浅议审计人员如何进行有效沟通
孙晋同(江苏省铜山县审计局)
【发布时间:2010年03月03日】
字号:【大】 【中】 【小】
    
     
    沟通是管理艺术的精髓,沟通在一定程度上决定着管理的质量和水平。如何在不违背职业道德的前提下建立良好的审计环境,保质保量地完成各项审计任务,实现既定的审计目标,审计人员与他人进行有效的沟通就显得尤为重要。
    一、审计沟通中存在的问题
    审计的特殊环境使得其与企业内部各层面人员的沟通面临着更为突出的潜在冲突,使得审计人员沟通的难度加大,目前在审计沟通方面主要存在以下几个问题: ①对审计工作的重要性认识不足。审计本身具有查错纠弊、监督控制、分析评价等职能,面对审计人员,被审计单位受内外部环境影响,如违规处罚、责任认定、绩效考评等因素,对审计人员存有一种本能的戒备甚至对抗的心理。因此,被审计单位为了尽可能地少暴露问题,就会以一种消极的态度去应付审计人员,而希望通过审计工作促进企业经营管理的意识并不强烈。②审计人员自身素质的限制。部分审计人员由于专业熟练性不够,对审计发现问题把握不准,不敢与被审对象进行沟通;部分审计人员缺乏有效进行交流的技能,如语言表达能力,分析判断能力,不善于进行沟通;还有部分审计人员认为自己具备专业熟练性,不需要进行沟通。
    二、审计人员与被审计人员心理分析
    被审计人员由于对审计工作认识不足,就会产生不同的心理。审计人员在进行审计作业时,由于受到审计项目的难易程度、审计时间的长短以及不同心理的影响,也会发生不同的心理变化,从而对审计工作产生影响。
    1. 针对被审计人员的心理分析。①积极心理。积极心理是被审计单位对审计人员持欢迎态度,热情的欢迎审计人员前来审计。采取这种态度的被审计单位,一般都是自身经济活动中没有明显的违规违纪问题,且主要的经济指标真实,即使财务处理不当或一般的违规问题都会积极地咨询审计人员的意见。这种心理出自对审计工作的正确认识和充分理解。同时,被审计单位也希望审计人员能够给与肯定的意见,做出公平的审计结论。②付心理。应付心理是被审计单位对审计工作既不积极配合,也不阻挠反对,任由审计人员审计的态度。具体表现在对审计工作能够按规定的程序进行,在审计工程中能够提供真实的审计资料,对审计人员提出的问题不提出过多的异议,持一种不冷不热的态度。这种心理出自对审计工作的不理解,同时被审计单位没有明显的违规违纪问题,不怕审计。③对抗心理。被审计单位对审计表现出公开对抗,接待审计人员时表现出傲慢的态度,在审计实施过程中不但不主动配合,还对审计人员的提问不理不睬,甚至出言不逊;当审计人员查出问题或拿出证据时,被审计单位也不轻易承认,或避重就轻,百般抵赖,或推卸责任,对抗到底。
    2. 针对审计人员的心理分析。①强烈责任感。审计人员只有具备强烈的责任感和正义感,才能以强烈责任感战胜腐败现象。审计人员的神圣监督权是国家和人民赋予的,面对着国家经济的现状和被审计单位存在的种种问题,审计人员都有一定的社会责任。有了这种责任感,就会深刻地理解审计工作的意义,从而增强其事业心和责任感,激发其对审计事业的热爱。这都是积极的、良好的心理品质,应当给与肯定和发扬。②职业优越感。审计人员的职业优越感有其积极一面也有其消极一面。审计人员职业优越感,能促使其更加热爱审计事业,为作为一名审计人员而自豪。然而,有些审计人员基于这种心理忽视了自我修养和锻炼,缺少自觉性,产生盲目性,甚至自以为是,固步自封。这就使一些审计人员忽视了甚至认为没有必要与被审计单位沟通。③泛违纪或泛狡辩观。泛违纪或泛狡辩观也是一种好坏兼备的职业心理。审计人员时常同违纪的人和事打交道,使他们养成了一种思想惯性,从审计一开始,就怀疑被审计单位具有违纪行为,违纪行为人具有狡辩心理,这样就形成一种职业怀疑敏感。然而,审计人员盲目怀疑,就有可能产生主观主义,以监督者自居,甚至出现严重违法违纪现象,造成审计决定不客观、不公正,不利于审计事业的发展。
    三、如何进行有效沟通
    审计准则规定,审计人员应具有较强的人际交往技能,在工作中能恰当地与他人进行有效的沟通。这就要求审计人员不仅具备丰富的专业知识和熟练的审计技能,还要掌握如何与被审计单位沟通的技能,以便更好的完成审计任务,做出客观全面的职业判断。因此,审计人员进行沟通时需注意以下几点:
    1. 提高业务技能。审计人员如果业务不精通、技术不高明,就很难在查深、查透和查出重大违纪违规事件上有所表现,所以,审计人员须有精湛的业务技能和法律法规知识功底作后盾。只有通过加强业务知识和审计技能学习,提高和增强自己的理论水平,善于运用审计法律法规和审计手段,不断增强自己的专业能力,才能和被审计单位进行有效沟通,促进审计工作的顺利进行。
    2. 提高心态平和能力。多数审计人员出于职业优越感的心理,有时说话语气和态度过于强硬,以势压人,有一种高高在上的心态。这样反而助长了被审计单位厌烦和对抗心理,造成恶劣的人际关系,审计工作难以开展。当被审计单位的违规违纪行为曝光后,审计人员同样应当采取和风细雨的方式,做好耐心说服工作,帮助被审计单位分析违规的性质、原因及由此带来的危害,使其正确的认识自己的错误,自觉地加以矫正。而不是一味的情绪化,依靠审计机关的政权性质立即出具否定或带意见段的审计报告,对其施加压力。
    3. 提高沟通技巧。对于审计人员来说,为了达到有效沟通,应该克服单一的如信函或面询等渠道,尽量使用对方能准确接受和理解的沟通渠道。要实现与被审计单位友好型的沟通,内部审计人员不仅要注重语言表达、人际交往能力等,还应当深入学习交往沟通技巧,掌握不同的交流沟通方式方法。
    (1)注意沟通方式的选择。沟通的形式涉及口头沟通、书面沟通和视听沟通、详细或简略沟通、正式或非正式沟通。有效的沟通形式不仅包括正式声明和书面报告等正式形式,也包括讨论等非正式的形式。每种方式各有利弊,实际工作中通常灵活选择,综合使用。
    (2)注意有效倾听。在倾听时要注意运用肢体语言,保持认真的态度、专注的神情、表现出强烈的交流愿望;在倾听中,不要带着偏见去倾听,只听自己关心和感兴趣的信息,要倾听全部信息;在倾听时要观察和体会一些非语言信息,如紧张不安、满不在乎等,控制谈话方向;在倾听中要注意采用鼓励、询问、回应、重述等手段,确保对问题的全面正确理解。同时在倾听过程中,要学会思考,注意捕捉和分辨有效信息。
    (3)注意换位思考。作为被审计单位,面对审计人员往往会感到忧虑不安。即使被审计单位没有舞弊的意图,工作中也难免有疏漏过失的地方,一旦被查出并报告上级领导,就会直接影响到自身的发展。鉴于此,审计人员应当理解对方的疑虑,以对方的立场对审计工作进行分析,尽可能地使被审计单位认可审计工作的重要性,从而消除被审计单位防范对抗心理。当审计人员理解被审计人员立场,设身处地为对方着想后,被审计人员会接受审计人员提出的观点意见,促使审计工作顺利进行。
    (4)简化语言。由于语言是一个障碍,审计人员应当尽量以明晰和易理解的方式组织语言并简化语言,同时考虑谈话的对象,保持与接收者的语言一致性。有效沟通就是指消息被收到且被理解,因而根据谈话的对象而简化语言可以改进对信息的理解。此外,财务报表作为一种通用的商业语言,在审计人员的沟通过程中,应该根据被审计对象的不同,以明晰、易于理解为前提,简化报表便于被审计对象接受。
    
(作者:孙晋同  江苏省铜山县审计局)
【关闭】    【打印】