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审计档案之我见
贾文磊(审计署沈阳办)
 
【时间:2013年11月25日】 字号: 【大】 【中】 【小】
    清初思想家王夫之曾说“吁嗟乎,吾惧鬼神!”别人问他:“鬼神何来?”王夫之说,鬼神就是后人手中的判笔。这就是王夫之对档案的评价,由此也可以看出档案在人们生活中的重要性。档案是人类社会实践活动的历史记录,是人类进步和文明发展的缩影。审计档案作为审计工作的历史记录,同样有着十分重要的地位。在我国审计事业蓬勃发展的30年中,审计档案的建立为国家审计事业存留了珍贵的记忆,记录了我国审计事业的发展历程。为了规范审计档案管理,维护审计档案的完整与安全,保证审计档案的质量,发挥审计档案的作用,《审计机关审计档案管理规定》已于2013年1月1日起施行。笔者作为一名青年审计人员,参加工作以来有幸参与了几个项目的审计档案整理工作,结合对审计档案工作的体会,从一名青年审计档案工作者的角度谈几点对审计档案的粗浅理解。

    一、审计档案工作的重要性

    一个人活动离不开他的记忆力,一台计算机的运转离不开它的存储器。同样,社会的进步、文明的发展也离不开它的记忆功能——档案。健全档案社会记忆功能,确保历史记录的真实性,维护历史记录的连续性,保持历史记录的生动性,提高历史记录的适用性,是档案工作者崇高而又神圣的历史责任。审计档案是国家档案的组成部分,是指审计机关在审计(含专项审计调查)活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。
    审计档案是衡量审计工作质量的依据,是对审计过程真实性的记录。审计档案的重要性体现在很多方面。一是档案不仅仅是现时的需要,它的价值在于利用。审计档案的价值就是表现在便于查阅,审计档案中的内容对后来的审计人员、同类被审计单位和项目都有重要的参考价值,亦能为司法机关等部门追踪案件提供线索。二是审计档案对审计事业发展有重要的促进意义。审计档案是审计资料的最终集合,是审计经验、业绩、责任、成果等多方面的综合,是浓缩的审计历史。审计档案所保存的每个取证、底稿、图表和照片都对后期的审计工作有很好的指导意义。三是审计档案工作对审计人员有较大的促进提高作用。档案整理工作要求严谨细致,具体到每一页、每一个签字、每一个盖章、每一个编号都不能出现错误。参与档案整理工作会培养审计人员严谨细致的工作作风,对其以后的审计工作十分有益。档案整理工作是对审计项目的再学习、再总结、再提高,从中总结思索还有哪些可以改进和提高的地方,能为以后的审计项目提供一定的指导作用,提升审计人员的综合审计能力。

    二、审计档案的特点

    审计档案工作有着鲜明的自身特色。根据审计工作的特点,审计档案除了满足一般档案应有的真实性、连续性和适用性之外,还需要有法规性、公正性和系统性。审计档案案卷质量的基本要求是:审计项目文件材料应当真实、完整、有效、规范,遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
    (一)审计档案的法规性。审计档案的法规性是由“依法审计”这个审计工作的基本原则所决定的。国家的政策、法规、制度、纪律等,就是审计活动的法律依据,是查证判断经济活动和财政收支合法合规性的法律凭证,据此在审计活动中所产生的文字、图表、声像等材料,就具有了鲜明的法规性。
    (二)审计档案的公正性。审计机关是代表国家依法执行审计监督任务的机关,国家宪法赋予其审计监督权,审计人员在检查、审核、验证、谈话、取证分析、审计评价等审计活动中,必须坚持客观公正,做到以事实为依据、以法律为准绳,实事求是地处理问题。因此,在审计过程中形成的调查记录、取证材料等文件资料便使审计档案具有了严格的公正性。
    (三)审计档案的系统性。审计档案的系统性,是指一个独立的审计单位(项目)所形成的全部审计文件材料的总和,包含结论类、证明类、立项类、备查类等四个方面。无论是财政财务审计,还是政府投资项目审计,或是经济责任审计,都是以一个被审计单位或审计项目为单元进行的,所形成的材料便反映了该审计单位(项目)的审计全貌。

    三、青年审计档案工作者的责任

    学生时代的我,整理东西总是存在丢三落四的毛病。进入审计机关后,最初参加审计档案整理时,面对堆积如山的档案立刻出现畏难情绪。跟着办里老同志一起整理完一个项目的档案才发现,其实审计档案工作也没有那么可怕,切身了解了档案工作的重要性后,慢慢对审计档案工作有了自身的理解。
    青年审计档案工作者要努力提高自身基本素质。档案学是一门系统的科学,档案事业是一项崇高的事业,这就要求青年审计档案工作者既要具备较强的敬业精神,又要不断加强学习,努力提高自己的审计业务素质和档案工作能力。
    青年审计档案工作者是推动审计档案工作进步与创新的重要力量,要勇于承担责任,要努力发挥思想观念新、接受新事物能力强的优势,担负起推动审计档案工作前进的责任。信息化审计是审计事业发展的大趋势,审计机关必须大力加强信息化审计,同样应当大力加强审计档案信息化管理,采用现代化管理技术编制适用的检索工具和参考材料,积极开展审计档案的利用工作。(贾文磊)
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