上的档案管理模式与信息社会化要求存在较大差距,利用计算机对信息资源进行智能检索、分析和处理等技术革新和普及工作亟待加强,如电子公文和电子信息如何高效、规范地收集、归档,尚需进一步探讨。二是在管理手段上,有些人还简单地认为档案管理现代化就是计算机管理档案,只要摆设了计算机,档案管理现代化就实现了。这种肤浅的认识,不仅妨碍了档案人员对现代化理论和技术的钻研与应用,还表现在机关设备虽然更新了,但档案人员在具体工作中还是采用过去的工作方法,不能积极主动地适应现代管理方式,不思创新,遇到困难时,不是束手无策,就是做表面文章,结果把管理现代化搞成了表面化、庸俗化,严重影响了真正实现档案现代化、信息化的建设步伐。
    二、对基层审计机关档案管理走向现代化、信息化的建议
    审计机关逐步实现档案现代化、信息化也是推进依法治审、加强审计管理的内在要求和必然趋势。审计档案信息化是指运用先进的电子信息技术手段,获取、处理、传输和应用审计档案信息资源,提高审计档案管理的实际效率和利用效益,开发、透析审计实务档案信息资源,为审计工作提供更快捷、更准确、更翔实、更丰富、更有价值的利用服务,充分实现审计档案信息资源的系统共享。审计档案管理现代化是一个完整的系统,包括现代化的档案管理方式、管理理念、现代化的设备和复合型、高素质的管理人才及相关的社会环境等。因此,笔者认为,审计机关要实现对档案管理的现代化、信息化应主要做好以下几方面工作:
    ㈠ 思想上高度重视,增强对档案工作的主观能动意识。
    站在世纪前沿,我们都应深刻意识到,在知识经济时代,知识已成为经济和社会最重要的“资本”,成为各生产要素中起决定性作用的核心元素。档案作为知识的重要载体,在知识经济中无疑将发挥越来越重大的作用。因此,在当前基层审计机关要想将现代管理理念与审计工作实际相结合,把档案这项基础性工作逐渐提升到重要的工作日程上来无疑是非常必要和必须的。
    首先,基层审计机关应高度重视,尤其是基层审计领导要层层负责,层层抓落实,防止工作流于形式。要把好关,负好责,促宣传,增强全员参与档案工作的主观能动意识。档案工作在一定程度上可以促使各部门间的职能作用得以充分发挥,因此,密切部门协调,为档案工作的蓬勃发展拓宽更加通畅的客观环境也是不容忽视的。还要成立以局长为组长的工作考评小组,组织人员到各业务部门指导资料的收集、整理,对档案管理保证专人、专库、专款专用。
    其次,规范档案工作程序,完善管理制度。加大对档案工作的目标考核力度,制定出符合本单位工作实际的档案管理措施、标准,在规定时间内对各部门进行严格考评,把工作任务责任量化、细化,分别交予相关领导和直接责任人。对于审计业务档案,可采取交叉检查、清理的办法,对不符合要求的补办档案资料,对合格的档案资料交专人、专室整理归档。对于永久保存的档案在有条件的情况下可统一送印刷厂装订,保证档案美观,便于长期保管。
    ㈡提升档案质量,增强价值意识。
    所有档案都有价值,但不能保存所有档案。因此,我们应该借用专家们提出的关于档案保存的“洋葱理论”,把无价值的档案称为“洋葱皮”,而需要保存的档案称为“洋葱心”,即按照档案类别来确定其保存价值,对重复、无保存价值的资料按档案管理的有关规定进行清理、销毁,对有参考选用价值的档案文件进行收集、登记、归档,充分实现档案资源的保值增值。
    根据国家档案局信息化建设精神和上级审计机关制定的档案信息化建设目标,基层审计机关关于档案室的信息资源建设质量、档案网络建设的标准也应加大工作力度,就电子公文如何实现保值增值方面,应按照国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》要求,制定出符合本单位工作实际的电子文件归档管理办法,避免政出多门、责任不清现象发生。此外,加强与档案管理部门的沟通和交流,发现问题及时处理,确保档案和档案室信息化建设的基础性工作真正落实到位,也是有效保证电子档案充分实现保值增值的有效途径。
    ㈢确保充分实现档案综合分析和利用职能,增强服务意识。
    坚持与时俱进,增强对档案工作的服务意识,其中包括两层含义,即:加强审计机关和审计人员参与档案工作的服务意识;充分发挥档案综合分析职能对审计工作的服务作用。
    一是要加大对档案工作的投入力度、宣教力度、奖惩力度是体现服务意识的有效途径之一。硬件设施投入方面,建好、维护好档案室是保证档案工作顺利开展的基础性工程,要有效保障档案室及相关设备建设的专款专用,严格执行库房安全防范措施,尤其要使档案库房的温湿度等指标达到国家要求的标准,保证档案保存的质量。在抓好人员服务上,应着重强调对档案工作人员和其他工作人员的岗位责任意识、目标管理意识和奖勤罚懒原则,提高对档案工作的认知性、紧迫性和时代性,使档案人员最大范围地为档案工作站好岗、执好责,继而使档案工作最大限度地为审计中心工作铺好路、服好务。
    二是要按照档案工作的规律和程序,指导、协调好文书部门、业务部门的各种档案的立卷和归档工作。严格执行审计署制定的《审计机关审计档案工作规定》、《国家审计准则》,对档案进行集中统一管理。注重维护档案的完整与安全,必须抓好档案的收集、整理、保存、鉴定,统计、移交和利用等七个环节,尤其是要抓好审计业务档案的收集、整理、归档,这样才有利于进一步抓好利用档案的环节,使其他环节又服从和服务于利用这一环节。
     ㈣优化配置,加强档案人才队伍建设,增强信息意识。
    优化人员结构,合理配置,是实现档案人才队伍建设的首要因素。科技以人为本。21世纪的竞争,归根到底是人才的竞争,任何一项事业的持续发展,都离不开人才,档案工作也不能例外。但由于种种原因,许多基层审计机关对档案工作的投入较小,尤其是偏远地区熟悉审计业务、档案和计算机知识人员又极为短缺,在这种形势下,档案人才问题就显得更加突出。因此,基层审计机关要建立一支有较高政治品质、良好职业道德、渊博学科知识、具有高科技能力的档案干部队伍,任务还十分艰巨。
    首先,加强教育培训力度,是推进档案队伍建设的重要手段。一方面,要以现代化的技术要求为标准,结合本单位实际情况,针对档案工作者的不同层次、不同岗位,有步骤、有计划地对档案人员进行继续教育。另一方面,要从工作岗位和个人基础条件出发,突出重点,尽快解决档案人员的知识结构老化问题,不断进行知识更新,提高档案人员对相关学科如经济、管理、科技等知识的扩展能力。还要要求档案人员不仅掌握计算机数据库的管理技术,还要熟悉档案室情况,及时跟踪、了解档案业务最新领域及其发展情况,使档案人员视野开阔、技术全面,整体素质显著提高,逐步适应档案管理现代化和信息化的需要。
    其次,作为档案工作者本身,要不断进行自我加压和充电。要在综合素养上下功夫,即具有能够敏锐地发现信息、确定何时需要信息、需要什么信息与检索、评价和有效利用信息的能力及修养,增强信息意识,使自己不但要成为本行业的“专家”,还要努力成为了解审计行政管理、审计行政执法及各行各业等相关知识的“杂家”。因此,除专业知识和计算机知识外,还应重点充实信息学、传播学、图书馆学、行政管理学、经济学、法学等相关知识,不断增加知识储备。
    管好档案,是为了用好档案。在瞬息万变的市场经济条件下,审计机关要充分实现其职能,只有察往才能知来,才有可能在遇到问题时做出正确决策,从这一意义上说,管好档案、用好档案,直接影响到审计机关的整套管理模式和理念。因此,让档案工作尽力为依法治审和审计信息化建设服务,是基层审计机关必须坚决贯彻的档案工作方针,也是管理好本机关所形成的一切档案,以适应改革开放、社会主义现代化建设日益发展的需要。(王美良)
    
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