浅论数据趋势分析在计算机审计中的应用(湖北省武汉市审计局)
薛宁(湖北省武汉市审计局)
【发布时间:2014年09月11日】
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趋势分析,是指将实际结果与不同时期中同类指标的历史数据进行比较,从而确定变化趋势和变化规律的一种分析方法,其可以预测变化趋势,可以确定变化规律,在许多领域中都有着广泛的运用。随着数字化审计的不断前行,信息数据的日积月累,趋势分析在计算机审计过程中也有着应用的基础和广泛的场合。

一、趋势分析的准备

要想进行分析,必须要有分析的依据——数据;要想得出变化规律,必须进行数据的准备与整理,即指标的确立,与指标相关的历史数据的获取与汇总。有了相同指标的历史数据作为数据源头,才能为后面的分析工作奠定坚实基础,否则,没有数据的支撑,趋势分析无从谈起。

二、趋势分析的工具

历史数据本身,只能给出大小、多少的量的概念,是一种静态的表现。大量的历史数据放在一起,有种乱花渐欲迷人眼的感觉,要想在凌乱的数据中分析得出变化趋势,则要借助于能够变静为动、化“乱”为“有序”的工具——图表分析。折线图就是其中一种简单、实用的图表分析工具。

把同类指标的历史数据绘制到折线图中,可以显示随时间(根据常用比例设置)而变化的连续数据,得出相等时间间隔下数据变化的趋势,这就是折线图的作用。有很多工具,如Excel,使用简单的步骤就可以将包含历史数据的行和列,转换为折线图。还可以根据趋势分析的具体场合,选择一般折线图、堆积折线图、百分比堆积折线图等各种合适的类型,进行同比、环比的分析。

三、趋势分析的具体应用

准备好了数据,选定了工具,一起来探索趋势分析在计算机审计中的应用。在这里以某道路桥梁收费管理中心的车流量数据为例(如表1)。 
这个数据是从每个站点的车辆通行记录汇总得到的,表格中横向为站点,使用“0001”至“0008”的编号表示;纵向为时间,以月为单位;中间的数字则为对应站点、月份的车流量数据。套用概念描述中的名词:车流量为指标,站点为类别,时间则表明时期的概念。

(一)主要趋势分析
1. 整体的车流量情况。使用Excel的图表功能,将这8个站点、30个月的车流量数据转换为折线图(如图1),从折线图上进行车流量整体情况的主要趋势分析:
红点的折线代表了总体车流量,可以看出整体上是上升,但局部有波动。如何得出结论呢?这种情况下借助于趋势线来辅助分析。可以根据具体行业类型、数字特点的具体情况,在统计数字的基础上,选择线性、指数、对数、幂以及多项式等类型计算得到并绘制出趋势线。在Excel中选择为红点折线添加线性趋势线,绘制出小蓝点的趋势线,从这条趋势线可以得出直观的结果:车流量在整体上是平稳上升。这个结果与城市机动车保有量的变化一致。

2. 站点的车流量。因为单个站点的车流量与总体车流量的数据绘制在同一个坐标系统下,且单个站点的数据远小于总体的数据,造成单个站点的折线在图上比较密集,相互遮掩难以区分,可以选择使用次坐标轴绘制总体车流量(如图2),使得单个站点之间、站点与总体之间的折线层次清晰、便于观察趋势。
从使用次坐标轴的折线图中,得出站点的主要趋势:
(1)站点编号为0004、0006、0005、0003的4个站点处于站点车流量的第一梯队,整体平稳上升;
(2)站点编号为0007、0002、0001的3个站点处于站点车流量的第二梯队,整体保持平稳;
(3) 0008站点是逐步上升趋势。
在计算机审计过程中,对数据进行选择或者抽样时,可以根据上述的主要趋势,选取第一梯队的0004站点、第二梯队的0001站点以及比较另类的0008站点的相关数据作为重点。这样的选择,既有站点自身的特点,又兼顾所有站点的整体情况,起到“精确导航”的作用。

(二)局部趋势分析
局部趋势是短期内异于主要趋势的情况。从图2可以看出:
0008站点的车流量从2011年12月份首次有记录以来,稳定增长,直至2013年9月份开始剧增;而一直位居车流量首位的0004站点,从2013年9月份起剧减;同样,0005站点、0006站点的车流量于2013年11月份也开始出现下滑。
图中反映出的这几个局部趋势变化,通过审计人员的追查、询问、核实,得出如下几个基本情况:
0008站点于2012年1月正式开始收费;0004站点于2013年9月份开始进入检修,车辆限号通行,并分流至0008站点;0005站点、0006站点因2013年11月份车辆限行的新政策开始实施,被加入到限行行列,同时,0008站点的分流量继续加大。
当事实与数据相吻合,审计人员开展计算机审计时,就可以避开这些局部趋势变化的干扰,让思路更加清晰,任务更加明确,实施的效率也可以得到保障。
如果数据无法得到事实的支持,局部趋势的变化就是异常、有问题的,是审计过程中需要重点关注的方面,则可将确定的时间段、明确的主体以及相应的异变作为审计核查重点。

(三)规律性分析
通过趋势分析,可以获知事物、现象和过程内在的、本质的必然的联系,即规律性。在趋势分析环境中,规律性可以理解为周期性重复发生的现象。
从图2中,审计人员发现:总体的车流量、大部分站点的车流量都在2012年1月、2月,以及2013年的2月份出现明显的下滑,之后恢复正常,反应在折线图上就是两个“V”形的出现。经询问,原来是“回家过年”的传统,带来了车流量在春节期间明显下滑这样一个规律。
得出这个规律后,如果数据再继续延伸一年,到2014年的春节期间车流量没有出现“V”形拐角,则此期间的数据,就需审计人员作为关注点,分析其原因了。
 
四、趋势分析的展望

趋势分析可以获知事物或局势发展动向,总结出规律,预测未来。审计中,更多的是利用趋势分析出的动向、规律,辅助审计人员在数据类型选择、确定重点关注对象等方面做出恰当的选择,扑朔迷离中去干扰、辨目标,完成对历史数据的检查分析,得出全面的结论,从而实现“总体分析、发现疑点、分散核实、精确定位、系统研究”的目的。
要想充分发挥趋势分析的作用,审计人员须做好对审计项目历史数据的搜集、整理工作,特别是注重同类行业不同审计项目的数据积累。当这样的数据积累到一定程度,数据规划中的业务数据就有了“血肉之躯”,才能有更广泛开展趋势分析的数据之源。
趋势分析,且用且积累,就像滚雪球一样,推动着计算机审计向“大”数据、“广”思路的新境界前行。(薛宁)
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