浅谈小型审计项目现场管理
张慧(审计署长沙办)
【发布时间:2013年04月19日】
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    小型审计项目是相对于大型、中型审计项目而言,规模相对较小、审计时间相对较短、审计人员相对较少、具有特定目的的非常规审计项目。本文从小型审计项目现场管理的定义、目标、难点及主要内容等方面进行了研究,旨在阐述小型审计项目现场管理的科学方法和关键点。

    一、小型审计项目现场管理的定义

    小型审计项目现场管理是指根据小型审计项目的特点,对属于审计现场时间段内的审计人员工作进行的计划、组织、领导、控制活动。具体来说是指小型审计项目审计组和审计人员按照审计工作标准,结合项目特点和特定目标,自下达审计计划起至向审计机关提交审计报告结束止,运用各种科学手段、制度和载体,对审计现场人力资源、进度、成本、质量、风险、成果和沟通等方面进行计划、组织、领导和控制等一系列自我约束的活动。

    二、小型审计项目现场管理的总体目标

    小型审计项目现场管理的总体目标主要是在较短的时间内,利用较少的人力资源,完成既定的审计任务,既要满足特定的目标要求、获得较大的审计成果,又要降低审计风险、保障审计质量。简单地说,小型审计项目现场管理的总体目标是要使审计效率、审计质量、审计成果三者达到最优的配置。

    三、小型审计项目现场管理的难点

    相比大中型审计项目而言,小型审计项目时间短、人员少,但其工作要求并不低,因此其现场管理存在诸多难点。

    一是由于小型审计项目时间紧张,容易导致前期调查时间不够充分,调查了解的深度和广度不够,影响了项目实施方案制定的科学合理性,最终影响审计目标的实现。

    二是由于小型审计项目审计人员少,审计任务重,导致审计人员工作强度大、精神压力大,如果现场管理失效,要么使得审计人员工作积极性、创造性降低,消极应付;要么使得审计人员一味追求审计成果,忽视审计程序和质量控制,急功近利。

    三是由于小型审计项目时间短,审计人员为了省时间、赶进度,容易导致审计程序履行不到位,审计项目质量控制不严,审计风险增加。如,审计组为了提高效率,所有人员全部投入审计工作,全力以赴查处重大违法违规问题,现场复核制度流于形式,埋下审计质量隐患。

    四是由于小型审计项目时间短,容易影响审计成果的挖掘,导致问题无法查深查透,半途而废,大大降低审计成效。小型审计项目的特殊性,还容易导致审计组仅仅局限于完成审计任务,无法发挥创造性和能动性,形成建设性的审计成果。

    四、小型审计项目现场管理的主要内容、方法和措施

    小型审计项目与大中型项目相比,最突出的不同在于时间短、人员少,这给项目现场管理既带来难度,也存在优势,难点在于时间短,对工作效率的要求非常高,优势在于人员少,管理级次相对较少,内部沟通比较顺畅。

    根据小型审计项目现场管理的难点和特点,其现场管理的主要内容在于人力资源的合理安排、实施方案的科学制定和灵活执行、沟通协调机制的良好运行、审计程序的规范到位、质量控制的严格有效、审计成果的挖掘提炼。

    小型审计项目现场管理的方法应该结合其特点,采取图表分解法、会议沟通法、审理关口前移、审计程序流程化等方式方法。图表分解法可以使具体事项一目了然,便于控制,任务分解、进度控制等环节都可采用此种方法;会议沟通法可以使沟通更直接、充分、有效;审理关口前移可以及时纠错、提高质量、降低风险;审计程序流程图表化可以使审计程序的履行更到位、操作性更强。

    (一)人力资源配置。小型审计项目适宜由专业对口的业务处室单独承担,这种安排的好处体现在:一是小型审计项目规模小,一般由一个业务处室可以独立承担,且同一处室的人员互相之间比较熟悉,经过长期的磨合,沟通协作良好,有利于提高工作效率;二是由与审计项目业务类型对口的业务处室承担项目,可以更好地发挥他们长期积累的审计经验,更好地与对口的业务司沟通联系,有利于审计项目的顺利开展和审计成果的挖掘提升。
    小型审计项目的组织结构不宜太复杂,层次越少越好,利于信息的沟通和传达。一般应分为两个层次:一层为审计组组长和主审,主要职责为决策、督导、协调和管理;一层为审计小组长和审计人员,主要职责为任务执行、信息反馈。

    (二)实施方案的制定和执行。调查了解是审计组制订实施方案的依据,是不可缺少的一个环节,虽然小型审计项目整个项目时间短,可能会缩短调查了解的时间,影响调查了解的深度和广度,也不能因此减少调查了解阶段,只能采取合理的方式尽量提高工作效率。
    由于小型审计项目的特殊性,其实施方案的制定不能面面俱到,而应该突出重点,要根据调查了解的情况,进行重要性判断,将被审计单位可能存在的重要问题确定为需要重点关注的审计事项。由于时间限制,小型审计项目的前期调查了解深度和广度有限,审计实施方案对审计事项的安排更不可能是绝对正确和一成不变的,当审计人员在执行实施方案过程中发现问题或出现突发情况时,审计组应迅速作出判断,及时调整方案。

    (三)沟通协调机制的建立。沟通协调机制在小型审计项目现场管理中特别重要,它的良好运行可以弥补审计时间短、人员少的缺陷。小型审计项目各审计小组则应每日向审计组长或主审汇报查证情况,使得审计组长或主审掌握当日审计的情况,很好地把握全局。审计组应每周召开一次碰头会,将各自发现的问题线索同时摆出来,审计组可以共同对此线索进行分析讨论,群策群力,互通有无。现场会议制度便于及时通报工作,适时解疑释惑,协调解决各种困难,以此校正工作方向,防止偏离主题,把握工作重点,提高工作效率。

    (四)审计进度的掌控。审计进度的掌控是在审计任务和时间进行了分配基础上,对执行过程的一种控制。小型审计项目工作节奏快、时间紧张,必须根将工作任务逐一分解到人,并明确职责,才能保证工作效率。审计组的工作任务由业务事项和行政事项组成,业务事项是指实施方案中明确的审计事项,行政事项是审计组为了保障审计工作的顺利开展而设置的质量复核、后勤保障、资料保管、廉政监督等职责。审计组应根据工作任务和职责设置审计组组长、业务处室负责人(现场管理的具体执行者)、主审、小组长、生活委员、廉政监督员、资料保管员、一般审计人员等角色,各角色根据自身的任务分配和职责要求各司其职,并对各自所负责审查的业务事项及管理的行政事项负责。为了做好现场管理,审计组分配任务一定要做到清楚、具体、目标明确,可以采取表格化的任务分解表将任务细化。此外,审计组长在分派任务时,对各个具体审计事项的难易程度、复杂程度要有所考虑,并据此推算它所需要的人力和时间。

    (五)审计质量的控制。小型审计项目质量管理的目标是既要遵守法律法规和准则,保证程序合规、风险可控,恰当地做出审计结论,又不能影响工作效率,浪费有限的人力和时间资源。要实现这个目标,应通过以下几方面进行质量管理:一是提高审计人员的质量意识;二是严格执行现场复核制度;三是审理人员的提前介入;四是审计程序的流程化,小型审计项目应根据国家审计准则要求,将规范的审计程序设计成一目了然的流程图表形式,一方面便于审计组控制,一方面便于审计人员操作。

    (六)审计成果的提升。小型审计项目审计成果的挖掘要求具有时效性、建设性、宏观性,审计成果的提升分为两个阶段:一是审计现场项目实施过程中对问题的挖掘、情况的分析以及资料的收集,二是审计现场结束后对审计成果的后期加工提炼。(张慧)
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