公文草拟阶段的质量控制分析
黎晓春（审计署驻上海特派办）
为切实贯彻落实审计署提出的2011年开展好素质提升年活动，上海特派办党组提出了包括公文写作在内的“三项基本技能”大练兵活动。本文响应这一号召，对公文处理流程中“草拟”这一特定阶段的质量控制，从基本要求和规范角度进行了探讨，以期能够为初学公文写作者提供有价值的参考。
一、草拟阶段质量控制的指导思想
对很多初学公文写作的人来说，把可以用口语来表达的事件整理后用公文语汇形成文字，很像“翻译”工作。清末思想家严复提出，好的外文译文要做到“信、达、雅”三个字，信即忠实于原文，达即言辞畅达，雅即有文采。前两个要求完全可以直接用于公文写作：文字、定性表述准确，即“信”；逻辑严密，语言简练、清晰、明了，即“达”。
所不同的是，公文不追求纯文学那种辞赋方面的“雅”。但有一点值得注意，能够称得上“雅”的文学作品，必然有好的思想、立意，否则就会变成华丽的无病呻吟。而一篇好的公文，也必定要有准确的立足点及高度的思想性。特派办的很多业务公文，都要对事件进行准确描述与定性，要能够使看似普通的事件得到国家领导者、决策者或政策制定、执行部门的高度重视，在文章思想内涵方面的要求尤为突出。本文认为，可以把文学上“雅”的内涵在公文领域进行必要的延伸，初学者可以把“信、达、雅”作为公文写作的基本要求。
如何才能达到上述要求，刘家义审计长以切身体会给出了答案，即“用心”二字，“公文不是手写出来的，是心写出来的”。草拟者是否做到了用心，会很明显地反映在公文质量上。用心不到的公文常会出现以下几方面的问题。一是对基本“素材”不够熟悉，草拟者通过材料堆砌而敷衍了事；二是文字逻辑不严谨甚至自相矛盾；三是缺乏思想深度，公文份量不足；四是文中出现技术性硬伤。曾经有一篇全文出现二十几处错误的公文，文中将“截至”写作“截止”；“拨”写作“拔”（文中共11处），“帐篷”写作“帐蓬”；“部署”写作“布署”；“账目”的账写作“帐”（文中共7处）。发生上述问题的根本原因就在于作者的不用心。另外，实践证明审计人员如果不站在人民和国家利益的角度、高度去思考问题，就无法把握事件或问题的本质，无法提出有意义的见解，而这更需要公文写作者“用心”。用心二字贯穿了公文形成的始终。对于初学者，“用心”二字当是公文草拟阶段质量控制的核心指导思想。
二、草拟公文中常见的质量问题
公文一般由三部分构成，即眉首、主体、版记，草拟公文中主要涉及其中的主体部分，而质量问题可能发生于主体的标题、主送机关、正文、附件、成文时间等各个要素。结合审计署公文处理质量检查中发现的一些实例分析，可以看到草拟阶段发生的质量问题主要有这样几类。一是排版错误，如每行字数少于28个字；二是要素格式安排错误，如附件标识方法错误、成文日期位置不准确；三是关键要素缺失，如主送机关、成文日期缺失；四是文内特定格式书写错误，如法规引用格式、小标题字体错误；五是文字、数字、标点符号书写、应用等方面错误，如出现错字、多字、少字，数字书写不规范等现象。
通过分析发现，质量问题可见于公文主体各个要素，因此草拟时应时时注意质量控制。其中，部分质量问题具有一定普遍性，如公文在排版、附件标识、引用法规格式以及正文文字等，这几方面出现错误的频率较高，涉及到的公文数量也较大，应引起重视。而某些质量问题发生次数虽然较少，但却发生于公文关键要素部分。如公文种类问题，它通常要在标题中标明，而且种类的选择会直接决定公文的基本格式，继而影响公文写作的方法，文种选择错误将会严重影响公文的严肃性。
分析过程也发现，草拟阶段绝大部分技术方面质量问题是可以通过控制加以避免的。我国行政机关公文的格式、标点用法、数字用法、公文处理过程及要求，均有可参照的国家标准，上述问题绝大部分都能从中找到解决办法。而某些常见质量问题产生的原因更可能是草拟者、校阅者的疏忽大意，比如行文中的多字、少字、错字现象，加以注意均可避免。
三、草拟公文常用技术质量标准简介
对于初学者来讲，本文认为，当务之急是要掌握公文写作的基本技术标准，以之规范日常工作，真正达到“用心”的要求。目前可作为公文写作技术标准依据的主要有以下四份文件，一是《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）（以下简称处理办法）；二是《中华人民共和国国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）（以下简称99新国标）；三是《中华人民共和国国家标准标点符号用法》（GB/T15834—1995）（以下简称标点国家标准）；四是《中华人民共和国国家标准出版物上数字用法的规定》（GB/T15835—1995）（以下简称数字国家标准）。
上述标准、文件对公文草拟、公文处理做了极为详尽的规定，其中有很大篇幅的内容是涉及到办公室等其他部门的工作。作为业务处室，关系更为密切的是有关公文主体，即草拟的主要内容的相关规定。其中，主体部分各要素均涉及到的是要素字体及位置问题，如标题应居中排布，用2号小标宋体字；主送机关要求位于标题下空一行左顶格，字体用3号宋体字；正文位于主送机关名称下一行，用3号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格；附件应用3号仿宋体字在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称；成文时间居右空4字。
除此以外，主体各要素又均有其自身的特定要求。一是标题。公文标题应当根据行文目的、发文机关的职权及与主送机关的行文关系确定公文种类。另外标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。二是主送机关。它是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。某份公文标题表明该公文为“报告”，并将审计署办公厅作为主送机关。“报告”用于下级机关向上级机关行文，审计署办公厅显然不是该省审计厅的上级机关，正确的主送机关应为审计署。三是附件。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，要在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。四是成文时间。成文时间以负责人签发的时间为准，用汉字书写，不能用阿拉伯数字或两者混用，同时年、月、日要齐全；零写成“○”。五是正文。根据总结情况看，正文草拟时应注意特定情况下的格式写法，如引用法规、规章时，使用全称要加书名号，使用简称不加书名号。另外，草拟者、校对者要注意多字、少字或错字等现象。（黎晓春）
一、草拟阶段质量控制的指导思想
对很多初学公文写作的人来说，把可以用口语来表达的事件整理后用公文语汇形成文字，很像“翻译”工作。清末思想家严复提出，好的外文译文要做到“信、达、雅”三个字，信即忠实于原文，达即言辞畅达，雅即有文采。前两个要求完全可以直接用于公文写作：文字、定性表述准确，即“信”；逻辑严密，语言简练、清晰、明了，即“达”。
所不同的是，公文不追求纯文学那种辞赋方面的“雅”。但有一点值得注意，能够称得上“雅”的文学作品，必然有好的思想、立意，否则就会变成华丽的无病呻吟。而一篇好的公文，也必定要有准确的立足点及高度的思想性。特派办的很多业务公文，都要对事件进行准确描述与定性，要能够使看似普通的事件得到国家领导者、决策者或政策制定、执行部门的高度重视，在文章思想内涵方面的要求尤为突出。本文认为，可以把文学上“雅”的内涵在公文领域进行必要的延伸，初学者可以把“信、达、雅”作为公文写作的基本要求。
如何才能达到上述要求，刘家义审计长以切身体会给出了答案，即“用心”二字，“公文不是手写出来的，是心写出来的”。草拟者是否做到了用心，会很明显地反映在公文质量上。用心不到的公文常会出现以下几方面的问题。一是对基本“素材”不够熟悉，草拟者通过材料堆砌而敷衍了事；二是文字逻辑不严谨甚至自相矛盾；三是缺乏思想深度，公文份量不足；四是文中出现技术性硬伤。曾经有一篇全文出现二十几处错误的公文，文中将“截至”写作“截止”；“拨”写作“拔”（文中共11处），“帐篷”写作“帐蓬”；“部署”写作“布署”；“账目”的账写作“帐”（文中共7处）。发生上述问题的根本原因就在于作者的不用心。另外，实践证明审计人员如果不站在人民和国家利益的角度、高度去思考问题，就无法把握事件或问题的本质，无法提出有意义的见解，而这更需要公文写作者“用心”。用心二字贯穿了公文形成的始终。对于初学者，“用心”二字当是公文草拟阶段质量控制的核心指导思想。
二、草拟公文中常见的质量问题
公文一般由三部分构成，即眉首、主体、版记，草拟公文中主要涉及其中的主体部分，而质量问题可能发生于主体的标题、主送机关、正文、附件、成文时间等各个要素。结合审计署公文处理质量检查中发现的一些实例分析，可以看到草拟阶段发生的质量问题主要有这样几类。一是排版错误，如每行字数少于28个字；二是要素格式安排错误，如附件标识方法错误、成文日期位置不准确；三是关键要素缺失，如主送机关、成文日期缺失；四是文内特定格式书写错误，如法规引用格式、小标题字体错误；五是文字、数字、标点符号书写、应用等方面错误，如出现错字、多字、少字，数字书写不规范等现象。
通过分析发现，质量问题可见于公文主体各个要素，因此草拟时应时时注意质量控制。其中，部分质量问题具有一定普遍性，如公文在排版、附件标识、引用法规格式以及正文文字等，这几方面出现错误的频率较高，涉及到的公文数量也较大，应引起重视。而某些质量问题发生次数虽然较少，但却发生于公文关键要素部分。如公文种类问题，它通常要在标题中标明，而且种类的选择会直接决定公文的基本格式，继而影响公文写作的方法，文种选择错误将会严重影响公文的严肃性。
分析过程也发现，草拟阶段绝大部分技术方面质量问题是可以通过控制加以避免的。我国行政机关公文的格式、标点用法、数字用法、公文处理过程及要求，均有可参照的国家标准，上述问题绝大部分都能从中找到解决办法。而某些常见质量问题产生的原因更可能是草拟者、校阅者的疏忽大意，比如行文中的多字、少字、错字现象，加以注意均可避免。
三、草拟公文常用技术质量标准简介
对于初学者来讲，本文认为，当务之急是要掌握公文写作的基本技术标准，以之规范日常工作，真正达到“用心”的要求。目前可作为公文写作技术标准依据的主要有以下四份文件，一是《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）（以下简称处理办法）；二是《中华人民共和国国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）（以下简称99新国标）；三是《中华人民共和国国家标准标点符号用法》（GB/T15834—1995）（以下简称标点国家标准）；四是《中华人民共和国国家标准出版物上数字用法的规定》（GB/T15835—1995）（以下简称数字国家标准）。
上述标准、文件对公文草拟、公文处理做了极为详尽的规定，其中有很大篇幅的内容是涉及到办公室等其他部门的工作。作为业务处室，关系更为密切的是有关公文主体，即草拟的主要内容的相关规定。其中，主体部分各要素均涉及到的是要素字体及位置问题，如标题应居中排布，用2号小标宋体字；主送机关要求位于标题下空一行左顶格，字体用3号宋体字；正文位于主送机关名称下一行，用3号仿宋体字，每自然段左空2字，回行顶格；附件应用3号仿宋体字在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称；成文时间居右空4字。
除此以外，主体各要素又均有其自身的特定要求。一是标题。公文标题应当根据行文目的、发文机关的职权及与主送机关的行文关系确定公文种类。另外标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。二是主送机关。它是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。某份公文标题表明该公文为“报告”，并将审计署办公厅作为主送机关。“报告”用于下级机关向上级机关行文，审计署办公厅显然不是该省审计厅的上级机关，正确的主送机关应为审计署。三是附件。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，要在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。四是成文时间。成文时间以负责人签发的时间为准，用汉字书写，不能用阿拉伯数字或两者混用，同时年、月、日要齐全；零写成“○”。五是正文。根据总结情况看，正文草拟时应注意特定情况下的格式写法，如引用法规、规章时，使用全称要加书名号，使用简称不加书名号。另外，草拟者、校对者要注意多字、少字或错字等现象。（黎晓春）
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