【摘  要】审计档案作为记载和反映审计工作全过程的真实记录，具有重要的鉴证作用。提高审计档案质量，加强审计档案管理，对推动审计工作规范化，提高审计工作效率具有非常重要的意义。然而，随着审计事业的不断发展，传统的审计档案管理模式已不再适应现有的审计工作需要，应进一步提高各单位对审计档案管理重要性的认识程度，加强培训，强化档案工作事前规划、审中资料收集管理以及审后编研利用工作，切实提高审计人员档案管理水平。
    【关键词】审计档案 管理 问题 措施
     
    审计档案作为记载和反映审计工作全过程的真实记录，既是衡量审计工作质量的主要依据，又具有重要的鉴证作用。提高审计档案质量，加强审计档案管理，对推动审计工作规范化、提高审计工作效率具有非常重要的现实意义。近年来，审计档案质量的总体水平在不断提高，但随着审计事业的不断发展，传统的审计档案管理模式已不再适应现有的审计工作需要，各单位还需进一步提高审计档案管理工作水平。
    
    一、审计档案管理的涵义及内容
    审计档案管理，是指审计机关对审计档案进行收集、整理、保管、利用、编制、统计、鉴定和移交，以及对各部门审计档案工作进行指导和监督等一系列工作。按照形成及作用划分，审计档案管理主要由三部分构成：
    （一）审计档案立卷归档。审计署出台了审计机关审计档案管理规定、审计文件材料立卷归档操作规程等多项制度对审计档案立卷归档工作进行规范，要求档案立卷人按照上述规定，以审计项目为单位对审计工作底稿、审计取证材料、审计立项文件以及审计结论性材料进行归类整理，经鉴别和取舍后按规定顺序编目、装订，并移交档案管理部门，做到“审结卷成”。
    （二）审计档案质量控制。审计人员运用审计档案质量标准，对审计项目资料的收集、整理、立卷质量等工作进行约束的一系列活动，包括明确审计项目档案立卷责任、确定项目档案归档材料范围、审核卷内文件排列规则和编目等内容。期间，审计组组长、审计项目主审、审计问题查处人要逐级对审计程序合规性、审计定性准确性、证据要素可靠性、归档文件完整性进行审核，审计档案立卷人和机关档案管理员要对审计档案质量进行检查，一旦发现问题要及时要求审计人员整改。
    （三）审计档案编研利用。将单纯的档案保管工作转向综合开发利用，对档案中涵盖的被审计单位行业特点、业务流程等基本情况，以及审计查出的体制性问题、管控系统漏洞、重大违法违规事项等有价值信息进行综合整理和分析利用，将“死资料”变成“活资源”，使审计档案发挥更大的价值。
    
    二、审计档案管理的意义
    （一）提高审前调查工作效率。目前，审计项目开展前的审前调查是审计档案利用工作的集中时点，审计人员通过查阅同行业、同类型审计项目档案，了解被审计单位行业性质、隶属关系、信息系统、业务流程等基本情况，可以节约大量的工作时间和精力；通过分析以往同类项目的审计方法、审计内容、查出问题等事项，借鉴有益经验，规避低效做法，并加以改进创新，以提高工作效率、更好把握审计重点。
    （二）为审计工作提供重要线索。同行业审计项目归档资料，囊括了包括重要审计成果和先进审计经验在内的所有有价值的工作资料。在审计项目实施前查阅相关资料，既可以掌握该行业管控体系中曾经出现的问题漏洞，也可以了解前期审计人员对普发性问题的查处方法；既可以检验审计方案关注“重点内容”与实际调查掌握“关注事项”的关联程度，也可以全面了解前期项目未得到有效整改的个性问题，并将其确定为重点事项加以关注，进而为后期的审计工作提供参考和线索。
    （三）为审计人员提供学习平台。通过查阅审计档案，新进人员可以学习审计取证技巧、工作底稿编写规范、审计方案制定流程以及审计报告撰写方式等事项，并在具体的实践工作中参考借鉴、吸收运用。同时，档案中审计报告的行文结构、法规引用、审计意见建议、项目总体评价等具体内容，对新报告的编写也具有借鉴意义，并可具其检验现有审计报告中是否存在表述不准、法规错误等问题，促进提升审计报告质量。
    
     三、当前审计档案管理存在的主要问题
    （一）一些审计人员对档案工作不重视，部分审计档案质量不高。审计档案的主要组成部分是业务档案，因审计项目时间紧张、工作量大等原因，审计人员在工作之余往往不注重档案资料的日常收集和整理，取证资料归集保管不规范，部分审计人员不重视档案工作，甚至不熟悉档案管理制度，在不掌握归档要求的情况下凭个人理解盲目归档。同时，对规模较小、成果少的审计项目，部分业务处室降低归档要求，简单归档处理。这些都造成了审计项目档案归档时间不及时、质量不高，上缴的档案往往存在材料页码编写错漏、资料要件不齐、正式文书未签字等问题。
    （二）原管理制度内容陈旧，部分电子档案归集不规范。随着计算机技术的不断发展，审计署原有的电子文件归档制度已不适应现有的信息化审计工作，内容的陈旧、粗放的要求，使审计系统各单位的电子档案仍停留于对纸质档案、案卷的单纯扫描处理阶段，且形成的扫描数据质量不高，经常出现乱码或遗漏现象。同时，电子档案中也往往缺少被审计单位业务数据、现场审计实施系统（AO）数据包和归档包、审计管理系统（OA）行政文书、审计计划统计报表等重要电子数据。
    （三）信息化浏览技术不成熟，部分审计档案利用率较低。审计系统每年都会投入经费用于档案工作的软、硬件建设，但在实际工作中审计档案的总体利用率不高。截至目前，审计系统中的18个特派办刚刚建成并开始推行审计档案数据专网浏览借阅平台，但由于借阅操作复杂、涵盖内容不全、网络运行不稳定等因素，审计人员利用该平台浏览、分析同行业审计项目数字化档案资料的意愿不强、动力不足，研读效率较低。
    
    四、改进审计档案管理工作的路径 
    （一）加强引导，提高全员档案工作意识。营造重视档案工作的整体氛围，通过宣传督促、业务培训、考核评比等措施强化档案工作重要性。同时，强化考核工作的引领和激励作用。加大项目档案在处室考核、公务员个人考核中的比重；严格按照审计档案“主审负责制”规定，强调主审责任，加大对项目主审档案工作的考核力度，促使每个审计组都成为“组长总体把握、主审统筹安排、参审人员积极配合”的归档团队。（二）关口前移，加强档案工作事前规划和审中资料收集管理。审计档案由审前准备、审中实施、汇总报告、督促整改等一系列材料汇集而成，项目结束后再进行档案归集整理很难保证资料的完整性。因此，应将档案工作关口前移，由目前的事后开展向事前规划、事中管理转变。年初，由机关档案管理人员依据当年项目计划和时间安排，提出各项目阶段性归档要求；项目开始前，将归档时限和相关标准文件传达到位，为审计组在项目实施中及时收集资料提供依据和参考；审中，督促审计组成员有针对性地开展审计资料归集、梳理，在项目实施中及时与法规处、机关档案管理人员沟通，及时发现并解决影响项目档案质量的各类问题，确保审计资料收集完整、规范。
    （三）强化培训，提高审计人员档案工作水平。加大培训力度，帮助审计人员掌握更有效的档案归集方法。年初，开展档案工作培训，布置当年归档要点，提出工作要求；年中，总结档案工作情况，指出存在问题。并不定期邀请审计署档案工作人员进行业务指导，开展审计档案管理经验交流和理论研讨等活动。同时，开展质量抽检互查活动，促进审计人员加深对档案工作相关规定的理解和掌握。抽检参与人员应涵盖项目主审、业务骨干、审计新兵等各层次人员；抽检项目按随机原则确定，抽检结果在单位内部通报。
    （四）加强研究，推进审计档案编研利用。一是强化数字化档案管理模式。以审计署开展的档案密网、专网分离工作为契机，实现通过办公软件浏览非涉密档案，拓宽审计档案利用的受众范围和共享渠道；建立数字化档案查询室，在与网络物理隔离的计算机上存储所有审计档案以供浏览；逐步建成查询便捷、浏览迅速的数字化档案平台，实现“查文查档不翻本、阅文阅档不进库”的科学化档案管理。二是探索档案资源的深度利用。组织财政、企业、经责等各领域有经验的审计人员，对历年同类项目查出问题进行整合，分析倾向性问题，总结先进经验，进而形成各领域审计项目操作手册；对历年各领域的审计信息成果进行对比分析，总结信息要点，为后续同类项目提供参考。三是加强档案理论研究。以数字化档案平台为基础，加强对档案工作先进方法的研究，努力提高档案工作的现代化和科学化水平。（包林  管艳娜）
    
    参考文献：
    [1] 徐云芬 审计档案质量控制之我见. 浙江档案, 2007年第9期
    [2] 郝丽波 谈如何做好新时期审计档案工作. 黑龙江档案，2012年第6期
    [3] 郝丽波 加强审计档案管理发挥审计档案作用——对审计档案信息化管理工作的几点思考. 现代审计与会计，2012年第10期
    [4] 刘源 关于加强审计档案管理工作的思考. 审计文汇，2012年第4期
    [5] 牛亚杰 审计档案编研要有新思维. 中国审计，2012年第12期
    [6] 王桂芝 陈海英 档案信息化建设的认识误区. 兰台内外，2013年第1期

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