跟踪审计实践中需要注意的几个问题——审计资料使用及保管
荣志坚（审计署驻西安特派办）
随着《审计署2008至2012年审计工作发展规划》的贯彻实施，跟踪审计已经成为国家审计的重要组织方式，成为审计发挥免疫系统功能的有效途径。2009年以来，审计署组织开展了汶川地震灾后恢复重建、玉树抗震救灾等重大公共事件的跟踪审计，同时组织开展了西气东输二线工程、京沪高铁等重大政府投资建设项目跟踪审计。跟踪审计方式的创新，是以科学审计理念和审计“免疫系统”功能理论为指导，把过程中解决问题作为出发点和落脚点，把促进被审计单位对审计问题的整改作为主要措施，为促进灾后恢复重建顺利开展和确保重建不出大问题发挥了重大作用。审计方式的创新，带来了审计技术的改进，本文仅对跟踪审计方式下审计资料的使用保管方面做粗浅探讨。
一、跟踪审计的特点。
与一般审计项目相比，跟踪审计体现三大特点。一是跟踪审计突出全过程跟踪。全过程就是指事前，事中以及事后。二是跟踪审计时间一般跨多个年度，以汶川地震灾后恢复重建跟踪审计为例，自2008年11月审计署召开审计协调座谈会开始，至今已跨4个审计年度。三是跟踪审计内容范围广泛。如灾后恢复重建审计内容涵盖了重建规划的实施调整、项目的建设过程、项目的竣工验收决算等情况。
二、跟踪审计资料管理存在的问题
由于跟踪审计跨越的长时间的长，审计所涉及的资料众多，过于分散，在审计的全过程中，审计人员往往会出现重视审计业务成果，轻视审计资料管理的倾向，其中在审计档案资料管理方面，突出表现在以下几个问题：
一是在跟踪审计中，审计取证数据需要及时更新。例如截至不同时间点所跟踪项目的建设进度，资金的到位使用情况等。一些审计人员往往仅保管项目起始年度的证据材料，对后续时间段的数据更新资料保存不完善。在后期档案整理中，可能存在审计底稿涉及数据时间点与所附审计证据提供的数据时间点不同步的情况，给审计质量控制带来一定的风险。
二是在跟踪审计中，大量资料存在时间及内容的延续性，以汶川地震灾后恢复重建跟踪审计为例，国务院制定的灾后重建规划，出台的相应政策优惠以及建设项目基本数据等资料，大部分都是在项目初始年度制定或形成。由于受以往审计项目观念的影响，部分审计人员可能会在不同时期要求相关部门重复提供上述资料。这种做法一方面影响了审计效率，审计人员将大量时间花费在索要资料上；另一方面也影响审计部门的公信力，一些被审计单位以已经提供过相同资料不再重复提供为由拒绝提供相关材料，一定程度上也影响了审计工作。
三是审计档案一般以一年为一个单位卷宗整理，由于跟踪审计时间跨度长，在长期的审计过程中，各审计小组人员面对海量的审计文书、审计证据等资料，在心理上难免存在懈怠情绪；同时由于跟踪审计涉及地域范围较广，审计人员存在一定的变动性，在审计资料交接过程中难免会遗漏一些审计证据性材料，也会造成审计证据难以全面反映审计发现的问题。
三、改进跟踪审计资料管理的建议
对此，针对上述可能存在的问题，为加强跟踪审计的资料管理，提出以下改进意见和建议。
一是审计人员要树立高度的法制意识和观念，在思想上重视审计资料的保管使用，克服在审计过程中，业务人员仅注重项目的开展实施，忽略项目资料的收集保管，认为资料收集保管属于审计管理环节及内容，会占用业务工作的时间的想法。笔者认为，审计资料的收集与管理也是审计业务的重要组成部分，良好的资料保管使用制度会促进审计业务的开展，提高审计工作效率，反之，资料不齐全，不完善在一定程度上会影响审计项目的组织实施。
二是在跟踪审计过程中，审计项目主审应起到“上下联动，穿针引线“的作用。针对一些需要长期使用的审计资料，如国家制定的中长期规划，出台的政策文件等，审计项目主审应做到心中有数，在日常工作中对这部分资料妥善登记、保管并备份。具体工作中根据各审计组需要分发，提高审计小组工作效率；针对跟踪审计中需要及时更新的数据，项目主审应建立审计项目台账制度，及时提醒各审计小组取得项目最新进展数据，搜集证据材料。这种做法虽然增加的审计项目主审的工作量，但大大提高了整个审计组的工作效率，达到了管理学中提倡的“整体效率最大化”原则；
三是在跟踪审计过程中，不能仅依赖审计项目主审管理审计资料，各审计小组应充分发挥主观能动性，针对本小组审计项目特点，分别保管使用审计资料。笔者发现，一些审计小组在每个审计阶段，指定专人负责档案的收集，整理和妥善保存，按照审计证据材料，审计文书材料等类别对本小组相应的审计资料整理归集，编制相应目录，在年底归档时做到有据可查，这种做法将审计资料保管使用分解到日常工作中，“积跬步以至千里”，避免了后期的资料繁杂、凌乱情况，值得审计人员借鉴参考。
总之，跟踪审计过程中，审计人员不但要在思想上重视资料管理使用，在工作中也要做到身体力行，确保审计项目的顺利进行。上述思路及做法是笔者在近3年的跟踪审计中，不断摸索总结，供审计人员在以后的跟踪审计项目中所参考。但理论与实践毕竟有所偏差，实际工作中还需要审计人员根据具体情况，具体问题分别对待。（荣志坚）
参考资料：
1．《中华人民共和国国家审计准则》，审计署第8号令，2010年9月；
2．审计署审计科研所“关于开展跟踪审计情况的调研报告”，《审计研究简报》，2009年第9期；
3．审计署审计科研所“关于跟踪审计的几点思考”，《审计研究简报》，2009年第10期；
4．审计署审计科研所“跟踪审计若干问题研究”，《 审计研究报告》，2010年第6期
一、跟踪审计的特点。
与一般审计项目相比，跟踪审计体现三大特点。一是跟踪审计突出全过程跟踪。全过程就是指事前，事中以及事后。二是跟踪审计时间一般跨多个年度，以汶川地震灾后恢复重建跟踪审计为例，自2008年11月审计署召开审计协调座谈会开始，至今已跨4个审计年度。三是跟踪审计内容范围广泛。如灾后恢复重建审计内容涵盖了重建规划的实施调整、项目的建设过程、项目的竣工验收决算等情况。
二、跟踪审计资料管理存在的问题
由于跟踪审计跨越的长时间的长，审计所涉及的资料众多，过于分散，在审计的全过程中，审计人员往往会出现重视审计业务成果，轻视审计资料管理的倾向，其中在审计档案资料管理方面，突出表现在以下几个问题：
一是在跟踪审计中，审计取证数据需要及时更新。例如截至不同时间点所跟踪项目的建设进度，资金的到位使用情况等。一些审计人员往往仅保管项目起始年度的证据材料，对后续时间段的数据更新资料保存不完善。在后期档案整理中，可能存在审计底稿涉及数据时间点与所附审计证据提供的数据时间点不同步的情况，给审计质量控制带来一定的风险。
二是在跟踪审计中，大量资料存在时间及内容的延续性，以汶川地震灾后恢复重建跟踪审计为例，国务院制定的灾后重建规划，出台的相应政策优惠以及建设项目基本数据等资料，大部分都是在项目初始年度制定或形成。由于受以往审计项目观念的影响，部分审计人员可能会在不同时期要求相关部门重复提供上述资料。这种做法一方面影响了审计效率，审计人员将大量时间花费在索要资料上；另一方面也影响审计部门的公信力，一些被审计单位以已经提供过相同资料不再重复提供为由拒绝提供相关材料，一定程度上也影响了审计工作。
三是审计档案一般以一年为一个单位卷宗整理，由于跟踪审计时间跨度长，在长期的审计过程中，各审计小组人员面对海量的审计文书、审计证据等资料，在心理上难免存在懈怠情绪；同时由于跟踪审计涉及地域范围较广，审计人员存在一定的变动性，在审计资料交接过程中难免会遗漏一些审计证据性材料，也会造成审计证据难以全面反映审计发现的问题。
三、改进跟踪审计资料管理的建议
对此，针对上述可能存在的问题，为加强跟踪审计的资料管理，提出以下改进意见和建议。
一是审计人员要树立高度的法制意识和观念，在思想上重视审计资料的保管使用，克服在审计过程中，业务人员仅注重项目的开展实施，忽略项目资料的收集保管，认为资料收集保管属于审计管理环节及内容，会占用业务工作的时间的想法。笔者认为，审计资料的收集与管理也是审计业务的重要组成部分，良好的资料保管使用制度会促进审计业务的开展，提高审计工作效率，反之，资料不齐全，不完善在一定程度上会影响审计项目的组织实施。
二是在跟踪审计过程中，审计项目主审应起到“上下联动，穿针引线“的作用。针对一些需要长期使用的审计资料，如国家制定的中长期规划，出台的政策文件等，审计项目主审应做到心中有数，在日常工作中对这部分资料妥善登记、保管并备份。具体工作中根据各审计组需要分发，提高审计小组工作效率；针对跟踪审计中需要及时更新的数据，项目主审应建立审计项目台账制度，及时提醒各审计小组取得项目最新进展数据，搜集证据材料。这种做法虽然增加的审计项目主审的工作量，但大大提高了整个审计组的工作效率，达到了管理学中提倡的“整体效率最大化”原则；
三是在跟踪审计过程中，不能仅依赖审计项目主审管理审计资料，各审计小组应充分发挥主观能动性，针对本小组审计项目特点，分别保管使用审计资料。笔者发现，一些审计小组在每个审计阶段，指定专人负责档案的收集，整理和妥善保存，按照审计证据材料，审计文书材料等类别对本小组相应的审计资料整理归集，编制相应目录，在年底归档时做到有据可查，这种做法将审计资料保管使用分解到日常工作中，“积跬步以至千里”，避免了后期的资料繁杂、凌乱情况，值得审计人员借鉴参考。
总之，跟踪审计过程中，审计人员不但要在思想上重视资料管理使用，在工作中也要做到身体力行，确保审计项目的顺利进行。上述思路及做法是笔者在近3年的跟踪审计中，不断摸索总结，供审计人员在以后的跟踪审计项目中所参考。但理论与实践毕竟有所偏差，实际工作中还需要审计人员根据具体情况，具体问题分别对待。（荣志坚）
参考资料：
1．《中华人民共和国国家审计准则》，审计署第8号令，2010年9月；
2．审计署审计科研所“关于开展跟踪审计情况的调研报告”，《审计研究简报》，2009年第9期；
3．审计署审计科研所“关于跟踪审计的几点思考”，《审计研究简报》，2009年第10期；
4．审计署审计科研所“跟踪审计若干问题研究”，《 审计研究报告》，2010年第6期
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