随着信息化的发展，财务软件的种类和版本迅速增加，越来越多的财务软件无法直接用AO自带的采集模板采集数据，需要先对数据进行整理。大多数情况下会将数据导入SQL数据库，用SQL查询语句完成对数据的整理，但在实际操作中，使用EXCEL的部分功能可以更加方便快捷地处理数据，特别是对于没有学过SQL语句的审计人员来说，可以大大提高工作效率。

科目名称的整理技巧

一般来说，科目表中的大部分内容都不需变动，只是有时从ERP财务系统中导出的科目表中科目名称包含一至末级，如“银行存款\活期存款\中国银行”，各级之间用间隔符隔开，而我们需要的只是末级科目名称。使用函数进行整理，在原“科目名称”（列A）后新增一列，添加公式如下（以B2为例）：

=TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(A2,"\",REPT(" ",100)),100))

这样，原来单元格A2中的“银行存款\活期存款\中国银行”就变为B2中的“中国银行”。然后，利用EXCEL的“填充”功能，快速地利用公式取数。将整列复制，再使用“选择性粘贴”选择“数值”，就完成了对该列的整理。

凭证类型和凭证号的整理技巧

（一）“分列”功能的运用

有时导出的凭证表中，“凭证号”字段包含“凭证类型”和“凭证号”两项内容，中间用“-”分开，如“现金凭证-0003”、“记账凭证-0002”等。可以利用EXCEL的“数据-分列”功能，将该列分为“凭证类型”和“凭证号”两列。

（二）“替换”功能的运用

有的单位习惯将凭证类型用数字表示，如“1”代表现金收入，“2”代表现金支出，“3”代表银行收入，“4”代表银行支出，“5”为转账，直接导入AO查看起来很不直观。可以将“凭证类型”列选定，使用“替换”功能将数字转换为汉字。

辅助账中辅助项的整理技巧

有的会计科目对应多个辅助核算项，如应付账款科目的辅助项有部门、客商、项目、现金流量等，但在导出的数据中，这些辅助项的名称和编码往往都存放在同一个单元格中，不同的项目之间用“【 】”等符号间隔开，如：【客商辅助核算：0101007\**装饰工程有限公司】【项目辅助核算：46\C区车库】，需要将其编码取出，放在不同的单元格中。由于每个科目对应的辅助核算项目的数量不同，不能通过简单的分列来实现，仍然需要EXCEL函数来解决。如上例，需要客商、项目两个辅助核算项的编码 ，先在“辅助项”（列A）右边添加两列B和C，并填写好列名，以单元格B3为例，可以插入如下函数：

=IF(COUNTIF(A3,"*客商辅助核算*"),MID(A3,FIND("客商辅助",A3)+7,FIND("\",A3)-FIND("客商辅助",A3)-7),"")

整理数据时用到的其他小技巧

（一）空格的去除

在导出ERP数据库中的数据时，由于数据库中规定了字符的长度，所以在导出数据时，会造成有些字符后面带有空格键字符，影响数据统计的准确性。为此，可以使用TRIM函数，将文本前后两边的空格除去，如上面对科目名称的整理就用到了它。但在使用中需要注意的是，这个函数并不能去掉文本中间的空格。

（二）快速删除空行

整理数据后，往往发现表中有大量空行，手工删除非常麻烦，而且容易有遗漏，这时可以使用筛选功能实现：在表头插入一空行，然后选择表中所有的行，单击“数据→筛选→自动筛选”命令，在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”，就会筛选出所有的空行，将其选中删除即可。

（三）文本格式与数字格式的转换

1.文本格式的数字转换为数字格式

在工作中，经常会碰到一些数字导入Excel后是以文本形式存在的，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。一般来说，文本格式的数字左上角会有一个绿色的小三角，点击单元格，会出现一个带有感叹号的提示框，在其中选择“转换为数字”就可以批量完成转换，但这种方法适合文本格式的数字比较少的情况。

还有一个办法也可以快速地将这些文字转变回数字。首先，在空白的单元格中填入数字“1”，然后选中该单元格，执行“复制”命令，再选中所要转换的单元格，选择“选择性粘贴”中的“乘”，文字格式就可以变为数字格式（相当于用1去乘这个数字，自然就会转为数字格式）。

2.数字格式的数字转换为文本格式

有的财务软件中年、月、日是分别在三个单元格中存储的，导入EXCEL中时，部分数字会分别以数字格式和文本格式存储，用AO采集时只能识别其中的一种格式，导入的数据就不完整。有时在账表重建时，系统会提示“借贷方不相等”，可能就是上述原因造成的，这就要求将其统一格式。一般都是将其转换为文本格式，可以用EXCEL的TEXT函数来实现。

其实，文本和数字格式的转换还有一种非常简便的方法：选中要转换的那一列，选择“菜单→数据→分列”，直接选择“完成”，则此列全部变为数字格式；如果根据提示连续点“下一步”，最后在“列数据格式”中选择“文本”，点击“完成”，可以看到这一列就全部变为文本格式了。（王敏）