加强和提升审计档案管理水平成为审计机关的一项重要工作。济南办一直注重加强和改进这项工作，尤其是近两年，新一届领导班子更是将其作为促进和提高审计工作质量、深化审计的一个突破口。2004年底，该办专职档案管理员退休，围绕配不配专职档案员，配备什么标准的档案员问题，领导班子成员之间存在着思想分歧，故档案工作由机要员兼任一年多。到2006年底，新任办领导舍得投入，选配一名中共党员、硕士研究生、主任科员任专职档案员，使档案员配备标准闯历史新高。对此，有的同志认为没必要、不应该，办党组书记、马青山副特派员却说，档案工作非常重要，大处不讲，就讲一个单位的领导或老同志退休时，如果把他任职期间的讲话录像、工作业绩、重大活动记载等刻录成光盘送给他，他一定会作为最珍贵的礼物收藏。实践证明，新配备的专职档案员充分发挥计算机专业特长，在较短的时间内完成了档案数字化加工，审计档案、文书档案实现了通过内部网络按照所授权限查询、借阅、审批和在线浏览，有效地推进了档案信息化软硬件建设，提高了信息化应用水平。

    实现“省特级档案室”的硬件要求是很严格的，济南办分管档案工作的办公室宿副主任说，办领导非常重视和支持档案升级工作，多次强调办公用房要优先考虑档案室用房，各项设施一定要符合档案管理要求，审计经费再紧张，也不能缺了档案管理的需要。两年来，该办投入近10万元专款购置和更新了设备。整修后的档案库房面积50平方米，能容纳本办全部档案，并留有余地。办公室面积20平方米，阅档室及荣誉室面积40平方米，均能满足工作需要。走进档案办公室，展现在人们面前的是两台计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、复印机、数码照相机、防磁柜、碎纸机等现代化设备，确保了档案管理工作需要。再看档案库房，安装了防盗门窗、温湿度自动控制系统，自动调控加湿器和除湿机，使档案库房的湿度始终保持在45—60%。在办公大楼内安装了火灾报警系统、自动消防系统和监控系统，切实做了防窃、防火、保安全。

     “省特级档案室”的软件“门槛”也很高，仅考核标准从人员体制、制度设施，到管理利用、监督作用，涉及25大项65个考核指标。该办从2005年底开始着手准备，首先按照档案信息安全保密制度及电子档案归档程序和要求，用了半年时间，将建办17年以来的纸质档案，包括审计档案、文书档案共2073卷、2988件，近40万页全部进行扫描，转化为数字档案。今年5月又组织人员将归档的2006年各类纸质档案进行了数字化加工并转化为电子档案，创立了“省特级”档案标准首要条件。

     实行档案数字化以后，为办领导和工作人员提供了准确、及时、快捷、全面的档案信息查询服务，解决了档案资料的查找、移交、存储、安全、共享等诸多问题，使档案在审计工作中的作用得到了充分发挥，为审计工作质量的提高和深化创造了有利条件，同时，大大提高了档案管理的层次和利用率，受到了审计署的充分肯定和通报表扬。现在借阅资料、查阅档案，足不出屋、“一键搞掂”，既省心省力，又安全快截，全办同志都说好。

    目前，该办存的有文书档案、审计业务档案、会计档案、基建档案、声像档案、实物档案、电子档案、设备档案、资料共八大类，4259卷、件。这些档案资料转化为数字化以后，其快捷便利的借阅条件，加大了借阅、开发、利用力度。据不完全统计，去年以来，仅网上审批借阅、提供档案使用700多卷次，且达到了良好利用效果。如财政审计二处，2006年面对社会保险基金审计、医疗保险基金审计、海关预算执行情况和其他财政收支情况审计任务，审前查阅了以前年度相关类似项目的审计档案，将以前年度审计查出的问题与审前调查掌握的被审计单位情况相比较，找出容易发生违规违纪问题的关键点，制定出切实可行的审计方案，大大提高了审计工作的针对性，增强了审计人员的信心，把握住了工作重点，提高了工作效率。4个项目共查出大量违纪违规资金；追回被侵占挪用资金5059万元；编发审计信息16篇，被审计署采用11篇，其中被署《重要信息要目》采用4篇，全部被国务院领导批示；移送处理案件1件；编写计算机审计专家经验案例5篇。

    2007年，该办金融审计处对某两家银行所属部分分行实施审计。因涉及两银行联合向山东省某厅发放贷款，审计人员关注贷款的风险状况及贷款人的抵押担保情况、偿还能力等事项。他们借阅以前年度与两行贷款相关的收费公路审计调查项目档案，对相关取证资料进行了分析并作用于两银行项目审计，从而提高了工作效率，扩大了审计成果。审计查出的违规违纪问题形成审计信息上报审计署后，受到充分肯定。

    除此之外，该办审计档案还在为业务处撰写专题审计材料提供资料参考；为整理建办以来的人事档案、工资档案提供必要资料；为开展编制《组织沿革》、《大事记》、《典型实例汇编》、《审计年鉴》、《组织史资料》等提供了史料，发挥了服务功能。

    今年以来，济南办的审计成果进度表上显示，截止10月底共完成审计项目13个，查处各类违纪金额1.74亿元、损失浪费金额4.16亿元、管理不规范金额252.47亿元，各项成果指标均高于去年同期水平。究其因，很重要的一个因素是创建了档案运行快速服务机制。

    为了保证档案管理运行畅顺，切实发挥为审计提供优质服务的功能，该办成立了以“一把手”为领导的档案管理工作领导小组，安排一名副局级审计员具体主管此项工作，专门研究解决不适应工作要求疑难问题，研究推进提高发展方面的举措。为了提高依法治档的自觉性，增强档案意识，他们购买相关书籍，在办内开展了《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》等学习、宣传活动；积极参加上级组织的各类档案知识竞赛；采取集中培训和个别指导等多种形式，向审计人员讲解立卷归档的相关知识，提高了审计人员的认识水平和档案操作技能。

    现任专职档案员小张深有感触的说，现在的档案管理目标明确、责任清楚，我们心里踏实、干得省心，因为办领导给档案工作注入了动力、增强了活力。原来该办将档案工作作为机关管理的一项重要内容，纳入机关的建设和发展规划，与其它工作同部署、同组织、同考核。档案工作列为全办量化考核内容，年末逐项考核计分，各项制度落到实处。还建立了机关档案部门指导和监督立卷，处室负责具体立卷，档案室检查、验收、集中统一保管制度，做到“谁审计、谁立卷、审结卷成” 确保了各处室都在关注档案、利用档案。

    为了保障档案工作的有续进行和资产的安全完整，该办先后制定和完善了21项档案工作规章制度，涵盖了档案归档、保管保密、岗位责任制、借阅利用等全过程，从制度建设上满足了日常档案管理工作的需要。目前，在全办人员的案头或书橱里大都放有一本《档案管理工作规章制度》汇编。