AO现场审计实施系统软件（以下简称AO系统）因其具备功能强大、适用面广等特性，成为了审计人员从事审计工作的好助手。然而，审计人员在日常工作中大都重视AO软件自身的运用，却对存储软件数据的后台数据库关注较少。下面，笔者将在日常工作中经过摸索，总结出来的一些后台数据库运用技巧介绍给大家，以备不时之需。
        一、清理已删除电子数据，释放硬盘空间
        当审计人员发现建立的电子数据需要删除时，通常是进入审计分析-电子数据管理界面予以删除。这个做法仅是AO软件操作界面中的删除，而不会同时删除已经存储在硬盘中的该电子数据的数据信息。每一个ao项目都在对应存储硬盘中有以其项目编码命名的文件夹，用于存储该项目的信息，暂且称之为项目数据库。当审计人员建立电子数据，导入业务数据后，依次点开项目数据库——DATEBASE——SJFX，会发现以阿拉伯数字“1”命名的文件夹，该文件夹中包含了存储业务数据名为SJFX的ACCESS文件，当建立多个电子数据时，文件夹名称则依次以阿拉伯数字“1、2、3……”排开以示区分。当我们进入审计分析-电子数据管理界面删除电子数据时，后台对应的文件夹是不会自动删除的，无用的数据文件继续占用硬盘空间。因此，审计人员在操作界面删除电子数据的同时，也应当在后台删除对应的存储文件夹，清理垃圾数据释放硬盘空间。
        二、多种导入方式，解决庞大数据量的导入问题
        在审计过程中，审计人员常常会遇到数据量庞大的业务数据，如地税、财政、社保等业务数据几乎都是1G以上。一方面，我们通常的做法是将业务数据导入后，生成业务数据临时表进行分析，这样在后台项目数据库——DATEBASE——SJFX——数据文件夹中就生成对应的两张表，分别为“源_XX表”和“业务_XX表”。另一方面，AO系统处理数据是利用Access小型数据库，其数据容量最大为2G。这样就产生了一个问题，对于建立在同一电子数据中总数据量大于1G的表格，倘若需要在导入数据后立即生成业务数据临时表，总数据量为源数据量得双倍，就会超过限定的最大容量2G。实际发生这种情况时，系统会显示“无效的参数量”，业务数据临时表的生成则自动中断。此时，通常想到的处理方法会有以下三种：第一种做法是重新建立一个电子数据，再次获得一个2G的存储空间。但是这样有个弊端，存储于不同电子数据中的表是无法进行关联分析的。第二种做法是不生成业务数据临时表，直接对源数据进行分析。在此，先提下不少审计人员的疑惑：为什么在导入源数据后需要生成业务数据临时表。很多审计人员在生产临时表时会习惯性地点确定及下一步，忽略了业务数据临时表生成时的字段采集和清理的功能。比如，我们只需要对于导入的源表中的某些字段进行分析，如果是直接对于源表中所有字段所有数据进行操作，则会影响查询的效率。而业务临时表在生成时可以解决这一问题，审计人员对源表的字段进行筛选导入生成业务数据临时表，在需要查询分析时，对精简过字段的临时表进行操作则会大大提高查询的效率，这一做法对于数据量庞大且字段繁多的数据尤其有效。所以，第二种即不生成业务数据临时表的做法也是可行的，只是可能对日后数据处理造成些许不便，影响审计效率。第三种做法是删除无用的源数据表。生成临时表后，可以将无用的源数据表进行删除。删除方法可以点击操作界面的“删除表”选择真删除或者在后台存储ACCESS文件删除对应表格。但是无论是通过哪种方式对表进行删除后，后台存储ACCESS文件的大小均不会如我们想象中发生变化，也就是说并没有因为我们删除了部分表而为即将导入的表数据腾出更多的空间。所以，此时我们必须在后台对ACCESS文件进行压缩，依次点击工具——数据库实用工具——压缩和修复数据库后，这时候就可以减小被已删除的记录所占的体积，存储空间得以释放。（吴姗姗）
       
  

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