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两代人心目中的“会务”(短文)
杨汉祥(江苏省南通市通州区审计局)
 
【时间:2015年10月27日】 字号: 【大】 【中】 【小】

我所熟悉的小罗是一位年轻的机关干部,在当地县审计局机关当秘书,今年夏天通过县里统一组织的机关中层干部竞争上岗,最终被聘任为局办公室副主任。打那以后,他手头的事务不但多了,而且对有些工作还比较生疏。而巧的是,他父亲老罗在退休前也是当地一个县级机关的办公室主任,对办公室的一套工作非常在行,可谓轻车熟路。所以他自然就当起了儿子小罗的师傅,平时经常在工作上给小罗说说经验、讲讲窍门、出出点子。

最近,小罗所在的局要召开全县审计工作推进大会,小罗便忙着张罗会务事宜。老罗知道后觉得这是一个大型会议,基层前来参加会议的人多,儿子第一次做这类会议的会务工作,肯定有一些不懂或想不到的地方,便决定私下里给儿子作一些提醒与指点。于是,这天小罗下班一回到家,老罗就告诉儿子,这类会议的会务工作自己在职时年年都准备,需要做的事情很多啊,接着便掰着手指逐一摆了起来:首先,要印发一个会议通知的文件,而且要及早下发;工作报告等会议上所需的文字材料要尽早起草,并尽早打印装订好,然后分装成会议材料袋,以便到时逐一分发;还有凡会场上所需的会标、盆景、鲜花之类的物品也要及早准备,以免到时措手不及;另外,这类会议最起码要开到两、三天,到时与会人员的住宿、就餐、分组讨论的场所、接送的车辆等都得事先安排好;至于会场上所用的香烟、水果、茶叶包括会议纪念品等也要及早准备…… 不等老罗说完,小罗就忍不住打断了父亲的话:“爸,您想多了,现在开一个会议哪有这么复杂。”老罗说:“一点都不复杂,凡是一些大型会议都是这样准备的,我所说的这些会务事项一个也不能少,在这方面我比你有经验,你可千万不能马虎啊”。

听着父亲一本正经的叮嘱,小罗知道父亲所说的都是老规矩、老套套,现在早就行不通了。但他也想到父亲退休多年来,一直在家忙于钓鱼、打牌等休闲活动,对如今机关里的许多新规矩、新变化、新气象了解不多,自己有必要给他也摆一摆。于是他告诉父亲:“如今上级再三强调节俭、务实、高效,会议的形式也作了很大的改革。就说我们局里这次召开的大会,在形式上跟过去相比显得既简便又实在。比如,会议通知是从内部网络上发出,根本不需印发纸质文件;会议报告等文字材料只要让秘书起草一些提纲,其余内容全由局领导们补充,最终形成电子版。开会时只要把电子版在会场大屏幕上一播放就行,所以也不需要印发纸质会议材料。至于会标是局里自己制作的电子会标;主席台上摆放的是可以反复利用人造绢花,会议上原来常用的香烟、水果、高级茶叶包括纪念品之类早已明令禁止。另外,这类会议的议程安排得十分紧凑,时间都限定在半天以内,加上都是在下午召开,所以根本用不到给与会者安排住宿、就餐、车辆之类的事宜。”

经儿子这一细说,老罗大为惊讶,会议变得如此精短与简便,这对他这位老办公室主任来说太不可思议了,但继而想想,开一个会能节省这么多的时间、人力、物力与经费,而且会议效率反而更高了,这样的改革真是太好、太有必要了。过去机关里有一些工作程序确实多余、繁琐,尤其开会时的那种拖蹋与松散,加上一些奢华的讲究与排场,不仅效率上不去,而且还费时费力又费钱,真可谓既劳民伤财又毁风气与形象啊。最后老罗无限感慨地说:“儿子你真幸运,逢到的是好时代,执行的是好政策,就说机关工作吧,如今实行的是新规矩、收获的是高效益,呈现的是新气象,老爸羡慕你也祝福你,你可要好好干,在事业上一定要超过你老爸啊。”(杨汉祥)

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