浅议大型审计项目数据分析的组织与实施
王洁 王大涛(审计署济南办)
【发布时间:2013年03月12日】
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    摘要:大型项目审计对数据分析组织方式提出了新的要求。本文从数据标准规范化、团队组建合理化、分析模式科学化和经验总结系统化等四个方面系统讨论了大型审计项目数据分析的组织与实施,并提出了与之相应的措施和管理方法,研究如何提高审计数据分析能力,发挥数据分析在大型审计项目中的支撑和引领作用。
    关键词:信息化 大型审计项目 数据分析

    进一步加强审计信息化建设是充分发挥审计保障国家经济社会健康运行的治理功能,推动国家审计在完善国家治理中发挥作用的要求。作为信息化建设的核心内容之一,对大型审计项目开展数据分析工作,能有效扩大审计抽查样本量,并为了解相关业务和管理内容提供支撑和保障。数据分析工作的组织与实施,很大程度上保障和决定了大型审计项目的顺利实施。

    一、传统审计数据分析组织实施方式创新的必要性

    数据审计是信息化环境下一项重要审计内容,通过采集、转换、验证和分析被审计单位相关电子数据,对其财政财务收支和有关经济活动的真实性、合法性和效益性进行审计。传统审计方式及一般审计项目中审计人员将数据导入到自身计算机中进行查询分析、查找疑点的模式,已不能适用于当前大型审计项目工作。

    (一)大型审计项目的特殊性。近几年,审计署组织了多个与地方审计机关联合作战的大型综合类项目审计,审计对象规模大、地区跨度大、审计时间短、审计人员多、涉及信息系统多、数据格式繁杂、数据量大,对审计信息化组织和实施方式提出了很高的要求。
    以A省社会保障资金审计为例,近1000名审计人员需要在2个月左右的时间内对全省10余个地市100多个区县2500万人口,涵盖养老保险、医疗保险等十二类十八项社会保险基金和社会救助资金进行全面审计。审计项目涉及各项资金的参保、缴纳和支付数据近3 TB,相关外围数据涵盖工商、税务、公安、车辆、房管等十余个部门,总数据量近1TB。在短时间内完成数据采集,并发挥数据分析对审计项目的支撑作用,目前传统的审计理念和工作方式难以适应。

    (二)组织方式整合是审计信息化发展的必然要求。通过近十年的建设和应用实践,审计署按照两期“金审工程”设计方案,基本确立了审计信息化总体框架,并完成了相关系统的建设。“金审工程”的建设成果,已经从硬件层面为大型审计项目组织管理搭建了平台:以审计管理系统(OA)、现场审计实施实施系统(AO)和联网审计系统为载体,以互联网和审计专网为通道,以项目执行管理平台和腾讯通等为工具,构建一个大型项目统一指挥中心,可实现对大型审计项目审计的统一指挥,对海量数据的集中处理,以及对日常管理性信息与重要业务数据的实时传输。信息化建设的成果,为审计组织模式转变提供了技术支撑,同时也对信息化审计组织方式转变提出了要求。

    (三)信息化审计组织方式为国家良治提供保障。国家审计是监督制约权力运行的重要措施,是反腐倡廉的有力工具、维护民生的有效手段、维护国家经济安全的重要保障。信息化审计组织方式合理广泛地利用信息技术,有效整合经济社会各领域、各行业的信息和数据,进行综合分析和验证,完整把握审计对象经济活动的本质,拓展国家审计领域,是审计机关参与国家治理的重要工具,为审计项目特别是大型审计项目的有效实施提供支撑平台和技术保障。

    二、大型审计项目数据分析工作的组织与实施

     随着大型审计项目的不断开展,只有积极探索现场审计中数据分析工作的组织与实施方式,逐步实践和完善数据采集、存储、分析、反馈等各个环节,进一步提高审计数据分析能力,才能充分发挥信息化在大型审计项目中的支撑和引领作用。

    (一)数据标准的规范化。数据标准的规范化是实现审计业务信息化的基础,是开展联网审计和实现预警分析的前提,也是制约审计信息化工作开展的瓶颈。经过“金审工程”建设,审计署已对财政、金融、社保、税务、海关等多个行业开展了数据规划,从采集、存储、归集和分析等审计角度规范了被审计单位的数据,将被审计单位复杂、多样的生产数据转换为直观、统一的审计数据,便于审计分析和利用。
    目前,我国信息化建设尚处于发展阶段,审计数据的标准化和规范化还任重道远。如何规范有序地采集、存储、归集和分析审计数据,是审计信息化和数据化建设的关键,也将是下一步审计信息化工作的重点。

    (二)团队组建的合理化。在大型审计项目环境下,数据采集、数据分析等信息化审计任务涉及数据量大、覆盖面广、技术要求高,要求审计人员一方面要具备熟练的行业审计经验和开阔的思路,另一方面要具备灵活使用计算机审计方法和技术的能力。因此,大型审计项目开始前,审计组需要以业务需求为依据,分别抽调计算机审计人员和业务审计骨干组成数据分析团队,共同提需求、提思路、提技术,分析审计同一审计事项,使数据分析工作完全融入到审计业务中,提高数据分析的效率和质量。

    (三)分析模式的科学化。在大型项目审计过程中,审计人员要面对着庞大的数据量和复杂的数据结构关系,必须采取科学化的审计模式,加强深度分析,尝试跨部门、跨行业的数据关联分析、预警分析和预测分析。因此,要对大型审计项目数据分析组织与实施过程合理划分,在数据分析、疑点核查反馈、特征研究总结等不同阶段应用不同方法和技术做好数据分析相关工作,有的放矢,提高工作效率。

    1.数据分析。在信息化环境下,审计线索会通过电子数据表现出一定的特征,捕捉这些特征并进而进行分析取证,是计算机审计发展到目前阶段的一种有效做法。这是一个从海量数据中提取符合条件的数据并获取相关信息的过程,是一种基于审计中间表的知识发现的技术。    
    大型审计项目开始前,审计组应根据审计工作方案和实施方案组成数据分析团队。数据分析组统一组织成员学习计算机审计目标和相关业务知识,整理、总结和借鉴已有计算机审计方法体系和专家经验库,确定重要审计事项并研究相应的分析思路和技术方法,并依据审计事项和内容编制数据采集方案和数据分析方案,为数据分析提供指引。
    项目开始后,数据分析划分为数据分析组集中分析和各审计组分散分析两个阶段。在不同阶段,审计组对不同审计事项采用不同技术和方法,针对性更强,从而能大大提高审计工作效率。
    在数据分散分析阶段,数据分析组集中全部成员共同开展重要审计事项和重点内容数据分析等共性工作,同时归纳数据特征,研究有效技术和方法。随着审计实施,进入分散分析阶段,数据分析组成员分散到各审计组,依据所在审计组的具体情况和特点,修正集中分析阶段形成的分析方法,并补充所需外部数据,完成第二次数据采集,与延伸工作相结合,进一步开展个性化数据分析工作。

    2.疑点核查反馈。数据分析组定期将数据分析结果和疑点以“问题核查单”的形式下发给各级审计组,明确指出问题线索、分析思路、数据来源和时间限制等具体要求,由各审计组分别组织审计人员组成专门延伸组进行核查。
    各延伸组结合实际工作情况,对问题线索进行核查,并向数据分析组及时反馈核查结果。对可落实的问题线索,延伸审计组应进行取证。对于无法落实的问题线索,延伸审计组负责查找并记录数据分析结果错误或偏差的原因,并上报数据分析组。
    数据分析组汇总已落实的问题取证,分析无法落实的线索原因,调整数据分析思路和方向,提高数据分析针对性。

    3.特征研究总结。在审计工作中,对违法违规行为的揭露是从发现审计线索开始的,这就需要审计人员根据这些违法违规的行为特征去捕捉审计线索。而这些审计线索的落实,会指导审计人员理解并总结这些行为特征。而数据是对行为的记录和反映,行为和数据之间必然存在一定的关系,因此,行为特征也将在数据中留下痕迹,形成数据特征。
    审计过程中,延伸组审计人员将发现的审计线索及其相应的行为特征上报数据分析组,由数据分析组成员找到行为与数据的关系,将行为特征转换为数据特征,并映射到审计数据中,从数据中筛选出行为特征,将个别的问题线索推广至全部数据范围,扩大数据分析覆盖面,提高针对性和精准度。    

    (四)经验总结的系统化。在审计项目实施过程中,各级审计组应对工作成果进行系统化的总结和提炼,通过腾讯通和项目执行管理平台进行交流,以供其他各审计组借鉴和参考,提高工作效率,并为今后的审计项目与信息化发展提供经验和支持。

    1.建立计算机审计方法体系,总结在审计工作中计算机技术运用和数据分析的方法和经验,实现信息化环境下新的审计方式。

    2.建立审计指南体系,规范数据获取、数据分析、结果利用等信息化审计各个环节的操作,指导审计人员更加有效地实现审计目标。

    3.建立和完善审计评价指标体系,积极运用审计信息化技术实现对数据的智能管理和深度分析,增强判断评价宏观经济、感知经济安全风险等方面的能力。

    三、大型审计项目数据分析组织与实施的配套性措施

    为保证大型审计项目数据分析组织与实施模式的有效运作,需要结合审计项目管理理念,并按照审计目的和目标对管理手段做出必要的调整,建立配套性的管理措施。

    (一)建立团队文化和团队合作理念。在大型项目审计中,各级审计组的审计人员所在的组织接近扁平化管理,对于习惯智能型管理的审计人员是个挑战。尤其是数据分析团队,成员来自各自不同的业务部门,跨部门的合作与各部门原有的职责及分工存在一些不可避免的冲突。因此,应在数据分析团队内部及单位内部营造合作的工作氛围,激发审计人员对团队的认同感和责任感。

    (二)增强信息化审计人才队伍的稳定性。国家审计中,由相对固定的审计人员开展某一行业的审计工作,这保证了审计工作的针对性、专业性和延续性,数据分析工作也应如此。打造一支相对固定的数据分析团队,精心选择业务水平高、计算机技术强的审计人员组成相对固定的数据分析组,形成以数据分析组为中心、审计组其他人员参与的大型审计项目数据分析组织与实施方式。同时,应建立长效机制的数据分析协调机制,深化数据分析工作,形成由审计署项目办提出数据分析目标,计算机中心指导操作并提供技术支持,特派办确定思路和方法开展数据分析的组织和工作模式。

    (三)必要的考核与激励机制。大型审计项目开始前,审计署及特派办应明确数据分析的目标和任务,并提出具体工作要求,明确审计组和审计人员的相关责任,保障审计项目高效开展。如在全国社会保障资金审计中,有些办就在项目开始前出台了关于加强计算机审计工作方面的意见,对数据采集和分析等相关工作提出了明确要求,规范计算机审计的实施过程,在组织实施、业务成果、案例上报等各方面都取得了良好成效。为提高数据分析人员的积极性和责任心,大型审计项目可逐步实施计算机审计“双主审”制度,由技术人员担任数据分析组主审,负责数据采集与分析方案编写、组织数据分析实施、相关问题汇总等工作,以提高数据分析工作质量。(王洁 王大涛)

    参考文献:
    [1]刘家义.加快审计信息化建设步伐全面提升审计能力和技术水平——在全国审计工作座谈会上的讲话.2012-7-10.
    [2]吴震雄.信息化条件下实施大型审计项目的架构设想[J].审计月刊,2009(8).
    [3]审计署“十二五”审计信息化发展规划.审计发〔2010〕47号.
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    [5]田甜,倪巍洲.国家审计核心业务的信息化实现模式研究[C].国家审计信息化与国家治理,石爱中主编,北京:中国时代经济出版社,2012,114~122.
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