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以金蝶K3财务软件为例谈谈财务数据的手工归并采集转换处理方法
 
【时间:2018年03月05日】 【来源:湖北省审计厅】字号: 【大】 【中】 【小】

构建大数据审计工作模式,基础是要有数据。现阶段,对审计人员来说困扰最多的还是各类电子数据的整理工作,尤其是多账套的财务电子数据的转换。本案例以金蝶K3财务软件为例,创新思路,在MS SQL Server环境中手工分析整理数据,探索财务数据多年归并采集转换方法,以提高数据转换效率。

一、运用方法的流程

财务数据归并采集转换,归并的对象是同一单位相同账簿连续年度的数据,是受AO中多套数据合并操作的启发而产生的思路,分解处理逻辑后重新组合(详见图1)——将“分次导入单个年度账套数据后再合并满足条件的连续年度账套”的步骤重组为“检验条件后归并采集连续年度账套一次导入”。用正规表达式描述就是由“整理→(分离→采集→导入)+→检验→合并”的复杂模式,转变为“整理→检验→采集→导入”的简单模式。模式变化的关键在于减少了依靠人工、自动化程度最低的“导入”操作的次数,用减少分离、导入的次数,来提高财务数据采集转换效率。

图1 采集流程对比

二、主要方法、技术及内容

(一)AO中多套数据合并的探究

1.AO多套数据审查功能分析

AO2011的菜单项“审计分析-账表分析-多套数据审查”下面的菜单项,分别提供以下功能:

(1)合并前的检查与调整

内容一致性:检查待合并的多个账套数据之间,科目、辅助核算项是否一致。如果不一致,则需要人工据实进行调整,以确保多个数据的内容一致性。其调整界面,分别由“科目变更检查及调整”、“辅助核算项变更检查及调整”菜单进入。

余额的连续性:检查前一年度科目或辅助核算项的期末余额,是否等于下一年度同样科目或辅助核算项的期初余额,即余额保持连续性。如果不连续,则需要人工据实进行调整,以确保余额的连续性。其调整界面,分别由“科目余额检查及调整”、“辅助核算项余额检查及调整”菜单进入。

(2)多年数据的合并处理

数据的完整性:合并后的单个账套数据,包含多年度财务数据。其处理界面,由“多套数据合并”菜单进入,通过内容一致性及余额连续性的检查后,把多年财务数据内容“整合”为新的账套数据。

2.合并前后的数据变化总结

以同一单位2014、2015两个连续年度财务账套为例,使用“多套数据合并”功能合并得到新的账套。通过比较新账套与合并前账套的比较发现:

①会计期间合并两个年度,会计年份定为第一个年度——2014,会计月份扩充至24个,前12个与第一个年度会计期间相同,第13个月份对应第二年度的1月,后续以此类推;

②会计科目、辅助核算项未发生变化;

③会计科目、辅助核算项的期初余额为第一个年度——2014年的期初余额;

④凭证表合并两个年度的凭证,会计年份定位第一个年度——2014,会计月份扩充至24个,与会计期间的变化一致。

3.比较后的结论

合并后的单套财务数据,其处理多年度数据的方式,可以作为数据归并处理的灯塔,指出了数据合并年度整理的方向和关键点:

①内容一致性与余额连续性的检查;

②一个涵盖多年度的会计期间——会计年份为首个年度,会计月份依次递增,直至覆盖全部时段;

③一个包括多年度凭证信息的凭证表——将多年度的凭证记录合并(或视为)为单个凭证表,忽略会计期间。

满足了这三个条件,我们就可以把多个年度的财务数据整理在一起,作为一套“原始”数据,导入AO建立电子账套,知晓数据的处理细节与变化后,反其道而用之:“蒙混”AO使其以单年度的方式处理归并整理后的多年度数据,生成等同于“多套数据合并”产生的单套多年度电子数据。

(二)金蝶K3财务数据的归并采集

1.财务数据的正常整理

按照常规处理财务数据的经验,结合对金蝶K3财务软件数据关系的理解,分析、整理出财务基础数据(多个年度):科目信息、辅助项信息、科目余额、辅助项余额、凭证信息、辅助凭证信息。其中:

原则上,科目信息、辅助项信息分别是连续多个年度科目、辅助项的并集,并去重。若存在编码相同但名称不同的冲突,要人为判断进行选择,保证一个(类)编码至出现一次;科目余额、辅助项余额只需要首个年度的期初金额信息;凭证信息、辅助凭证信息分别是连续多个年度的凭证、辅助凭证数据的并集。

2.涵盖多年度的会计期间的处理

在AO中多套数据合并的探究得知,多套连续年度财务数据合并的一个关键内容是会计期间的扩展。扩展会计期间比较简单,会计年份固定为首个年度,会计月份按照每月开始时间排序,从1(或者建账月份)开始进行递增值为1的顺序编号。

对于时间跨度较少的情况,可以采取手动逐月扩展会计期间的方式。选择步骤:生成财务数据临时表的定义会计期间,或者选择步骤:会计期间及科目调整的检查调整会计期间定义,此两个处理点都有界面完成会计期间的扩展;

图2 脚本扩展会计期间的流程

对于时间跨度较大的情况,可以使用脚本扩展会计期间,保存至中间表中备用。其实现算法如图2所示;其处理方法在后面特殊处理中详述。

3.归并处理的条件判断

内容一致性检查:金蝶K3的多年度财务数据使用相同的科目、辅助信息,故不存在内容不一致的情况。对于其他财务软件,科目信息、辅助项信息是多个年度数据的并集,从集合的角度证明这两个信息整理后的多年度数据满足内容一致性的要求;检查是否存在相同编号不同名称的冲突记录,若存在则需人工处理,确保相同编号对应一个名称;若无法处理冲突记录,则不能进行后续归并处理;

余额连续性检查:只采集首个年度的科目余额、辅助项余额。后续会计月份的余额均由前一月份的期初余额、发生额迭代计算而得到。此计算方式本质就是余额的连续性;

凭证完整性检查:多年度凭证数据的并集。前两个检查说明科目、辅助项及二者的期初余额可以覆盖多个年度的信息,整理后的凭证、辅助凭证要包含多个年度的全部记录,否则科目余额虽然连续性,但是错误的数据,与实际不符。

经过这三项检查,是保证整理后的单套数据包含原始连续年度一致、连续、完整财务信息必要但不充分条件(要想成为充分条件,必须正确理解数据及数据关系)。

4.AO中的采集实现

AO中手动采集数据大致分为采集数据、生成财务数据临时表、会计期间及科目调整、常规数据整理及账表重建等5个步骤,每个步骤中还分若干子步骤。具体操作可以参考AO2011的帮助或《使用手册》。

下面重点讲述为了实现归并操作而进行的额外处理:

(1)额外处理的时机选择

理论上,“生成财务数据临时表”完成之后,“账表重建”操作之前均可作为额外处理的执行点。实际处理中,选择“生成财务数据临时表”完成之后即刻开始额外处理,以便于在“会计期间及科目调整”、“常规数据整理”等步骤中对特殊处理之后AO数据进行核对。

(2)额外处理的内容

①获取本项目所在数据库的相关信息及所用电子数据相关信息

②脚本扩展会计期间的中间表数据的处理

组合会计期间中间表、所在数据库相关信息及所属电子数据相关信息,把从第13个会计月份开始的记录insert到AO项目所在财务数据库的会计期间表中,实现AO中电子数据会计期间的扩张,为账表重建做好准备;

③科目期初余额无数据的操作

使用自制模板或AO采集向导采集过程中,若采集的科目余额表中无记录,则在账表重建过程中会报余额表错误而终止后续处理。解决这个问题的方法,就是向AO项目所在财务数据库的科目余额表中添加一条末级科目余额为0的记录,即可“治愈”AO,顺利完成账表重建。

在额外处理之后,即可在“会计期间及科目调整”步骤中看到扩展后的会计期间,若之前科目余额表为空,则还可以看到余额为0的科目余额信息。核对之后,直接点击“账表重建”,AO就会根据前面的整体操作建立电子数据。

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