浅议AO系统导入公文式数据的偿试
韩燕（重庆市长寿区审计局）
现场实施审计系统（简称AO系统）转换的电子数据包括财务数据和业务数据，这些数据都具有一定的勾稽关系或逻辑关系，其最大的特点就是可以同其它的数据表进行综合查询和运算。然而AO系统导入的word公文式数据仅能作资料归集，不能同其它的数据表进行综合查询和运算。该文所称word公文式数据是指以word文字叙述为主的数据，其文件格式后缀名为.doc，不是表格模式。如果要把word公文式数据转换成业务数据(如.xls),再导入AO系统同其它数据表进行综合查询和运算，方法有很多种。下面介绍一种比较简捷实用的方法，采取以下四个步骤就能够得到满意的答案。现通过实例进行详细操作与审计同仁分享。
一、随意摘取一段Word公文式数据
新建一个Word文件，然后，随意摘取一段Word公文式电子数据。如：实现收入总额91466836.77元,其中：财政补助收入84853307元,拨入专款6559746元,其他收入53783.77元；支出总额91413403元,其中下属医疗机构支出74784543元,局机关支出10069114元,专款支出6559746元,年末结余53433.77元。
二、对摘取的Word公文式数据进行结构整理
1．查看上述文字使用的所有标点符号（如逗号、分号、句号等）。然后，分别把各种标点符号替换成“段落标志”，就是让段落标志之前那些文字自成一段。如将逗号复制，点击“编辑—替换”,在“查找内容”内容对话框中点击Ctrl+V,再点击“高级↓（M）--特殊字符（E）--段落标志（P）”。“查找与替换”设置完成后，点击“全部替换（A）”。其它标点符号替换操作过程相同。如图所示：
2.当所有标点符号“全部替换”后，上述Word公文式数据就变成了如下新Word公文式数据结构：
实现收入总额91466836.77元
其中：财政补助收入84853307元
拨入专款6559746元
其他收入53783.77元
支出总额91413403元
其中下属医疗机构支出74784543元
局机关支出10069114元
专款支出6559746元
年末结余53433.77元
三、将新Word公文式数据结构复制到Excel进行处理
将Word公文式数据复制到Excel中sheet1表A2单元格里（第一行作为摘要内容，如：经济内容、科目、金额、单位等）。然后分别在B2、C2、D2单元格进行编辑整理，其主要目的就是利用函数把文字和数据分离出来，分别放在不同的单元格里，形成新的字段。其步骤如下：
1．在B2单元格输入提取文字部分的公式（如提取“实现收入总额”）。
B2=LEFT(A2,LENB(A2)-LEN(A2)-1)，然后“回车”，双击B2 对话框的“填充柄”后，单元格B2至B10就全部获取了要提取的文字部份。
2．在C2单元格输入提取数值部份的公式（如提取数值“91466836.77”）。
C2=LOOKUP(9E+307,--MID(A2,MIN(FIND({0;1;2;3;4;5;6;7;8;9},A2&1234567890)),ROW(INDIRECT("1:"&LEN(A2)))))，然后“回车”，双击“填充柄”， 单元格C2至C10就全部获取了要提取的数据部份。
3．在D2单元格输入提取文字部份的公式（如提取“元”）。
D2=RIGHT(A2,1)，然后“回车”，双击“填充柄”， 单元格D2至D10就全部获取了要提取的元部份。
通过对B2、C2、D2单元格进行操作后，得到如下图表：
然后，运用标鼠将B、C、D三列拉黑，右键点复制，再打开sheet2表，在A1单元格处点击右键，选择“选择性粘贴--值和数字格式--确定”即对表进行了粘贴，该表命名为“XX业务数据表.xls”。至此，Word公文式数据就转变成了业务数据，该业务数据就可以直接导入AO系统、sql server、access等数据库。
四、将“XX业务数据表.xls”表导入AO系统
打开AO系统，通过“采集转换--业务数据--采集数据--新建一个文档--确定”添加--选择数据源类型（Excel8.0/97-2000）--设置--找到文件存放的位置--测试连接--确定--刷新-选择“XX业务数据表﹩”--下一步，该表就导入AO系统中。
通过以上操作，仅用几分钟的时间，就将word公文式数据转变成了业务数据，并成功地导入了AO系统中，这一成功的偿试，极大地提高了审计效率。（韩燕）
一、随意摘取一段Word公文式数据
新建一个Word文件，然后，随意摘取一段Word公文式电子数据。如：实现收入总额91466836.77元,其中：财政补助收入84853307元,拨入专款6559746元,其他收入53783.77元；支出总额91413403元,其中下属医疗机构支出74784543元,局机关支出10069114元,专款支出6559746元,年末结余53433.77元。
二、对摘取的Word公文式数据进行结构整理
1．查看上述文字使用的所有标点符号（如逗号、分号、句号等）。然后，分别把各种标点符号替换成“段落标志”，就是让段落标志之前那些文字自成一段。如将逗号复制，点击“编辑—替换”,在“查找内容”内容对话框中点击Ctrl+V,再点击“高级↓（M）--特殊字符（E）--段落标志（P）”。“查找与替换”设置完成后，点击“全部替换（A）”。其它标点符号替换操作过程相同。如图所示：
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2.当所有标点符号“全部替换”后，上述Word公文式数据就变成了如下新Word公文式数据结构：
实现收入总额91466836.77元
其中：财政补助收入84853307元
拨入专款6559746元
其他收入53783.77元
支出总额91413403元
其中下属医疗机构支出74784543元
局机关支出10069114元
专款支出6559746元
年末结余53433.77元
三、将新Word公文式数据结构复制到Excel进行处理
将Word公文式数据复制到Excel中sheet1表A2单元格里（第一行作为摘要内容，如：经济内容、科目、金额、单位等）。然后分别在B2、C2、D2单元格进行编辑整理，其主要目的就是利用函数把文字和数据分离出来，分别放在不同的单元格里，形成新的字段。其步骤如下：
1．在B2单元格输入提取文字部分的公式（如提取“实现收入总额”）。
B2=LEFT(A2,LENB(A2)-LEN(A2)-1)，然后“回车”，双击B2 对话框的“填充柄”后，单元格B2至B10就全部获取了要提取的文字部份。
2．在C2单元格输入提取数值部份的公式（如提取数值“91466836.77”）。
C2=LOOKUP(9E+307,--MID(A2,MIN(FIND({0;1;2;3;4;5;6;7;8;9},A2&1234567890)),ROW(INDIRECT("1:"&LEN(A2)))))，然后“回车”，双击“填充柄”， 单元格C2至C10就全部获取了要提取的数据部份。
3．在D2单元格输入提取文字部份的公式（如提取“元”）。
D2=RIGHT(A2,1)，然后“回车”，双击“填充柄”， 单元格D2至D10就全部获取了要提取的元部份。
通过对B2、C2、D2单元格进行操作后，得到如下图表：
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然后，运用标鼠将B、C、D三列拉黑，右键点复制，再打开sheet2表，在A1单元格处点击右键，选择“选择性粘贴--值和数字格式--确定”即对表进行了粘贴，该表命名为“XX业务数据表.xls”。至此，Word公文式数据就转变成了业务数据，该业务数据就可以直接导入AO系统、sql server、access等数据库。
四、将“XX业务数据表.xls”表导入AO系统
打开AO系统，通过“采集转换--业务数据--采集数据--新建一个文档--确定”添加--选择数据源类型（Excel8.0/97-2000）--设置--找到文件存放的位置--测试连接--确定--刷新-选择“XX业务数据表﹩”--下一步，该表就导入AO系统中。
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通过以上操作，仅用几分钟的时间，就将word公文式数据转变成了业务数据，并成功地导入了AO系统中，这一成功的偿试，极大地提高了审计效率。（韩燕）
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