投资审计情况统计报表的自动汇总初探
魏利平(湖北省恩施州来凤县审计局)
【发布时间:2016年08月15日】
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为全面掌握全省投资审计情况,统计投资审计项目完成情况、审计成果等,湖北省审计厅编制了投资审计情况统计表(一)、(二),作为审计计划管理系统报表的补充。该补充报表分为两块,按月上报,涉及32个指标,汇总量较大,特别是对送审金额的分段统计,稍有不慎就会出错。本人利用excle函数,将投资审计统计台账与投资审计情况统计表(一)、(二)结合,摸索出了一套自动生成报表的方法,现与大家共享。

一是建立“投资审计项目统计”文件夹,用于存放“投资审计部门统计表”与“投资审计自动统计表(excle工作簿)”。如图:

二是在以上文件夹下建立“投资审计自动统计表(excle工作簿)”。工作簿中,包含三个sheet工作表,分别为政府投资审计台账、湖北省投资审计情况统计表(一)、湖北省投资审计情况统计表(二)。政府投资审计台账是一个引用投资审计部门统计表基础数据的过渡表,也同时为湖北省投资审计情况统计表(一)、(二)提供汇总的基础数据,起着承上启下的作用。该表的指标设计主要考虑到统计工作的需要,大体有:项目名称、审计类别、建设单位、发文号、计划投资万元、合同金额(万元)、报审造价(元)、审计后造价(元)、审减金额(元)、审减率、主审、协审、外聘人员、聘请中介、通知书送达日期、征求意见日期、报告日期等17个基础指标。如图:

三是建立表的函数关系。

(一)投资审计部门统计表与政府投资审计台账各指标间函数关系。首先,在政府投资审计台账自动建立与投资审计部门统计表完全一致的“项目名称”。我采用的函数是:

前面加了if,是为了判断投资审计部门统计表项目名称是否为空。其次,对同一项目名称其他属性的应引用。我主要采用了vlookup函数,即:

这里面考虑到空值的引用会报错,所以用了一个错误判断函数iserror。其他属性以此类推。

(二)政府投资审计台账与湖北省投资审计情况统计表(一)之间的函数关系。因为两表之间主要是归类于汇总关系,所以我主要采用了countifs函数与sumifs函数。湖北省投资审计情况统计表(一)各主要指标数据关系如下:

计划审计项目=COUNTIFS(来凤县2016年政府投资审计台账!$C$6:$C$405,"结算",来凤县2016年政府投资审计台账!$O$6:$O$405,"");

交办投资审计事项= COUNTIFS(来凤县2016年政府投资审计台账!$C$6:$C$405,"预算",来凤县2016年政府投资审计台账!$O$6:$O$405,"");

委托中介机构投资审计项目= COUNT(来凤县2016年政府投资审计台账!$O$6:$O$405);

计划审计项目(送审金额)= SUMIFS(来凤县2016年政府投资审计台账!$H$6:$H$405,来凤县2016年政府投资审计台账!O6:O405,"",来凤县2016年政府投资审计台账!$C$6:$C$405,"结算");

交办投资审计事项(送审金额)= SUMIFS(来凤县2016年政府投资审计台账!$H$6:$H$405,来凤县2016年政府投资审计台账!P6:P405,"",来凤县2016年政府投资审计台账!$C$6:$C$405,"预算");

委托中介机构投资审计项目(送审金额)= IF(COUNT(来凤县2016年政府投资审计台账!O6:O405)>0,SUM(来凤县2016年政府投资审计台账!$H$6:$H$405),0);

计划审计项目(核减金额)= SUMIFS(来凤县2016年政府投资审计台账!$J$6:$J$405,来凤县2016年政府投资审计台账!S6:S405,"",来凤县2016年政府投资审计台账!$C$6:$C$405,"结算");

交办投资审计事项(核减金额)= SUMIFS(来凤县2016年政府投资审计台账!$J$6:$J$405,来凤县2016年政府投资审计台账!T6:T405,"",来凤县2016年政府投资审计台账!$C$6:$C$405,"预算");

委托中介机构投资审计项目(核减金额)= IF(COUNT(来凤县2016年政府投资审计台账!S6:S405)>0,SUM(来凤县2016年政府投资审计台账!$J$6:$J$405),0)。

上述关系建立后,只要选中第一个项目第一行,然后下拉至表末就行,所有的项目数据就自动引用过来了。

注意:考虑到以后的自动引用,可以将表格控制在本单位每年完成的投资审计项目左右。

(三)政府投资审计台账与湖北省投资审计情况统计表(一)之间的函数关系。栏标价审计项目很简单不再赘述,重点说一下送审金额的分段统计。我使用了countif与countifs函数,即:

送审金额在50万元以下项目数(含50万元)= COUNTIF(来凤县2016年政府投资审计台账!$H$6:$H$405,"<=500000");

送审金额在50万元至100万元的项目数(含100万元)= COUNTIFS(来凤县2016年政府投资审计台账!$H$6:$H$405,">500000",来凤县2016年政府投资审计台账!$H$6:$H$405,"<=1000000");

送审金额在1亿元以上的项目数= COUNTIF(来凤县2016年政府投资审计台账!$H$6:$H$405,">100000000")。

完成上述步骤,需要上报的统计表就大功告成(除审计移送统计外),剩下的只需要复制与报送啦。

以后每月报表时,就是两大步:从投资审计部门复制报表到上述文件夹,将“投资审计部门统计表”覆盖;然后打开“投资审计自动统计表(excle工作簿)”,将“政府投资审计台账与湖北省投资审计情况统计表(一)”、“政府投资审计台账与湖北省投资审计情况统计表(二)”复制出来就可以上报了。投资审计情况统计自动实现,减轻了统计人员的工作强度,提高了工作效率。(魏利平)

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