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加大编研力度 促进档案利用——对当前做好基层审计机关档案编研工作的思考
李素梅 邹绍军(江西省瑞金市审计局)
 
【时间:2010年06月22日】 字号: 【大】 【中】 【小】
    
    
    近年来,随着我国审计事业的加速发展,各级审计机关在档案编研领域也进行了积极而富有成效的探索和实践,涌现出许多审计档案编研方面的理论成果和实践成果。然而,我们在看到成绩的同时,也不容忽视存在的一些突出问题,特别是基层审计机关,档案编研工作的水平和力度明显不足。在审计信息化工程不断推进的今天,我们如何加快审计档案编研工作现代化步伐,最大限度地发挥审计档案的社会效益和经济效益,从而进一步为审计工作服务,为领导宏观决策服务,这值得各级审计机关和审计人员认真思考。
    一、当前审计档案编研工作存在的主要问题及原因
    (一)思想认识存在误区,对档案编研工作不够重视
    一些基层审计机关领导对档案编研工作不够重视,一些基层审计档案工作人员缺乏将“死”档案变为“活”信息,更好地为领导、为机关提供服务的创新思维,习惯于“立好卷”,忽略了档案编研工作。即使有相关的考核,一些审计机关也习惯于突击性编研,没有真正将编研工作作为重要工作来抓。
    (二)方向把握存在偏差,档案编研结构不合理
    1、数量多,精品少。大多数档案编研类型单一,专题编研少,实用价值不大,编好之后,束之高阁。再加上编研工作大多由档案部门或办公室独自承担,主体性过于突出,手中掌握的材料仅仅局限于本机关,加之编研工作没有专业人士参加,写成的编研产品明显地暴露出“米少”的先天不足,信息含量不够,内容不连贯、不完整,自然不能引起社会重视。
    2、编多研少。由于编研人员没有树立起审计档案服务领导决策、服务经济社会发展的理念,在编研工作中不能全身心地投入,在具体工作中,对大量专题审计项目档案材料不知如何筛选,特别是重大审计项目成果的编研和利用力度不够,造成编研成果结构不合理、档次低,更谈不上搞研究出成果了。
    3、先编后研,次序颠倒。一些档案人员对档案编研工作的认识比较模糊,特别是不能正确认识编研工作的实质是先研后编,是在深入研究分析的基础上再进行编撰的,所以使得编研工作的方向不明确,开拓意识不强,造成人家编什么,我编什么,叫编什么,就编什么的现象,不少审计机关编研内容是为了应付上级检查,或是在外界影响下确定的,缺乏个性,使得编研工作脱离室藏档案和单位发展的需要,编研成果雷同、实用价值低、针对性不强,失去了应有的生命力。
    (三)队伍建设存在差距,档案编研队伍不稳定
    目前,基层审计机关档案编研人员普遍业务水平不高,难以胜任高质量的档案编研工作。而随着各项改革措施不断深化,档案工作队伍也变得不稳定,影响了档案编研工作的开展。一方面机构调整、合并频繁,档案时有时无;另一方面机关人事调动,档案人员变换频繁,档案队伍极不稳定。即使单位设立了档案,也有人员编制,但编制人员不是太少就是混岗现象比较严重。有的人员编制在档案,但成年累月从事秘书、办公室等诸多工作,一人身兼两职、三职甚至数职,这样档案工作人员只有疲于应付,将每年的文件收集齐全立好卷、作好接待查档工作就已经不错了,根本没有时间和精力问津档案的编研工作。凡此种种,造成编研力量薄弱,无法正常开展编研工作,更谈不上档案资料的研究。
    (四)信息化水平比较低,纸质档案的“一统天下”局面尚未根本改变
    由于一些基层审计机关计算机管理应运水平较低,使得审计信息不能共享,查阅不方便。绝大部分的审计编研资料都是人工归档,计算机在档案管理及编研上的利用程度比较低,往往是“拿出来一大堆,翻起来一大片,查起来没法子”,根本不能适应审计信息化发展的要求。
           二、解决基层审计档案编研工作的对策
         (一)领导务必高度重视,树立审计档案编研服务地方政府决策、服务经济社会发展的科学理念。各基层审计机关负责人应充分认识到做好审计档案编研工作的重要意义,要围绕审计工作中心抓档案编研工作,切实保障审计档案编研工作所需要的人力、物力和财力;要切实负起责任,及时协调解决审计档案管理工作中遇到的困难和问题。基层审计机关应与档案管理人员签订编研目标责任状,将目标责任落实到人,营造良好的依法管理审计编研的工作氛围。
    (二)全面优化编研结构,构建审计档案“大编研”工作格局
    1、立足长远,着眼大局。档案事业“功在当代,利在千秋”,“功在当代”是指立足当前,“利在千秋”是指着眼于未来,因此我们要做到两者兼顾。既要着眼于当前,根据实际需要编写材料,为本单位当前工作服务,还要确立系统的观点,放眼长远,有目的地开展研究,注意积累能反映单位各时期各阶段真实面貌的档案素材,汇编成册,如大事记、组织沿革、数字汇编、重要文件汇编等,避免追求短期效应,急功近利的思想,确保编研工作时效性与连续性的统一,使编研工作真正步入良性循环的轨道。
    2、立足单位,务求实效。编研内容要明确服务对象,为领导决策服务,为经济建设服务,为构建和谐社会服务,为社会各界服务。编研选题应围绕本单位中心工作,档案编研工作者要以高度的责任感和政治敏锐性,密切关注本地区的政治、经济和各项事业发展的动态,确定围绕中心工作,紧贴地区现实的选题,编出适用于本单位工作的编研成果,成为机关、领导工作离不开的好帮手,真正实现档案工作的自身价值。档案人员要走出封闭的档案室,主动参与单位各项工作,努力成为单位各部门各岗位工作的行家,摸清机关、单位各项工作的需要,本着需要什么编研什么,定好题,选好材,有的放矢,争取编研工作件件出成果,件件起作用。      
    3、注重联合,借助外力。审计档案编研成果的编撰、制作、工作相当巨大,单凭档案内部的力量是难以胜任的,很有必要借助外部的力量,实现联动效应。基层审计档案要想进行多层次,多角度,多渠道的档案信息资源开发,必须坚持室际结合,馆室合作、部门协作,室内外档案信息开发并举的方针,必须立足室藏,面向全社会,打破部门界限,开展纵横联合,形成最佳状态的编研结构,其成果才具有实效性。在联合的形式上,各基层审计档案部门(室)可以开展与档案馆的联合,与其它档案室的联合,与机关内部各部门之间的联合,以及与社会各界联系,合编、联编,这样可收到一举多得的效果。借助行政、技术、资金等各种力量来弥补基层审计档案编研人员知识结构单一的不足,解决人员紧张、时间紧迫、资金缺乏的困难,最终实现档案资源的共享。    
    (三)着力提高档案人员的业务素质,不断强化档案编研人才队伍建设。在社会发展日新月异的今天,编研工作要想有所作为,必须有所创新,而创新的关键是培养编研人员的创新精神和创新能力。档案编研人员不仅应具备扎实的档案专业知识,还应熟知和了解相关学科知识,尤其是现代化管理知识,努力使自己成为同时具有专业知识和多方面相关知识的复合型人才,为编研工作提供人力保障。基层审计机关要按照《档案法》的规定和要求,专门配备档案编研人员,并为档案编研人员接受培训创造条件,采取请近来与走出去相结合、专家授课与个人自学相结合等培训方式,不断拓宽审计档案编研人员的知识面,提高档案编研人员的业务素质。     
    (四)大力体提高档案编研信息化水平,构建编研载体多元化格局。在编研成果形式上,因进入信息社会,纸质档案的“一统天下”正逐步被纸质档案、声像档案、电子档案等多种载体并存的格局所替代,因此,传统的编研形式也必须进行转换和创新。利用摄影、摄录像、照片和文字说明等多种形式和载体记录社会发展,并将其编制成专题片、画册、明信片等,这种生动、直观、说服力强的编研成果更能适应快节奏的社会,为处于“读图时代”的广大群众所接受。利用计算机网络、多媒体技术,将审计档案编研成果等制成网页,向社会提供利用,扩大服务领域。(李素梅)
        
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