企业内部控制审计在应对媒体危机中的作用
程海涛(审计署驻重庆特派办)
【发布时间:2010年12月15日】
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    近几年来,媒体曝光导致企业遭受信誉危机的事例层出不穷,企业的诚信度骤降,形象一落千丈,面临巨大的危机,即企业媒体危机。应对企业媒体危机,在初发期、持续期做出的行为是属于控制手段,在消退期做出的行为属于事后补救,这些都是属于对于危机处理的二级方案,即次一级的方案。而在潜伏期做出的预防性行为即做到防患于未然才是企业媒体危机处理的一级方案即最有效方案。无论是二级方案还是一级方案,企业内部控制制度的完善都是重中之重,而企业的内部控制审计工作对于完善企业的内部控制体系起着直接而巨大的作用。
    一、内部控制审计在应对媒体危机中的地位
    (一)媒体危机不同阶段的应对方案。
    媒体危机的形成具有阶段性:通常分为危机警讯期、危机预防准备期、危机遏止期、恢复期和学习期。因此,对于媒体危机的处理通常分为两级方案:
    一是二级方案。即在危机遏止期、恢复期和学习期用来对于事件的应急处理和事后完善,即所谓的指标不治本的方案,该方案虽然经济代价比较高,可持续性不够强,但是处理起紧急情况反应快,效果明显,是突发媒体危机时用来应对的可行性方案。危机一旦发生,往往伴随着员工和消费者信心的动摇,这时企业必须反应迅速,在第一时间建立危机处理机构,制定紧急状态下的行动方案,初步控制危机的事态,不让它继续发展。这时,企业的内部控制发挥的作用就相当大了。强有力的内控系统有助于及时有效的组织起全体员工共同度过危机难关。
    二是一级方案。即在危机警讯期和危机预防期对危机做出遏制和预防性措施。很多时候应急处理和事后完善对于危机来说已经是太迟了,危机已经对于企业造成了不可避免和不可估量的损失,有些企业甚至因为媒体危机事件导致破产,三鹿集团的毒奶粉事件就是媒体危机的典型事例,尽管三鹿集团的对于这次媒体危机做出了反应,补救,但影响已经造成,消费者失去信心,最终导致企业破产。“凡事预则立,不预则废。”只有把危机控制在萌芽期,才是高效益、低成本应对媒体危机的措施。
    (二)媒体危机发生的原因。
    媒体危机的到来是不确定的,难以对危机进行检测、预控和制定处理方案。但是,通过对危机到来之前的各种信息的关注,能间接的推测危机的到来。大多数企业的经营者考虑最多的是如何在竞争中取胜,很少会为将来可能发生的危机做准备。有人曾经做过调查,在国内的企业中,尽管有85%的老板、总裁相信危机不可避免,但是只有很少一部分的企业有危机管理计划,大多数企业还没有建立完善的危机管理机构和危机公关机制。另外,由于我国长期以来的市场经济的传统和国内特殊的企业文化,大部分企业很难将内部控制工作做到一个完善的程度,有的企业甚至连一套完整内部控制体系都不存在,这严重影响了企业对于危机到来之前的敏锐度和准备工作。企业对自身的控制不足,对本身的运转掌握不够,也就很难对危机做到未雨绸缪,直至媒体曝光后才认识到自身缺陷。
    媒体的职业性导致了他们有着极高的敏锐性,一旦企业内部无法及时发现自身的危机萌芽,媒体就很可能抢在企业之前将其曝光,造成企业措手不及。因此,预防媒体危机的出现,事实上是企业跟媒体之间的一场速度战,敏感度之战,企业不得不在这一场战役中投入全部的精力和资金,逐渐完善自身体制上的弱点。
    (三)内部控制审计在应对媒体危机中的重要作用。
    无论是补救性方案还是预防性方案,即所谓的二级方案和一级方案,企业内部控制制度的完善都是重中之重。通过内部控制体系的完善,企业能够有效的减少企业在媒体和消费者面前的负面性。并且,在单位因分工产生的相互制约、相互联系的基础上的一系列具有控制职能的方法、措施和程序,并予以规范化、系统化,由此所形成的一整套严密的控制机制。这样,面对突发性的媒体危机事件,可以迅速的找到问题症结,上报给高层,并迅速做出决策。这样企业才能在媒体危机面前做到不慌不忙,游刃有余。
    企业的内部控制审计工作对于完善企业的内部控制体系起着直接而巨大的作用。有效执行内部控制单靠各个部门以及相关人员的自觉自主执行是不够的, 其串通作弊或不作为常会导致自主执行失效。因此, 公司需要建立健全内部控制监督机制, 对内部控制运行质量不断进行评估, 即对内部控制设计、运行及整体活动进行评价。形成内部监督制约机制, 最有效的方法就是进行内部控制审计。内部控制审计可以对内部控制过程中发现的隐患和漏洞做出及时的修正和改进,从而保证内部控制制度更加完善和严密,促使企业的内部控制工作持续而有效的运行。由此可见,内部控制审计对处理媒体危机有着重要作用。
    二、内部控制审计在应对媒体危机的主要关注环节
    媒体挖掘企业存在的问题,通常通过曝光企业采购,生产以及销售等重要环节的不足这一途径。针对企业采购,生产和销售三个主要业务循环环节的内部控制工作审计,有利于全面提高企业内部控制的有效性,对于企业应对处理媒体危机有着十分重要的作用,对于整个企业的运行都有着十分重大的影响。
    (一)公司采购环节内部控制审计。
    采购是企业容易出现漏洞的环节,易出现库存增加、采购价格不实和产品质量低劣等现象,从而不仅让企业的利润大大降低,产品质量低劣也使得媒体有话可写,进一步给企业带来严重的危机。因此,内部控制审计人员必须在企业采购环节上认真审核:
    一是确定企业是否建立合理的采购申请制度,依据需要购置物品的类型,确定其归属的管理部门,授予这些部门相应的请购权,同时明确相关部门和有关人员的职责。最后由公司根据申请购置物品的类型和数量、价值来判断是否进行购买。
    二是对行业市场的整体情况进行了解,包括供应商的价格表、质量等级、供应量、电话、地址,并审核其真实性和全面性。还应对目前供应商的信誉、价格、质量进行评估,并向另外一些有实力和能力的供应商发出询证函索要价格表。以便于跟目前供应商的产品质量,价格等方面进行全面的对比,以防止采购人员和供应商之间的利益交换等原因导致的没有正确选择适合企业的供应商。
    三是审核企业的招标制度是否完善。通常企业进行大宗原材料、包装物和其他配件的采购时应通过招投标方式经过招标委员会来选择供应商。并且,每年应引入一定的新供应商,以增强供应商之间的竞争意识。内部控制审计人员需要认真审核企业的招标制度是否完善合理,是否存在舞弊,造假等现象。
    (二)公司生产环节内部控制审计。
    企业产品质量以及企业的财务状况是媒体最感兴趣的话题。只有确保产品的质量和企业的财务状况良好,才能使得媒体无料可曝。因此加强对生产环节内部控制制度的审计是重中之重,对于企业预防和应对媒体危机更是十分关键。
    一是确定企业的定额成本事前预定的控制制度。对定额成本事先测定的控制,是企业成本,费用控制的前提。审计人员要确认企业单位产品合理的材料消耗定额、工时定额、费用定额、损耗定额以及目标的良品率,再与企业实际的数据进行对照,以确认企业定额成本事先预定控制制度的实施情况。
    二是审核企业对于直接材料耗用量的控制。审计人员要收集生产材料的领料单、退料单、月末根据领料单和退料单汇总编制的材料费用分配表、材料盘点溢缺报告单等审计证据。确认企业对于生产耗费正确及时地归集和分配到各种产品中去,没有发生不应该发生的生产耗费,降低产品成本等。
    三是审计企业对于人工成本的核算控制。审计人员应当收集反映人工耗费情况的原始凭证主要有出勤记录、产量工时记录、根据出勤记录和产量工时记录编制的工资结算表等。将出勤,产量等情况与工资结算表对照,确保它们之间是相符合的。
    四是核算企业对于生产过程中制造费用的控制。核对企业的费用预算表与制造费用分配标准相关的原始记录,对相符性进行评估。审查费用预算表中是否有不属于成本的,非必要的开支,对其合理性进行评估。
    (三)公司销售环节内部控制审计。
    企业的采购,生产等重要环节之后最终都要进入销售。采购生产的目的也是销售。一旦企业的产品在市场上的销售出现不畅,企业销售款项等无法收回,企业销售中出现操纵价格等舞弊情况时,新闻媒体对此会相当的敏感,从而发生媒体危机。因此审计人员对于销售环节的内部控制审计必须重视。
    一是审查销售收入的真实性和合理性。核对企业的销售收入记录,防止企业存在少记、不记或漏记实现的销售收入或虚增销售收入,防止销售收入的货款被挪用或贪污的现象。确保企业发生的所有销售收入都及时准确的加以记录,并且真实合理。
    二是确认企业是否有一套完整可行的应收账款分析制度和应收账款催收制度。并且核对销售业务记录、销售收款会计记录、商品出库记录和库存商品实物记录,并对库存商品进行盘点。通过与企业往来客户的函证方式,核对企业的应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。确保企业的销售款项能够及时足额的收回。
    三是审查企业是否建立了销售与收款的评估制度,以加强对销售及收款的过程控制与跟踪管理。审计人员应当收集相关纪录查看是否有通过委托价格、委托数量、退货索赔等环节的内部控制漏洞,获取不正当利益的情况。(程海涛)

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