计算机审计项目过程模型及其应用
班俊峰 陈峰(审计署京津冀特派办)
【发布时间:2010年11月02日】
【来源:审计署京津冀特派办】
字号:【大】 【中】 【小】
【摘  要】  信息化环境下,计算机审计方式应运而生。建立一套标准的计算机审计方式的审计项目过程模型,并以此为基础对审计项目进行过程管理,能够有效地提高审计项目组织管理水平,保证审计项目质量。本文通过对计算机审计项目实践经验进行归纳总结,借鉴审计项目过程质量分层次控制的思想,综合考虑审计项目生命周期、各相关工作任务组成的工作流、以及各工作流在项目生命周期不同阶段中的工作量变化情况,建立了一套标准的审计项目过程模型。运用该模型及过程管理思想而开发的审计现场数字化系统,已经在多个审计项目中得到应用,实现了信息化环境下审计项目全过程的质量控制,有力地促进了审计作业方式由手工作坊到标准化的转变,现场管理模式由粗放、经验型到科学、规范型的转变。
【关键字】  计算机审计  过程模型  审计现场数字化

信息化环境给审计工作带来了诸多挑战,也促使计算机审计这一新的审计方式在实践中应运而生。计算机审计方式所带来的,并不仅仅是审计技术方法的变革,而且也是审计项目组织和管理的变革。当前,我国政府审计所开展的很多审计项目往往只把关注点放在最终的审计成果上,而忽视了审计项目过程本身的组织和管理,其结果是审计项目质量和成果很大程度上取决于审计人员个人的能力和职业道德水平。此外,审计过程中的经验和技巧通常只保存在审计人员的头脑中,没有被共享和重复利用,当发生人员变动时,这种知识财富也随之流失。建立一套标准的审计项目过程模型并以此为基础对审计项目进行组织和管理,那么经过同一过程而形成的审计产品,其质量就能够保持在同一水准之上。
  一、审计项目过程模型
过程概念是现代组织管理最基本的概念之一,在ISO9000:2000《质量管理体系基础和术语》中,将过程定义为:“一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动”。过程的任务在于将输入转化为输出,转化的条件是资源,通常包括人力、设备和环境等资源。增值是对过程的期望,为了获得稳定和最大化的增值,组织应当对过程进行策划,建立过程绩效测量指标和过程控制方法,并持续改进和创新。审计项目作为一个输入审计人员人力、审计机关财力以及审计环境等资源而输出审计报告、审计信息等审计成果的过程,其质量控制可以采取分层次的方法,即将过程分解为多个流程,而每个流程又可以分解多个任务。审计项目过程质量控制层次结构如图1所示。

                                    图1  审计项目过程质量控制层次结构

根据审计项目过程质量分层次控制的思想,综合考虑审计项目生命周期、各相关工作任务组成的工作流、以及各工作流在项目生命周期不同阶段中的工作量变化情况,结合审计项目实践的经验,笔者建立了一套标准的审计项目过程模型。
                                                    图2  审计项目过程管理模型

图2所示的审计项目过程模型中,沿着顶部是审计项目生命周期的各个阶段,沿着左边而下是工作流,沿着底部是迭代周期,图中曲线表示随着审计项目的阶段进展各工作流相对的工作量。具体阐述如下:
Ø    审计项目生命周期。一个审计项目从开始到结束,大体可以划分为四个阶段——审前调查、审计分析、审计实施和审计报告。传统审计方式下审计阶段一般划分为审前调查、审计实施和审计报告三个阶段,而在计算机审计方式下多划分了一个审计分析的阶段,这是因为开展数据分析是计算机审计方式区别于传统审计方式的一个重要特征,并且作为该阶段里程碑的数据分析报告也是传统审计方式所没有的。每个阶段都具有其特定的目标,带有一个或者多个核心工作流的重要活动焦点和里程碑。以审计分析阶段为例,其目标是进行数据分析并发现审计线索,该阶段带有“数据分析”核心工作流,以数据分析报告为该阶段完成的里程碑。
Ø  工作流。工作流是相关工作任务的序列。根据计算机审计作业流程中各工作任务的相关性及其序列,笔者在审计项目过程模型中设计了八个工作流——“调查了解相关情况”、“数据采集清理转换”、“数据分析”、“延伸核实及取证”、“审计报告及处理”、“资源配置及变更”、“审计项目管理”和“审计环境建设”,其中前五个为核心工作流,后三个为支持工作流。每个工作流都由一些具体的工作任务组成,每个任务由相应的角色进行,任务完成后要形成相应的产品。图3列出了审计项目过程模型中各审计阶段对应的里程碑和工作流,以及组成各工作流的具体任务、执行任务的角色及任务形成的产品。

                                             图3  阶段、里程碑、工作流、任务、产品和角色

Ø    迭代与增量。从图2所示的审计项目过程模型中可以看出,各工作流几乎都是贯穿于审计项目生命周期的,所不同的只是在不同的审计阶段其工作量的大小,而各审计阶段的划分只是以某个工作流为主,但并不排斥其他工作流。各工作流之间虽然有先后顺序和承接关系,但却并不表示我们必须在完全完成某个工作流之后才能开始下一个工作流。在审计实践中,审计人员完全可以而且非常有必要在完成某个工作流的部分任务后,马上开始下一工作流的部分任务。例如,审计人员可以在调查了解被审计单位部分情况后,立即着手采集数据并进行清理、转换和验证,构建此部分的审计中间表,然后以此为基础进行数据分析,发现一些审计线索后立即进行延伸核实和取证,查清问题后撰写审计工作底稿及审计信息。这种做法,如同把审计项目分割成了若干个“迷你项目”,每个“迷你项目”是一个迭代,其产生的结果构成最终结果的组成部分,使得整个审计项目的进程呈现出一种螺旋式上升的模式,形成一个增量的过程。迭代和增量是审计项目过程的一个关键,充分理解并付诸实践,才能真正有效地开展计算机审计,提高审计效率。
审计项目过程模型定义了计算机审计方式的审计项目的过程,这是对审计项目进行过程管理的先决条件。要对审计项目进行有效的过程管理,还必须针对过程中的工作任务、产品、角色提出规范和标准要求,并据此进行检查,以保证审计项目质量。

二、审计项目过程模型在实践中的应用
如何在审计实践中利用计算机技术实现审计项目过程管理和审计项目的质量控制?目前,仅可以借助少数的CASE工具如微软的PROJECT等辅助生成审计项目实施计划以进行项目管理,但尚缺乏针对审计项目全过程质量控制的工具。因此,笔者所在单位于2008年运用审计项目过程模型以及过程管理的思想,开发了审计现场数字化系统,实现了信息化环境下审计项目全过程的质量控制。

                                                    图4    审计现成数字化系统

该系统将审计目标、审计制度、审计过程监督融入到审计现场作业和现场管理全过程之中,形成一个完整的审计系统,使审计的目标要求、实施过程和实施结果在同一个平台上得到全过程的分类和展示。
审计现场数字化系统根据审计项目过程模型将审计项目划分为项目现场管理系统、计算机审计作业系统、审计项目支持系统三个业务子系统:
Ø    项目现场管理系统, 包括定义项目组成员的角色、工作任务分配、工作任务跟踪、审计工作文档以及审计任务分析等,分别实现审计任务分配、调整和分析;审计任务完成情况地反馈与跟踪;审计日记、工作底稿和情况说明等文档创建、查阅和审核等功能。其中,工作任务分配是根据审计项目进度,实现自顶向下、由粗到细,逐步细化的迭代调整的过程,在每个任务中提供了标准化的接口,定义了每个审计人员所承担的任务内容、工期、目标要求以及完成该任务所提交的阶段性文档等;工作任务跟踪体现了审计项目过程的可控性,审计项目管理者可以及时发现审计项目实施过程中审计人员所遇到的问题并进行必要的任务调整。如,重新调整审计人员的任务和工作量等。同时,项目管理者还可以依据一定的标准对审计任务完成的进度和质量进行检查,从而保证整个审计项目的质量。
Ø    计算机审计作业系统, 包括被审计单位资料、审计项目文档、数据需求说明、源数据、审计中间表、审计模型、审计线索,分别按照标准化的要素实现审计作业过程中的各项文档和资料的保存和查阅功能。
Ø     审计项目支持系统, 包括法律法规、宏观信息、热点问题等菜单,提供与审计项目相关的法律法规、宏观信息、热点问题等资料,实现对审计项目的全方位支持。
笔者所在的审计机关利用该系统在某审计项目中针对审计过程控制环节较薄弱的管理现状,从审计任务分配、审计任务实施,到审计结果汇报进行了全程的管理和控制,取得了良好的效果。如,审计项目现场管理者通过该平台,将审计过程划分为“审前调查、审计分析、审计实施和审计报告”四个阶段,针对每个阶段细化审计任务、明确每个审计人员的审计分工,并随着审计工作的逐步深入开展对审计任务进行及时地调整,优化资源,实现目标和任务的逐步细化和动态管理。审计项目管理者还可以跟踪各项审计任务,动态监控各个审计事项的进展情况,通过查阅审计人员的审计日记、审计底稿和审计线索等文档,及时获取审计现场的各项具体信息,实现对审计现场进行动态监控和实时调度,避免经验式管理的随意性,促进审计现场管理水平的整体提升,有效地提高审计组的工作效率和效果,使审计“免疫系统”功能得以充分发挥。而一般审计人员则通过该系统提供的功能实现信息交互和资料共享。按照审计实施过程,审计人员首先可以利用该系统查阅审计分工和调整情况,随时明确自己的工作任务和要求,并反馈所承担的审计任务的完成情况,使项目管理者能及时掌握审计项目的整体进度和难点、重点,为审计项目的决策提供有力支持;其次审计人员可以通过查阅审计组已经取得的各项数据资料,以及审计组已经建立的分析模型、审计线索、审计底稿等审计信息,实现审计资料和信息的共享,能够避免重复劳动,开阔审计视野,拓宽思路,提升审计效率和审计成果;同时,该系统通过审计任务这条主线将审计项目过程中生成的源数据、审计项目文档、分析模型、审计线索、审计日记、工作底稿等穿插成统一的整体,审计人员可以通过审计任务反馈功能将工作进度和所遇到的困难、数据分析结果、问题线索、工作过程和工作结果等情况快速反映给项目管理者,能够与管理者进行及时的沟通。
审计现场数字化系统按照审计实施过程,将审计制度、规范和标准落实到审计过程中的每一个控制环节,使各项审计制度、规范和标准与实际操作不再是“两张皮”,在规范审计人员作业行为的同时,实现了审计全过程的质量控制。目前,该系统已在多个审计项目中得到应用,有力地促进了审计作业方式由手工作坊到标准化的转变,现场管理模式由粗放、经验型到科学、规范型的转变。审计现场数字化系统也成为审计项目过程模型和过程管理在审计项目实践中成功应用的理想载体和工具。(班俊峰 陈峰)
 

主要参考文献
Jim Arlow. Ila Neustadt. 2003. UML和统一过程——实用面向对象的分析和设计[M]. 北京:机械工业出版社.
刘汝焯等. 2007. 计算机审计概念、框架与规则[M]. 北京:清华大学出版社.




【关闭】    【打印】